资料收集建档工作方案.docx

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1、资好集建档工作方案为做好我市中心城区工业系统国家卫生城市复审的资料收集建档工作，按照德州市国家卫生城市长效管理考核办法和德州市迎接国家卫生城市复审工作方案、德州市迎接国家卫生城市复审资料收集建档工作方案具体要求，制定如下方案。一、基本原则及提报内容各级经信部门、各工业企业按照资料全面、前后对应、数据详实的原则，收集提报2015-2018年以来常规工作的各类文字、图片影像等资料及迎接2018年国家卫生城市复审工作情况的相关资料。二、任务分工市、区经信部门按照职责范围收集整理相关档案资料并上报市、区迎申办的同时，负责做好其所辖下一级部门或下属单位的档案资料审核及建档工作。同时，市、区经信部门要督导

2、本系统工业企业做好档案资料建档工作。各工业企业要做好本单位的档案资料自查及建档工作。三、档案材料要求(-)材料范围1、文件辨1包括文件、工作方案、计划要点、工作总结相关规章制度、会议活动通知，领导讲话，信息（简报）等。2、证明材料。包括开展工作的图片，音像视频资料、新闻报，以及表彰奖励证书、作品等实物。（二）材料要求1、材料构成要全面。每项工作要有布置（工作安排），有过程（工作实施）有总结（工作成效），要形成完整的材料链条。2、材料内容要充分。收集材料要齐全、充分，能全面说明问题，反映工作。3、材料形式要规范。材料整理规范整齐，目录清楚，标记醒目，方便直找，所有报送材料要求按照简约的原则，双面

3、打印，材料要加盖单位公章。报送图片统一要求为5寸，附加文字说明，包括时同、地点、背景、人物、事由等。新闻报道资料注明媒体、发表日期、具体版面。网络报道要注明媒体、专栏、专题等基本信息，并截图打印进行提报。4、档案资料分类要清晰。（如按组织管理、健康教育、病媒生物防制，环境卫生等项目分类），以项目进行收集整理，如组织管理类别的计划总结项目，按建档时间要求，将2015-2018年的计划总结先后排序整理，其它项目亦如此收集整理。（三）上报要求所有档案材料实行逐级审核上报，均一式两份，审核通过后，分别由上一级主管部门和本部门留存，实物档案材料要转换成图片形式，并附加文字说明，市、区经信部门的档案材料由

4、市、区迎审办负责审核把关。市、区经信部门下属单位档案资料由市、区经信部门负责审核把关。各工业企业的档案资料由辖区内经信部门逐级审核把关。报送档案材料同时报送电子版，电子版要求按照材料排序进行编辑。（四）时间要求所提报材料时限为2015年1月-2018年5月。所有材料均以年度为单位分别提供。2018年档案材料单独提交。（五）上报档案整理要求（见附件1）四、实施步骤第一阶段：资料收集整理阶段（4月1日至4月30日I各级经信部门及其下属单位、各工业企业按照德州市迎接国家卫生城市复审资钝1档指南（见附件2）要求分别做好档案资料的收集整理工作。第二阶段：资料报送审核阶段（5月1日至5月20日1市、区经信

5、部门将收集整理好的档案资料报送市、区迎审办技术部进行审核，市、区经信部门下属单位的档案资料报送市、区经信部门进行审核。各工业企业的档案资料报送辖区内经信部门逐级审核把关。审查验收不合格的档案资料退回原报送单位或部门重新整改上报。第三阶段：资料装订立卷阶段（5月1日至5月30日）审查合格的材料，在加印页码，编写总结性说明方案及打印档案目录后，由各单位分别上报给上一级主管部门，完成资料的建档工作。五、保障措施（一）加强领导，高度重视。各级经信部门、有关企业要高度重视资料收集工作，切实加强领导，成立专门班子，明确专人负责，以认真、负责的态度全面做好相关工作。（二）相互配合，团结协作。档案资料涉及到部

6、门和单位较多，其中交叉和重复的内容比较多，各责任单位要及时沟通，相互配合，团结协作，切实把资料收集工作不折不扣地按时完成。各级经信部门要加强与企业的联系协调，及时指导和帮助企业解决工作中遇到的问题。（三）保证质量，按时完成。各级各部门各单位负责收集资料的人员要认真学习、深刻领会。在资料收集工作中，要注意资料的连续性、逻辑性、准确性，各种印证资料要能详实地体现工作全貌，反映工作全过程，并要确保在规定时同内完成各项资料收集工作任务，确保符合标准和要求，一次性过关。附件：1.上报档案整理要求2.德州市迎接国家E生城窗犍尚睛（节选）上报档案整理要求一、上报档案资料整理上报档案资料是以件”为单位来整理。

7、是将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、移交。这次匕艮档案资料实行“双轨运行.也就是在保存纸质文件的同时，一定要注意收集好电子文件，做到纸质文件与电子文件同时上报。何为一件”?如：正本一定稿（签发稿正文一附件、来文一复文（请示与批复、报告与批示）、转发件一被转发件、原件一复制件，“件”在装订前要按一定的规定给文件排序。正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后；（即请示与批复、报告与批示等）注意：为一件”就是实体装订在一起，编目时视为一个条目。二、归档文件的排列归档文件的排列，按照建档指南的顺序排列，同一事由的相

8、关文件应当排列在一起。如一般单位按基本情况、组织管理、工作计划总结、卫生管理、食堂卫生管理、宿舍卫生管理、健康教育、除“四害”依次排列，重点单位也应如此整理。上报档案资料保管期限定为永久，一个机构一个大流水号。三、归档文件的盖章归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。（见格式）如果收文有文件处理单的，也可放在前面作为首页，这样可在其上面加盖归档章。中赫福敏翱南丽斛戏睚员会文件关r印发中共德州网芬M党会深入学习雌科学发展观活动整改落实方案的四、编号项目（即归档章的项目）编号项目分为必备项和选择项。必备项

9、包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项主要是指机构（问题）项。（-）全宗号：全宗号是档案馆对其接收立档单位所编制的代号（迎查全宗号207X（二）年度：年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。此项内容的填写应采用公元纪年，用四位阿拉伯数字表示。例如：二O一八年标注为“2018”,不能简化为“18”。归档章格式（1645cm）20720181（铅笔写）1永久五编制档案资料目录归档文件目录包括七个项目：（一）件号：文件的顺序号，“一件即为一个条目。（二）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。（三）文号：即发文的字号，由机关代字、年度、顺序号三部分组成。（四）题名：即

10、文件标题，完整的文件标题包括责任者、问题、文种三部分。有文头的，可省略责任者，只包括问题和名称两部分。（五）日期:即文件的形成日期,一般以签发日期为准,要以8位阿拉伯数字标注,几份文件为“一件时，“件”的日期一般以第一件的日期为准。标注日期例：2001年6月18日，标注为:20010618（六）页数：即一件文件的总页数。有文字或图表的算一页，空白页不计数，收、发文签为一页，每页不编页号，填写总页数。如：请示与批复分为3页和2页，作为一件时，该件的页数为5页。（七）备注：对归档文件需要补充和说明的，包括缺损、修改、移出等情况。备注栏填写不下时，可在备注栏加“*”号,将具体情况填入备考表中。盒内可

11、不放目录，如放目录，盒内目录的起始号要与盒内“件”的顺序号相对应。六、填写备考表（一）盒内文件情况说明：对盒内归档文件的齐全程度，文件本身的状况如：字联等，还有频情况如修改、移出等，备考表中加以说明，没有以上情况无需说明。（二）整理人：填写归档文件整理人员的姓名以明确责任。（三）检查人：一般由负有检查职责人员填写。如单位迎查小组负责整理文件，就有主任签署姓名。（四）日期：按归档文件整理完毕的日期填写。八、装盒填写盒脊项目将归档文件按件号顺序装入档案盒，然后逐项填写项目，最好不用手写。全宗号：即档案馆给立档单位的一介代号（2071年度：盒内文件形成的年度。保管期限：盒内文件所属的保管期限（永久1

12、机构（问题）：填机构代码。起止件号：填写盒内归档文件排列最前和最后的件号（例20261起止件号填在馆处。盒号：档案盒的排列顺序号，是为档案馆设计的，在档案移交进馆时编写，上报时不必填写。九、编制全宗指南编制全宗指南，又称全宗介绍，是以文章叙述的形式介绍一个全宗档案内容和成分及其意义的一种参考材料。全宗指南的内容主要包括：详细介绍迎直复审时间、内部机构设置、主要职能、档案内容、数量、分类方法、起止时间，档案的完整程度，整理和交接情况，档案有无破损等。十、迎审建档部门机构代码单位名称代码单位名称代码市迎审办1市爱卫办2德城区迎审办3德城区爱卫会4陵城区迎审办38陵城区爱卫办39经济技术开发区迎审办

13、5经济技术开发区爱卫6运河经济开发区迎审办7运河经济开发区爱卫8市经信委25注：迎审建档部门机构代码不全，相关内容可咨询本地迎审办。附件2德州市迎接国家卫生城市复审资料建档指南（节选）一般单位建档指南（适用于市区所有单位）一、基本情况单位设置情况、人数、职责及主要工作情况等。主要内容包括单位性质、辖属单位情况、职工人数、承担的职责、开展的主要工作等情况。二、组织管理（-）爱国卫生（迎复审）领导组织（文件）及专兼职卫生负责人名单。包括单位爱国卫生（迎复审）领导小组（组长、副组长、成员、职责分工及负责人、专兼职人员名单及联系电话）红头正式文件。（二）爱国卫生工作（迎复审）会议纪要或记录。每次召开（

14、部署）爱国卫生（迎复审）工作会议有纪要或记录。三、工作计划、总结（-）爱国卫生工作（迎复审）计划。单位年度整个爱国卫生工作（迎复审工作）安排，开展的具体工作、达到的目标要求、采取的措施、完成的时限。（二）爱国卫生工作（迎复审）总结。单位年度整个爱国卫生工作（迎复审工作）开展情况，每项工作采取的措施、取得的效果、完成的情况。要求措施要具体，尽量用数据描述。四、卫生管理（-）卫生工作制度。爱国卫生（迎复审）工作制度、室内外卫生管理制度及卫生检查、评比、奖惩等制度。（二）室内外环境卫生责任制规定及岗位职责等资料。（）卫生检查、评比、奖惩记录。（四）公厕管理制度及管理责任人员名单。五、食堂卫生管理（一

15、）食堂卫生管理制度。岗位责任制度、公用物品消毒制度、卫生清扫制度、卫生检查制度、从业人员健康检查培训等制度。（二）三证”及人员培训、考核资料。（三）监测资料。餐具、茶具及相关用具监测资料。（四）消毒制度及消毒记录。六、宿舍卫生管理（-）宿舍卫生制度。（二）宿舍及宿舍区卫生责任制度及落实情况资料。（）宿舍卫生检查评比资料。七、健康教育（-）健康教育组织（文件单位健康教育领导小组（组长、副组长、成员、分工、职责）红头正式文件。（二）健康教育工作计划、总结。根据单位、行业特点制定年度健献育工作ttJ,包括卫生防病、健康文明行为、除“四害“、*翎等健嬲意甘俊,各项工作开局搦的具体要求、采取岫叫搦弥燥.（三）健康教育宣传栏或黑板报等设施设置情况，内容更换记录或照片。（四）各类健康教育资料（包括相册工开展各类健康教育活动资料。（五）控烟制度、标志及争创控烟先进单位资料。单位建立对职工、公共场所（会议室等）控烟的相关规定，办公公共区域有控烟标志等。开展控烟先进单位和先进科室、车间等活动资料。（六）职工健康体检档案及女工保健资料。八、除“四害”