国家开放大学电大：办公室管理：设计题小抄.docx

《国家开放大学电大：办公室管理：设计题小抄.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国家开放大学电大：办公室管理：设计题小抄.docx（3页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、1 .X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。请你为李助理设计一个合理的应对之策。参考答案：（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。（8分）（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由

2、他人完成杨副市长交办的事项。（8分）（3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（7分）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。（7分）2 .安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案？一答：接受任务；（1分）（2）了解来宾；（2分）制订计划；（2分）预订食宿；（1分）迎接来宾；（1分）商议日程；（2分）安排会谈（2

3、分）陪同参观；（1分）送别客人（1分）（10）接待小结。（2分）3 .办公室的清理和清扫方法。答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。（1）办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。（2）办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。（3）书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。（5）整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完

4、？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。挂画、摆设。用弹子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。（8）废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。4 .本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（3分）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分）（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切

5、配合；（2分乂4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分）（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（1分）（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短,（2分）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分）5 .给下面的情境设计礼貌用语。一问人姓氏说（）仰慕已久说（）（3）长期未见说（乂4）请人解答说（）（5）求人办事说（）（6）请改文章说（）（7）向人祝贺说（）（8）身体不适说（）（9）看望别人说（M1O）请人接受说（）（11）希望照顾说（）（12）赞人见解说（乂13）归还物品说（）（14）等候别人说（）（15）需要考虑说（）（16）求人指点说（）参考答案：（1）贵姓

6、久仰久违请教拜托斧正恭喜欠安（9）拜访（10）笑纳（11）关照（12）高见（13）奉还（14）恭候（15）斟酌（16）赐教6 .某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。78 .某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分）（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分）（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3分）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3分）（5）附

7、上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）9 .如何接受对方的名片？一一答：（1）在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分）（2）当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捍.到名片上的字，以示尊重。（4分）（3）双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。（4分）（4）遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5分）10 .上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌

8、、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答;接受任务（2）了解来宾、制订计划预订食宿欢迎来宾、商议日程（5）礼节性拜访、宴请（6）正式会谈（7）签订协议书（8）陪同参观游览（9）互赠礼品（10）欢送来宾、接待小结11 .上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？答：（1）用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。（6分

9、）走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分）上司回头时，递上便条与铅笔。（3分）（4）退一步，等候指示。（2分）12 .设计大型会议会中进程服务工作的主要环节。参考答案；接站工作一报到及接待工作一组织签到一做好会议记录一做好会议值班保卫工作一做好会议信息搜集、传递工作一做好对外宣传一编写会议简报或快报一做好会议保密工作一做好后勤保障工作。13 .设计一份电话记录表电话记录表来电人姓名.单位部门I职务：电话号码1来电时间年月日时分通话地点来电人地点I受话人地点t通话要点1. 2. 3. 结束时间年月日时分处理要点1 .交由进行处理2 .W尽快回电3 .约定再来电话记录人14 .

10、设计一份开业典礼的筹备工作流程。参考答案：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）（6分）一做好来宾邀请工作（3分）一发放请柬（3分）一现场的布置（3分）一准备开幕词、致答词（3分）一做好接待服务工作（3分）一要做好礼品馈赠工作（3分）一拟定典礼程序（3分）一各种物质的准备工作。（3分）15 .所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？-答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4分）（

11、2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分）（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来：如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分）16 .文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；（3分）.（2）同到公司上班后，应将出差

12、过程以及有关事务写出工作汇报i如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；（3分）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；（3分）（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；（3分）（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分）17 .文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？答:（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4

13、分）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分）（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分）18 .文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（3分）（2）回到公司上班后，应将出差过程

14、以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3分）（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（3分）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（3分）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分）19 .作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分）（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物;（3分）（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3分）（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3分）（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）