某集团销售部OA系统技术方案书.docx

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1、龙蟒集团销售部OA系统技术方案成都伟丰信息科技有限公司二OO九年六月第1章项目概述11项目背景龙蟒集团公司拥有是一家集生产、国内贸易、国际贸易一体的大型集团公司，为了解决公司无纸化办公、实现电子化流程管理，将生产、库管、销售、日常办公纳入到电子化管理范畴之内，提高生产效率,解决企业内部信息孤岛问题,需要建立一个集成OA功能、销售管理、库存管理、移动办公等功能的自动化办公系统。12项目目标1 .打造决策支持系统，解决高层管理人员做决策时参考数据不准确的难题;2 .建立信息管理系统，解决中层管理人员在授权范围内无法及时获取信息及无法有效管理信息的难题；3 .建立实时事务/业务处理系统，提供销售人员

2、可以准确、高效、愉快工作的环境。4 .规范业务流程，提高工作效率。5 .消除部门间信息孤岛，使部门间信息通畅。13项目预期效果1 .打造企业内部异地实时、联机、互动、协作办公平台2 .实现工作流程的自动化3 .实现文档管理的自动化4 .建立库存信息发布与销售通信平台5 .授权销售情况在集团网站平台上实时发布6 .集团网站电子商务订单实时通知销售部7 .领导实时监控销售情况8 .集成手机商务办公，办公无处不在9 .节省办公费用支出1.4方案特色1 .分步实施，减少风险。2 .智能商务决策支持系统，图表系统轻松辅助决策。3 .支持手机/PDA/计算机登录系统，短信审批,随时随地办公。4 .联通多个

3、部门，沟通无障碍，责任明确，操作日志有案可查。5 .完全共享原有系统数据，提供多种数据输入/输出接口。6 .量身定制，简单易用，客户端无须安装。7 .无用户站点数限制，大大降低成本。15本系统使用对象1供销公司总经理及销售部各位部长2 .国际部所有销售人员3 .国内销售部所有销售人员4 .销售内务5 .储运人员6 .商检人员7 .财务人员16系统开发实施步骤根据目前了解到集团公司现状，系统开发一步到位的方式比较困难，为了让项目成功实施，减少风险，稳扎稳打，建议至少分为三期来开发实施本系统:第一步：开发出日常办公系统基本模块,搭建系统基础框架，为后期的开发做好准备,并培训员工使用，目的是让员工先

4、熟悉无纸化办公管理模式。第二步：开发营销业务管理系统，能满足日常国际业务部和国内业务部的日常办公需要，重心为日常营销业务管理，目的是解决目前最棘手的问题。第三步：在有前二步成功实施的基础上，开发统计分析系统，方便领导管理，追踪，分析，决策和其它扩展，并开发WAP移动办公应用。本公司目前有现成的OA办公系统，可以先培训后使用。在使用的过程中,我们同时实施第二步骤，着手营销业务管理系统的开发工作。二个步骤不冲突,可以同时进行。第2章系统方案介绍网络拓扑图数据库服务器储存业务数据。防火墙保障数据安全。/核心交换机搭建内部局域网/客户端分为浏览器客户端和手机客户端，客户端无须安装软件,通过浏览器完成客

5、户端功能。系统逻辑结构图本系统从业务逻辑上分为国内业务与国际业务二大部分：国内业务与国际业务的销售数据，客户数据分开，二个部分数据互不干扰,也不能查看对方数据，业务员只能管理自己授权范围下的所有销售数据，客户数据。只有高层领导可以查看二个部分的汇总报表数据。本系统从用户访问方式上分为Web访问和WAP访问二种方式：Web访问方式是指用户可以通过计算机，输入软件访问地址，输入经过授权的帐号密码方式进入本系统，与平时上网方式一样基本相同。WAP访问方式是指用户可以通过手机，PDA等便携设备，不限时间、空间，输入经过授权的帐号密码方式进入本系统。用户操作的每一个关键步骤，都做到有案可查，责任明确，可

6、以做到责任追溯。本系统有K3数据接入接口，有Exce1/WOrd/PDF等数据导出接口，保证了数据流的通畅性，同时本系统内部核心数据经过严密的加密处理机制，保证了数据的安全性。以下对系统中主要核心模块做一个简单介绍，以便从系统总体设计角度了解整体系统概况，主要分为库存管理，订单管理，手机邮箱，手机报表，手机定位管理，客户管理，审批流程，统计报表，文档管理，公共事务，档案管理，信息交流，协同项目管理，邮件系统，网络会议等。2.1 系统功能介绍231库存管理库存管理满足目前异地多个仓库的需求,根据发货计划，发货通知发送货物,实现产品销售数据出库管理，实时更新发货仓库的库存数据。由储运部衔接工厂与销

7、售部，将了解到的信息及时更新产品信息，库存信息。系统默认设置仓库类别分为：生产仓库，车站仓库，港口仓库，可以灵活自定义仓库类别管理。库存管理在整个系统中，起到一个非常重要的作用，整个系统的数据都从库存初始化开始，经过销售流程，审批流程，出货管理最终到财务结账结束。库存初始化数据可以有二个数据来源：1 .可以从其它系统如k3系统接口读取2 .也可以手动初始化。主要分为以下模块232订单管理实现所有仓库的各种产品库存数据与国内业务部，国际业务部销售数据的实时同步更新，从而有效解决目前集团内部存在的各部门信息孤岛棘手的问题。本系统从仓库读取库存产品信息，包括产品名称，型号，数量，价格，包装等，从生成

8、订单开始，经过领导授权审批通过，系统自动通知储运部，在客户付款后，可以进入发货流程，该产品自动从仓库中扣除本次销售的数量，在订单审批过程中，该产品的库存数量信息将临时冻结，至到该流程处理结束后将根据销售情况决定是释放还是扣除该数量。系统自动按设置的佣金比例计算佣金，部长及以上领导可以授权业务人员可以查看自己的佣金状况。该子系统可以与K3系统的财务系统对接，由K3系统提供财务子系统接口，本子系统提供数据来源。233合同管理销售内务登录系统后，可以看到要处理的新合同，可以交给领导审核，系统在流程处理完毕后，自动存档。234储运管理储运部登录系统，可以接收到系统发出的待处理事项提醒信息，每天可以查看

9、从销售人员实时产生的新增订单，可查看正在处理的订单，可查看需业务员确认的订单，对需要根据发货计划对产品的运输信息进行管理，包括货代，船名，航次，提单号，ETD,ETA,装货方式进行记录，历史记录自动存档，做到责任明细,有案可查。235发货管理也叫出货管理，主要内容是出口货物放货通知表。包括：目的港、发票号、品种、包装、编码、唆头、件、吨数、货代、箱量、签字人、签字时间。2.3.6 商检登记完成出口业务的商检等流程管理。237装箱单管理对装箱单等实现录入、查询、统计等管理功能。可通过手机进行操作。2.3.8 出口核销管理2.3.8.1 收汇确认结汇、收回确认与提醒功能。238.2佣金管理佣金比例

10、可进行设置，并自动根据销售人员情况进行计算。239手机邮箱可以通过手机随时登录系统，收发自己的邮件，和日常收发邮件类似操作。2310手机定位管理系统销售公司通过使用位置通业务，综合运用1BS等定位技术以及地理信息系统GIS等相关技术，实现对本销售人员的统一监控、调度、管理，提高企业工作效率，降低企业管理成本。朝距：1QQo窗范围.615,Z晒!_丧眼当前范围_兴也电.锁定名称时间位置是否报警速度3h)方向状态1350635.2008-12.1615:41:30山东省聊城市无报警0.00向北定位正常B5O6332008-12-2112:52:45吉林省四平市无报警0.00向北定位正富135063

11、52009-01-0416:2811山东省聊城市无报警0.00向北定位正富1356301-2008-12-1413:50:41江西省南昌市无报警0.00向北定位正富2.3.11客户/供应商管理客户管理主要是对直接经销商和间接经销商，大客户，小客户名单进行管理,客户分为不同等级，本系统由低到高预设五个等级，记录客户名称，客户地址，电话，邮编等信息。可以客户的付款方式进行管理，主要有信用证，赊销，现款后货等三种方式。每个销售人员只能管理自己所属客户，部长即以上领导可以管理授权范围内的所有客户，客户信息可以导出为EXCeI等格式文档，也可以按规范格式导入到系统中。客户管理2312审批流程审批流程主要

12、用于领导与员工日常事务处理，审批流程一般有固定的流程,也可以自定义流程，一般审批后有二种结果：审批通过，审批不通过。审批通过的事务按原定流程进入下一个处理人，也可以临时选择处理人，系统将记录临时处理人处理的时间及处理结果。审批不通过，流程自动终止，系统自动记录终止时间，发出负责人及终止原因。包含类别主要有费用审批，请款申请，订单，发货，潜在客户登录，加班,请假，用车类别等，可以自定义新的流程类别以适用部门需要。2.3.13即时信息内部短信由系统策略自动生成，将自动通知到相应责任人，以语音加文字的方式提醒到责任人的计算机桌面上。IMA是的即时通讯工具，类似QQ,可用于局域网的即时消息、文件传递，

13、也可利用其内置的OA精灵快速进入OA所有功能。非常适合不允许QQ的企业使用，显著提高局域网内工作效率手机短信是内部短信的一个延伸，如果责任人不在线，本系统将生成的通知信息，自动发送到责任人手机短信上。及时信息2314工作日志管理用户可以“新建日志”，日志分为工作日志和个人日志，新建工作日志时，每天可以新建多篇日志，可自定共享范围，“最近日志”列出最近的10篇日志，日志以列表方式按时间排列，用户可以编辑自己的日志内容，在日志中，可以方便的看到目前该日志是否有人做过点评，可以点击查看点评的内容。日志可以由别人点评，点评者必须是角色权限高于本人，并管理范围包含本部门的人员，用户可以“最新点评”中看到

14、近期有人做出的点评。2315工作计划管理工作计划分为今日计划，本周计划，本月计划，下月计划。可按照指定条件2.3.16会议管理网上语音会议网上视频会议、网上文字会议等功能同时实现会议通知、会议室预定、会议纪要录入、会议纪要查询等管理功能。2.3.17内部交流讨论区可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。当有回复时，发帖人不能再删除帖子。管理员和版主可以看到匿名贴子的真实姓名。当用户以真实姓名发帖或回复发短消息，匿名时不发短信息提醒。网络会议是由具有“网络会议管理”权限的用户创建的，在此建立网络会议后，在下面的“网络会议”模块中进入会议。网络会议可以是对全

15、体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题，进入该会议，如果点击视频会议，则进入免费的网络视频会议系统。网络会议主要是以文字形式进行，操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击网络会议界面右下角的“离开会场”可以返回网络会议列表。网络会议有密码功能，也可以不设置密码，如果设置了密码，有密码的人才可以进入。互动会议。进入后，如未使用过Netmeeting,系统会自动提示进行Netmeeting的设置。使用此功能需安装相关硬件如麦克风、摄像头等。2318统计分析可以按指定条件统计系统中的各种报表，报表以直观的图形方式展示，可以分为饼图，直方图，曲线图等。龙蟒集团2009年销售部业绩图口18%饲料级磷酸氢钙21%饲料级磷酸氢钙口22%饲料级磷酸二氢钙口肥料级磷酸氢钙龙蟒集团2009年销售部磷产品系列销售比例图龙蟒集团2009年磷制品公司产品销售业绩对比图2.3.19领导监控领导可以监控业务人