公司重要事项发函制度.docx

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1、公司重要事项发函制度一、书面函件对于重要事项的正确处理及后续处理均有重要意 义，但是，因有关人员保管不当或后续人事变动、交接遗漏等原因可 能导致重要函件丢失或后期查找不到，从而给公司造成不应有之损 失。为确保后续有关人员顺利找到有关重要函件，特就函件的拟定、 份数、发函、保管、借阅、借用等进行规范。二、凡是涉及工期、进度、数量、款项、质量、维修等事项的沟 通、协商、确认、变更、催办、通知等均为重要事项；凡是已发生争 议或未来可能发生争议的事项均为重要事项；凡是公司部门或有关领 导认为属于重要事项的一切事项均为重要事项。三、凡是涉及重要事项的正式沟通必须以书面函件方式进行，如 事情紧急可先电话、

2、短信、微信方式等沟通，事后应补寄书面函件， 以确保重要事项的沟通都事后有书面证据，防止出现事后遗忘或事后 无据可查等情况发生。四、重要函件的拟定必须经有关业务部门研究、讨论及与法务部 门沟通后正式拟定。重要函件的盖章必须走集团OA用印申请流程， 流程中必须备注涉及的单位名称、函件主要内容等信息，以便后期通 过OA流程查明有关事项处理情况。五、重要函件的邮寄必须走集团OA寄件流程，流程中必须上传 已盖章函件的PDF扫描件，必须备注涉及的单位名称、函件主要内容 等信息，以便后期通过OA流程查明有关事项的处理情况。六、重要函件的存档时必须与快递单客户联、邮寄查询结果打印 件一并保管（无论外单位是否实际签收），以便证实是否实际邮寄及 对方是否实际签收等。七、重要函件的份数要求最少一式三份，邮寄给有关单位一份， 保管印章的档案室应留存一份，负责寄件的有关业务人员应留存一 份，以便事后查找、使用。八、有关业务人员如发生人事变动必须与有关业务的接管人员认 真做好有关重要函件的交接工作，以便后续业务人员了解、正确处理 后续有关事项。九、有关人员到档案室借阅、借用重要函件，必须走集团OA借 阅流程，流程中必须注明借阅或借用目的等信息，如借用原件应在有 关事项处理完毕后及时归还重要函件原件，以备后续能再次使用等。XXXXXXXXX有限公司XX部