管理制度-办公室日常工作规范 精品.rtf
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1、一、办公室日常工作规范办公室的日常工作十分繁杂,涉及面广。它包括:文稿起草、公文管理、会务、机要保密、档案、信访、财务、接待等各项工作。简言之就是:办文、办会、办事。为充分发挥办公室牵头作用,确保程序规范,运转高效,服务优质,协调有方,督办有力,特制定办公室日常工作规范。(一)公文管理工作规范1、发文办理(1)中心发文流程相关科室(拟稿) 办公室(核稿) 主管领导(会签或签发) 主任(签发) 办公室(编号等)相关科室(打印样稿)办公室(复核样搞)相关科室(印制)相关科室(发送)办公室(存档)(2)中心发文种类中心发文有 4 种:发文机关代字分别设为:浏后勤发、浏后勤字、浏后勤函、浏后勤会纪。2
2、、收文办理收文的具体工作环节有收文登记、拟办、批办、承办、归档等。(1)收文登记:收文登记的范围,包括机关间正式往来的各种收文,如上级机关的政策性、指导性、交办性、参阅性公文;下级机关的呈请性公文;平行或其他不相隶属机关的商洽性、询问性公文;参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等;重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料;人民来信等。(2)拟办:凡需本中心及其各职能科室贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。对上级来文的拟办,应提出要求办理、贯彻落实的具体人员或部门;对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办,需要明确指定负责复文的业务部门或业务人员,必
3、要时注明时限。如: “拟请科在月日办复” , “拟请科同志负责办理” ;对需要联合办理的公文的拟办,应明确指定牵头科室,以免科室之间互相争办或者相互推诿。拟办意见的书写,应工整地书写在文件批办单 的拟办栏内,并签注拟办人的姓名和时间。(3) 批办:是指由机关(部门) 领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。批办意见应规范地书写在文件批办单的批办栏内,一般不要写在公文的白边区上。(4) 承办:经领导批办后的公文,应交有关科室或部门具体负责办理,以将批办意见落到实处。在公文办理完毕之后,承办人员应清晰、工整地在文件批办单的相应栏目内,填写承办的经过与结果,并应填写承办人姓名与日期,以备日后查
4、询。(5) 归档:凡发送本单位的文件,由办公室统一接收和保管,处理完毕后按立卷归档要求及时分类归档。(二)会务工作规范1、会议报批程序以市委、 市政府名义召开的全市性会议, 由中心办公室向市委办公室或市政府办公室填报 会议审批单 ,按有关程序审批,中心内部会议由办公室具体组织实施。办会流程:安排议题拟定与会人员范围或名单办理会议报批手续选择会场拟发会议通知准备会议文件和材料布置会场召开会议作好会议记录整理会议纪要。2、会议组织(1)会议通知会议通知要进行书面登记,包括发通知时间、接通知人姓名、通知完成情况等。重要会议要实行“双保险” ,电话通知与传真同时进行,逐步实行“三保险” (电话、传真、
5、短信) ,特别重要的会议要求与会单位上报与会人名单,确保人员到齐。(2)会议组织筹备工作每一次会议都要认真做好筹备工作,大型会议要做好组织筹备方案,健全组织机构,合理分工,明确筹备任务,方案要细致周全,狠抓落实。会场要进行精心布置,重要会议做好会标,合理摆放座位,正确排列领导位置。十分重要的会议要确定与会人员座位,做到对号入座会前半小时内要对主席台座位复查,根据领导到会情况及时调整。准备好会议议程及会议资料,会议资料较多或会议重要、规模较大时,会议资料应整理装袋,并注意先后顺序,会前景应对主席台资料复查,以免出错。要组织与会人员签到,统计到会情况。要做好会议记录。(三)事务工作规范1、工作预安
6、排(1)充分发挥办公室牵头作用,协调好科室关系;(2) 每两周对各科室工作进行一次统筹安排,安排好中心工作计划,工作安排表须在上次安排表的第二个周五发放到领导及各科室,以便各科室安排下周工作。(3)排好节假日工作安排表。 2、督办工作(1)督促工作预安排落实情况。按工作安排表逐日逐项督查,了解工作中存在的问题,及时反馈情况,(2) 督促工作布置落实情况。 对承办文件、 会议事项和领导交办事项及时催办, 以事务为主,一事一催,防止拖拉或延误,保质量为领导服务。3、印信管理(1)使用印章和介绍信须经党政领导同志批准。(2) 印章和介绍信由专人管理, 管理人接到领导同志的批示或口头通知后方可盖章和出
7、具介绍信。如发现印章和介绍信使用不当应及时提出意见,并报主管领导同意。管理人不在时,应委托专人代管,不得因此影响盖章和出具介绍信。(3)使用印章要严格办理登记手续,由用印人认真填写用印登记簿 。4、值班工作值班工作主要包括电话联系、函件处理、信息传递、咨询答复、公务接洽、来访处理、接待和协助处理突发性事件、办理领导交办事宜等,并做好值班记录。值班工作应注意以下事项:值班人员必须以高度的责任感、饱满的热情、细致周密的作风和谦虚谨慎的态度投入工作。值班人员应坚守工作岗位,遵守作息时间,不得擅自离岗。对值班期间擅离职守, 延误时机或处理不当而贻误工作者, 要追究责任, 严肃处理。 认真记录当日上级重
8、要来电来文及群众反映的热点、难点内容,属值班人员职权范围的事,应及时处理、回复,各单位反映的属本单位职能范围内处理的情况应分类登记好台帐 ,并及时与办公室有关人员衔接, 属有关职能科室的事及时转交有关职能科室办理, 并要求反馈办理结果,重要问题, 向有关领导报告, 然后根据领导指示, 及时办理。 值班人员要认真做好交接班工作。5、信访接待工作办公室的接待工作主要包括接待来访群众和接待来客。接待工作总的要求是热情、诚恳、周到、严谨。接待来访群众,要热情周到,注意工作方法,对来访群众提出的问题能回复的当场回复,一时不能解决的问题,要就有关政策和规定作细致的解释,切忌乱表态。接待来客,要礼貌、热情、
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