浅谈企业基建档案管理存在的问题及对策.docx

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1、浅谈企业基建档案管理存在的问题及对策摘要：本文通过对基建档案管理工作现状分析，结合基建档案 工作实际，提出基建档案管理的具体措施和办法，主要是加 强领导，建立档案组织。建立健全基建档案管理制度、编制 分类方案和规则。加强对有关人员的培训。把依法治档工作 落到实处。关键词：档案管理；企业；基建基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形 成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，是建设 过程的真实反映和记录。一个完整的基建工程项目要经过立 项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、 施工单位、设计单位、监理单位等好多部门。基建档案具有 成套性、现实性、专业性等要求。因此，在现

2、实工作中基建 档案管理有很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认 识。一、加强领导，建立档案组织抓好基建档案工作，首先要提高认识，从思想上重视基 建档案管理工作。分管领导应给以多方面的支持和提供可靠 的保障，要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工 作实现规范化、标准化。建立一套有机联系的相互统一的档 案管理网络系统。企业内部要协调各职能部门增强档案意识, 注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；企业外部要抓 住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建 单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完 整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅仅是是管理职能, 而且是一项必须做

3、好的基础性工作。因此，要明确有关人员 与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作 列入工程条款，以法律形式约定下来。作为档案人员应列出 需归档资料名目，要求档案管理人员自立项开始，就积极介 入，深入现场。二、建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则 建章立制，用制度来管理基建档案工作。按照档案管理 的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文 字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律 和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理， 设置相应的归档类目，如它所包括基建工程的规划、设计档 案、基建施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应 根据本单位的实际

4、情况和具体要求，制定本单位的基建档案 管理实施细则，细则应主要明确基建档案的范围，归档的基 本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的 要求。基建档案有了制度、规章、标准，就更好操作了。资料要齐全，内容要完整。应该特别重视资料的收集工 作，按照档案管理规范要求，坚持工程项目建档工作与工程 建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编 制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工 程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财 务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，能进一步做好 基建竣工归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、 完整、系统，就要

5、保证基建档案工作与工程建设计划、检查、 总结、验收等各个环节同步进行，做到工程进度到哪，档案 管理工作就跟踪到哪。立卷做到格式统一、字迹工整、图像 清晰，组卷做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理, 方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交 有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确 保档案的完整。三、加强对有关人员的培训一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规 章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人 员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料 的重视程度有着极大的关系。针对某些领导和技术人员档案 意识薄弱、档案管理人员与基建负责人员工

6、作不协调、缺乏 基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度 等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、 工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员 的培训，将基建档案工作列入工程条款，将基建档案工作以 法律形式进行约定。自项目建设开始，应该组织其学习、贯 彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，要求 做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到 技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整 编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、 项目竣工后档案工作的不同点与侧重点。二是要组织本单位 档案人员及其相关人员，认真学习贯彻档案法

7、及国家关 于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形 成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。四、把依法治档工作落到实处缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在基 建档案未形成时，存有档案资料散落在各科技人员及合同管 理人员或是一些领导手中的现象，应根据实际情况，把档案 法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订 宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强 化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做 好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到 点面结合、跟踪督办。形成有法必依、执法必严的局面，推 动档案工作向规范化、标准化的方向发展。