管理制度-物资采购制度51 精品.doc

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1、物 资 采 购 制 度（试行版）第一章 总 则第一条 为了确保工程进度正常进行，合理使用采购资金，努力降低采购成本，规范物资采购行为。决定实行物资集中采购管理，并制定本制度。第二条物资集中采购领导小组的组成以及小组及各组员的职能权限：物资集中采购领导小组是物资集中采购的领导机构，负责审核物资集中采购的有关管理制度；对物资集中采购的程序、采购物资的质量、价格进行监督；协调物资集中采购管理工作。一、领导小组组成：由总经理、综合部、项目部、商务部和采购部组成。二、各组员职能权限：1、 总经理：做出最后决策；2、 综合部：采购物资的入库与价格的监督；3、 项目部：准确提供材料计划及参与相关的验收；4、

2、 商务部：核对项目部提供需采购的数量及合同的签订；5、 采购部：及时供应质优价廉的满足我方付款方式的物资。第三条 项目部和其他部门需要外购的物资均纳入集中采购管理的范围，包括固定资产与办公用品。第二章 采购供应程序第四条 采购计划一、由项目部提供进度计划，包括总进度计划、季度计划、月计划、周计划；二、由项目部在进度计划基础上提供相应的材料计划；三、采购部严格按照项目部提供的总体工程进度计划及材料计划制订材料招投标采购计划，制定整个工程的总采购计划（依据总工程进度计划，尽可能在项目开始前提供）、季采购计划（依据项目部季工程进度计划，每个季度的第三个月20日前提供下季度计划）、月采购计划（依据项目

3、部月工程进度计划，每月25日前提供下月计划）。其中月采购计划原则上提供一家以上供应商的价格及联系电话，同时以天为单位报月采购计划。上述计划均应由项目部及时提供材料计划（即采购项目的具体要求、数量和具体时间）。上述计划须报经采购部经理、项目部经理、商务部经理、综合部经理与总经理审批。第五条 请购。请购严格依已批准的月采购计划按周编制（等同周采购计划）；请购必须经过项目部、采购部、综合部及总经理的审批。月采购计划外的采购项目的请购必须经过项目部、商务部、采购部、综合部及总经理的审批。月采购计划内项目的请购权在综合部的仓管员，月采购计划外项目的请购权在项目部，但必须统一由仓管员将请购表交与采购部。一

4、、月采购计划内项目的请购程序：每周二上午九点前仓管员将下周的请购表交与项目部审核，项目部在当日中午前将审核过的请购表交与仓管员；每周二中午前仓管员将下周的请购表交与采购部；采购部在每周四中午前将下周（必须含三家以上供应商的询价表）的请购表及供应商自制的询价表交与综合部审核；综合部将总经理已审批过的下周请购表在每周六中午前交与采购部，并回传一份给仓管员，仓管员收到后复印一份给项目部等相关部门。（审批原则：按照采购物质的询价表对应的合理底价确定供应商）。二、月采购计划外项目的请购程序：（原则上不允许有计划外请购），项目部将已经过商务部与总经理审批过的计划外采购项目用计划外请购单表格的形式交与仓管员

5、。仓管员依上述月采购计划内项目的请购程序。三、紧急情况下采购只适用于请购计划以外而影响工程进度不得不马上采购的情形。由项目部有关部门申请（申请原因事先要说清，相关责任事后再定），经生产经理、项目经理及商务部批准后交采购部，采购部正式采购前将单价告知综合部经理，综合部审核后通知总经理进行审批。但事后付款或报销时，要有合理的解释理由并由项目部经理签字确认。（很紧急情况下可以口头批准，事后再补相关手续。）四、仓管员应在请购表上填写物资的名称、规格、型号、数量、产地、质量要求、需求日期等；采购部应在请购表的每个物资栏目上填写相应的三家以上供应商的询价信息及联系电话等。采购员必须依已批准的请购单进行采购

6、，不能盲目、超前采购或采购不及时，造成超储积压或者供应脱节的情况。第六条 采购供应。采购部接到经过审批的请购表后将项目部所需物资列入采购计划，并按请购表要求实施采购供应。采购员应掌握市场变化规律，熟悉各类物资的基本信息，按时、按质、按量、按要求向项目部提供计划采购的物资，提供优质服务，并做到价格及付款方式合理，努力降低经营成本。不得向项目部部供应质次价高和请购外物资。在请购表批准后正式采购前，采购部应向项目部提供不少于三家供应商的样品及报价，经供需双方验质、核价后，选择质优价廉的供应商，实施采购(如未选择周请购表中价格最低的供应商，请说明原因并要求项目部经理签名确认，再传综合部报告总经理书面同

7、意后方才采购)。项目部及其它部门因较熟悉本行业务，也可以向采购部提供有关供应商的信息（产品、价格、联系电话等），供其参考比较。第七条 采购方式小批量物资采购经采购部经理批准后，由采购员直接采购；一次性采购量较大或市场上质量与价格差异较大且涉及范围较广的物资采购可采取公开招标的形式进行采购；一次性采购数量虽然较大，但不适合进行公开招标或招标成本与采购项目的价值不相称的可采用竞争性谈判、询价等采购方式。详见公司“供应商招标管理办法”。第八条 签订合同。原则上所有材料采购都建立合同制，便于公司成本核对及控制，如金额在5000元以下也应有采购单形式存档。但是凡实行招标采购的采购项目、整体价值0.5万元

8、以上或采购项目涉及较多售后服务的，以及有长期供应关系的，商务部应与供应商签订购销合同，报综合部备案。另应尽量减少报销形式，以付款申请书形式付款。第九条 验收与入库。物资验收人员由综合部仓管员、项目部有关人员、采购员和供应商组成，仓管员负责数量的验收、项目部有关人员负责质量的验收。仓管员应检验送货单及货物是否与请购表上的内容完全一致等。项目部有关人员当场检验质量并填写采购物资验收报告，多方认同后将物资入仓库，仓管员验收货物后如无法进库（如钢筋、水泥等）只能放在工地，由保卫人员负责看管，项目部使用时同在仓库领料一样，按次及时办理领料手续。第十条 其他。如采购在规定的时间内无法实现，应及时通知仓储部

9、门并说明理由；采购部门购回的各种材料都应及时送交仓库验收；采购员在得知货物存在数量、质量上的问题时，应及时告知供应商，寻求解决途径（数量上的问题通常要求供应商补足数量，质量上存在问题考虑是否退货或要求供应商给予适当的价格折让能用的情况下），必要时由采购部与项目部共同解决。第三章 采购资金管理与付款程序第十一条 采购资金是指企业为了满足生产经营的需要，通过购买生产经营过程中所需物资而支付货币资金，采购资金由财务部统一管理，采购部使用。财务部应加强采购资金运营管理，按提高资金使用效率的原则制定有关规定。第十二条 付款程序：采购员凭所采购物资的发票或有效凭据、付款申请书、物资入仓单等办理相关手续后到

10、财务部请款(复核：采购部经理商务部经理项目经理综合部经理总经理最后确认)，但复核不便时可采取扫描电邮或者手机短信的方式，其中手机短信的方式事后一定要及时原件确认或将原件扫描电邮。第十三条 采购部做好采购计划的同时应做好对应的资金计划（月资金计划与周资金计划，不允许无计划的用资）。第十四条原则上不允许有预付款的发生；付款期限宜采用月结、季结等以尽量推迟应付款的支付等；采购货物2000元以上须采用转账支票结算。付款时应对采购发票、各种结算凭证的真实性、完整性、合法性进行严格审核。第十五条 现金只适用于采购货物2000元以下的零星支出且不能月结的情况下。第十六条 采购物资时，供应商提供正式发票与提供

11、收据，其价格应有所差异，原则上差异应为税额（根据实际情况，综合部提供一个额度）。综合部在采购前应明确是否需要发票。另外，在确实不影响采购价格的情况下，应尽量拿到发票，大材原则上都需要发票。第四章 监督机制第十七条 实行物资集中采购的同时，要建立有效的监督体系。主要包括三部分：一是采购部内部监控机制；二是项目部监督机制；三是上级监督机制。 1、采购部内部监控机制：采购部通过建立健全内部管理制度和科学的采购程序，不断规范采购行为，提高采购效率和效益；通过建立采购责任制、采购员过失赔偿制，严格经济考核，杜绝采购中的各种弊端，调动采购员的工作积极性，实现廉洁采购。 2、项目部监督机制：项目部有权对采购

12、部所供应物资的价格和质量进行质询和调查，并向物资集中采购领导小组进行投诉。3、上级监督机制：物资集中采购领导小组对采购部的采购程序、管理状况、物资质量、服务态度等问题采取定期检查与临时抽查相结合的办法进行考核，并建立科学的比价系统，对采购部的采购价进行监控，具体工作由综合部进行价格等的监控。物资集中采购领导小组随时接受公司员工及供应商的投诉，核实后提出处理和处罚意见（如经核实后物质采购价高于市场价，视情节轻重对当事人处以采购价高于市场价差额部分5倍以上的罚款或辞退等；对检举人予以差额部分2倍以上的奖励）并责令其限期整改。第十八条 各部门所需物资实行集中采购后，未经许可，任何部门或个人不得违反本

13、规定。对于违反本规定，自行采购的物资，综合部将不予报销，并对部门负责人及自行采购人进行批评教育，严重者给予经济处罚。精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品推荐精品

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