某某物业分公司质量体系文件管理办法相关.docx

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1、某某物业分公司质量体系文件管理方法某某物业分公司质量体系文件管理方法之相关制度和职责，某物业分公司质量体系文件管理方法1目的运用科学有效的管理方 法,标准上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制,从而保证质量 体系的有效运行。2适用范围适用于上海分公司、各管某物业分公司质量体系文件管理方法1目的运用科学有效的管理方法,标准上海分公司、各管理处对质量体 系文件的控制,从而保证质量体系的有效运行。2适用范围适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保 存等等。3职责3.1 管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。3.2 分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处 内部使用的

2、作业指导书由相关人员编制。3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量 体系文件的审核和日常催促改良工作;管理者分代表和管理处主任审3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系 文件的批准。4实施程序4.1 质量体系文件的建立4.1.1 质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量 部统一编制发放,分公司管理处不得涂改。4.1.2 管理处作业指导书4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、 打印。4.1.2.2 相关部门主管需要对作业指导书进行会审,分管副总经理 负责复审，总经理负责审批。4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查

3、,并办理作业指导书 审批单。a.编号方法为：Wi-SH(XXX)-XX-XXX顺序号文件类别号上海分公司XXX管理处代码作业指导书代码文件类别号有九类,分别为:FA（物业管理方案）、ZH（综合管理）、 GC（房屋、设施、设备）、AG（消防、安管、车辆管理）、HJ（环境管理）、 KH（客户效劳、社区文化）、JY（经营、财务管理）、BM（部门工作指导）、ST（食堂）。b.排版格式见总公司体系文件控制程序。4.1.2.4 对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部,33-02为 管理部,3303为市场部,33-04为工程部,3305为财务部,3306为凯迪 克大厦管理处。4.1.3 物业管理方

4、案4.1.3.1 物业管理方案由各工程管理处负责编写。4.1.3.2 管理者分代表负责物业管理方案的审核,总经理复审后报 总公司主管领导批准。4.1.3.3 质量主管对物业管理方案进行编号、排版和打印。4.2 质量体系文件的修改4.2.1 在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质 量体系文件要进行修改或重新编写。4.2.2 对投入使用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参 照文件建立审批权限。4.2.3 文件修改时,由提出人填写体系文件修改申请单,经原文件 审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。4.2.4 文件内容修改后,对修改某页要将修改状态在文件修改状 态页中注

5、明。4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时,应换版。4.3 质量体系文件的使用4.3.1 作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读 和培训,并对文件实施的情况进行检查,质量主管负责建立体系文件目 录。4.3.2 所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。4.4 质量体系文件的发放4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部 门时,质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管,让其自行选 择本部门需使用的文件,而后质量主管将其选定的文件内容复印发放 给相关部门。4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的受控文件发放记录表, 由领用人签名登记。4.4.3 除外来文

6、件以外,发放到各部门的质量体系文件需在文件 每页的右上方（表格除外）加盖红色“受控文件章”。4.5 质量体系文件的借阅4.5.1 除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主 管的批准,并填写文件借阅登记表。452借出和归还文件时,必须办理清点手续,由质量主管和借阅者 当面核对清楚。4.5.3 未经批准不得对质量体系文件进行复制。4.5.4 文件如有丧失、损坏,需立即采取相应措施,并追究当事者责 任。4.6 质量体系文件的保存4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档 要做备份。4.6.2 质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理 部文件架内,应排列整齐,

7、以便查找。发放到各部门的质量体系文件由 各部门自行保存,不得遗失。4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行 销毁。4.6.5 分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作 废的,可直接销毁，但须保存一份加盖“作废”章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁,并建立作废文件保存清单。5质量要求所有质量体系文件都必须按照体系文件控制程序的规定进行管 理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。6监督检查总经理负责按照体系文件控制程序和本文件的要求对质量体系 文件的控制进行监督和检查。7改良分析本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改,以保证质量体 系文件控制的有效性。8记录、标识8.1 作业指导书审批单8.2 文件借阅登记表8.3 受控文件发放记录表8.4 作废文件保存清单8.5 文件修改状态页8.6 体系文件目录8.7 体系文件修改申请单公司保密工作制度人事文员工作职责人事文员岗位职责公司员工规章制度 职位说明书范本保密工作责任制【某某物业分公司质量体系文件管理方法】