成品油直销与分销业务流程.docx

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1、成品油直销与分销业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 获取最佳利润。1.2 提高客户满意度，扩大市场份额。1. 3 保证资产安全，降低货款回笼风险。2 财务目标2.1 核算规范，确保销售收入及应收账款真实、准确、 完整。3 合规目标3.1 销售合同符合合同法等国家法律、法规与股份公司内部规章制度。二、 业务风险1 经营风险1. 1 随意降价导致收入减少。1.2 未经授权或者授权不当，导致坏账或者货款不能及时回笼。1.3 擅自提价导致市场份额丧失。1.4 客户不满意导致市场份额下降。1.5 营销监控不力导致效益流失。1.6 油品出库未经授权或者授权不当，导致资产缺失。1.7 未经审核，变更销

2、售合同示范文本中涉及权利、义 务条款导致的风险。2 财务风险2.1 销售收入不能准确、真实与完整记录。2.2 多记或者少记应收账款。2.3 货款回笼误入账户。3 合规风险3.1 未执行国家有关政策、法律、法规，导致商业纠纷与受到处罚。3.2 销售合同不符合合同法等国家法律、法规与股份公司内部规章制度的要求，造成缺失。三、 业务流程步骤与操纵点1 市场细分1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查，熟 悉、分析当地市场的消费规模、客户分布与竞争状 况。根据竞争态势与消费特点，细分目标市场，制 定相应的市场策略与营销措施。根据不一致的区域与销售对象设立直销经理/分销经理，负责开拓与保护区域内

3、成品油的直销/分销业 务。2 确定销售目标2.1 各级分公司营销部门根据上级下达的月度销售计划，结合市场规模、前期客户购油情况与后期资源、 价格走势分析，制定月度销售计划，报同级分公司 分管副经理批准后，分解落实并下达到各直销/分销 经理。3 销售及客户管理3.1 直销/分销经理应走访客户，熟悉客户意见与需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负 责人。商业客户中心负责人安排专人负责档案保护, 及时对区域市场客户档案进行调整、充实与更新， 至少每季编写市场消费、竞争分析报告，报分管副 经理。【ERP】直销/分销经理根据需要填写区域市场客户主 数据保护表，由分公司经营管理部门负责人审核确

4、认 后，由主数据保护员按规定在ERP系统中保护客户主 数据。4 信用核定与操纵4.1 各省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导 小组（经理任组长）负责制定相应的信用政策与信 用总体规模，对营销部门与客户进行分类管理，设 定不一致层次营销部门与客户的信用额度，并明确 相应的管理权限与有关责任。地市公司根据客户资 金、信用等状况，在规定的信用政策与信用总体规 模内拟定客户具体信用额度与时限，按规定权限审 批。4.2 地市公司根据客户的资金、购买、信用等状况，至少每半年对客户进行资信评估，建立客户信用动态 档案或者在客户档案中保护信用资料。ERP根据需求填写客户信用主数据申请表，按规 定程序批准

5、后，由财务部门在ERP系统中保护。4.3 直销/分销经理在确定的客户具体信用额度内，按照经法律事务部审定的销售合同示范文本拟订销售合 同，经营销部门与财务部门负责人审核后，由合同 签订人按规定权限与客户签订销售合同。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律 事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律 事务部审核。4.4 各级分公司经理班子与营销部门负责人每年要签订货款回笼责任书；营销部门负责人与直销/分销经理签订货款回笼责任书（单笔或者汇总），并 与考核挂钩。财务部门及时反馈客户欠款情况，定 期报有关部门与分管副经理，督促货款回笼。5 制定价格策略5. 1 各省（市）分公司（区外销售

6、公司）价格领导小组 （经理任组长）结合市场情况，按照规定价格制定 直销/分销的最低限价与浮动权限。【ERP】财务部门根据价格文件，在ERP系统中保护 销售价格主数据。5.2 地市公司在省（市）分公司（区外销售公司）规定 的最低限价以上，结合当地实际，制定具体的销售 价格。低于最低限价销售的，须由地市公司分管副 经理审核后，上报省（市）分公司（区外销售公司） 按规定的浮动权限审批。6 开票与收款6.1 现款销售：【非ERPl各级分公司营业部门收款人员根据客户付款开具发票或者收款凭证，由不相容岗 位人员复核无误后开具提货通知单并加盖印章（或 者发出提油卡）。ERP各级分公司营业部门根据客户需求与收

7、款凭 证，在ERP系统保护销售订单。由不相容岗位人员 复核无误后开具销售发票，打印系统提货通知单并 加盖印章（或者发出提油卡）。6.2 信用销售：【非ERP】根据签订的销售合同，各级分 公司直销/分销经理填写信用销售审批单据，经营 销部门负责人签字后，附开票通知单据交营业部门 开票。收款人员确认客户欠款金额不超过规定的额 度，开具销售发票或者提货通知单并加盖印章（或 者发出提油卡）；超出规定信用额度的需重新履行审 批程序。ERP根据签订的销售合同，由营销部门开票人 员在ERP系统保护销售订单。各级分公司直销/分销 经理应填写信用销售审批单据，经营销部门负责人 签字批准后，附开票通知单据交营销部

8、门开具销售 发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或者发出 提油卡）。超出规定信用额度的需重新履行审批程 序，或者经批准后由财务部门信用主数据保护员在 系统中一次性释放冻结的订单。6.3 代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日15天 内提货。各级营销部门关于逾期未提的油品根据合 同中关于代保管的条款转入代保管账内，并根据政 府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保 管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同营 销部门至少每半年检查一次客户代保管情况。6.4 【非ERP】各级分公司营销部门每日对销售开单情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，报财务部门。ERP各级分公司营销部门每日应对销售开单

9、情 况、收款记录进行核对，销售发票、收款票据随同 ERP系统销售日报表一并报财务部门；检查、处理系 统中未清的销售订单；核对校验自有库存转出数量 与代保管转入数量一致。6.5 合资与专项销售：销售大区分公司根据油品销售事 业部下达的月度合资、专项计划，按规定的付款方 式与规定的价格进行结算。按规定“先款后货”的 专项销售，业务部门根据财务部门提供收款记录下 达专项油发货通知单；按规定“先货后款”的合资 与专项销售，经部门负责人在规定额度内批准后下 达合资与专项油发货通知单。7 油库发货7.1 需配送的业务由直销/分销经理填写运输申请单报物流部门，由调度人员根据调运单组织运输。交货 后将客户签字

10、的发货单交营销部门汇总。7.2 【非ERP】油库发货人员根据各级分公司营销部门开具并盖有印章的提货通知单（或者提油卡）安排客 户或者运输部门提货，并将提货通知单留存。ERP油库验单人员接到客户提单时,应查询ERP系 统提单信息并核对验证提单内容相符后，按客户需 求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过 账，打印油品出库单交客户提油。7.3 罐装油品前，发货人员应检查罐车的清洁度、是否专车专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库 计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。 数质量部门至少每半年检查油库发货计量的精确 度。7.4 【非ERP】关于一次不能提完的油品，油库为客户建 立代保管台账

11、，并将剩余油品转入客户代保管账。 按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求 开具分提货通知单。ERP关于一次不能提完的油品，油库按规定收回 原代保管提单，打印剩余数量的代保管提单，作为 客户下次提货的根据。7.5 非ERP油库发货人员每日交班前整理提货通知 单，汇总发货数量，编制日发货报表与代保管台账, 报油库记账人员稽核。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油 库记账人员与ERP系统发货数量进行核对。7.6 油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量 与代保管台账，检查是否平衡，发现规定范围内的 差异及时查找原因并进行调整，超出规定范围的应 及时上报油库负责人。7.7 销售大

12、区分公司驻厂办事处按照下达的发货通知单 均衡发货供应给合资公司与专项用户。不能超计划 或者无计划供应。8 财务记账8.1 【非ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据与 收款记录，登入相应的会计科目进行账务处理，并 经不相容岗位稽核。ERP各级分公司财务部门每日复核原始票据与收 款记录，并与ERP系统集成的销售会计凭证进行核 对。8.2 各级分公司财务部门核对应收账款与预收款，参见7. 1应收款项管理业务流程操纵点3. 2与3. 3, 并将对账结果通报有关部门。9 油品盘点9 . 1油库、营销、财务等部门每月末应进行盘点，参见7. 2存货管理业务流程操纵点5. Io10 分析与考核10. 1

13、各级分公司每月进行经营活动分析，掌握市场与客户动态，总结直销与分销工作的得失，提出有针对 性的营销策略，改进与完善客户服务的流程。绩效 考核部门根据公司考核办法，对营销部门进行考核 奖惩。四、有关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1 ERP系统运行及应用规范（试行） 2. 10. 12 关于印发中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财2006508号）1. 6. 113 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）与中国石油化工股份有限公司授 权委托管理办法（试行）的通知（石化股份法2003 419 号）1. 12. 1J、念堂您为软滨: