2023_关于转发国铁集团关于规范铁路建设项目档案工作的通知.docx

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1、关于转发国铁集团关于规范铁路建设项目档案工作的通知公司属各子（分）公司，集通扩能建设项目管理部，集通铁路电气化改造工程建设指挥部：现将国铁集团关于规范铁路建设项目档案工作的通知（铁档史（2023）199号）转发给你们，请按文件要求做好项目档案相关工作。1完善档案工作体制和应急预案，健全档案管理制度，落实工作责任，努力提升项目档案管理水平。强化安全意识，确保档案实体与信息安全。2 .采取有效措施，加强项目档案过程管控。确保案卷完整、准确、系统、规范。3 .加强建设和参建单位专兼职档案人员培训，档案部门与工程、安质、计划等部门相互配合开展项目档案指导检查工作。4 .按程序和要求，做好项目档案的初验

2、和正式验收的申报、迎检工作。集通公司2023年12月18日帼国傩腑融敢件铁档史（2023）199号国铁集团关于规范铁路建设项目档案工作的通知各铁路局集团公司、各铁路公司：为加强铁路建设项目档案（以下简称项目档案）工作标准化、规范化建设，提升项目档案管理质量，确保项目档案安全,现就规范项目档案工作有关要求通知如下。一、提高政治站位，依法依规开展项目档案工作（一）充分认识项目档案工作的重要性。各单位要认真贯彻落实习近平总书记关于“档案工作走向依法管理，走向开放,走向现代化”的重要论述，充分认识铁路档案工作是企业管理的一项基础性、支撑性工作，项目档案工作是铁路档案工作的重点，也是铁路工程速设重要基础

3、性工作。要深刻认识项目档案反映项目建设全过程，是建设项目资产的重要组成部分，是质量责任追溯的重要依据，也是委管单位使用、管理、养护、维修和改扩建等工作的依据，应确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全。（二）增强法制意识，进一步规范项目档案工作。各单位要认真贯彻落实档案法，全面增强依法管档、依法治档意识，按风国家档案工作法规标准和国铁集团档案工作要求，自觉运用法治思维开展工作，纠正“重工程、轻档案”思想，着力解决项目档案的形成收集整理与工程建设不同步、项目档案管理制度落实不到位、项目档案险收准备不充分以及档案库房安全存在隐患等问题，立足项目档案工作的长远发展，不断提高档案工作水平。二、完善工作

4、体制机制，提升项目档案管理水平（-）健全档案管理制度，有序推进项目档案工作。建设单位应建立科学完备的项目档案管理制度，制定项目文件和档案管理办法，明确各部门和参建单位档案工作职责及档案管理、归档移交要求和奖惩方式等；制定符合实际的文件材料收集范围、保管期限、档案整理规范以及声像等不同载体档案收集、整理要求等；建立健全项目档案保管、利用、应急管理等制度。（二）落实工作贵任，建立机制，形成管理合力。建设单位要对项目档案工作负总责，承担主体责任，成立由分管领导、档案部门、工程部门组成的项目档案工作领导小组，对档案工作实行统一领导和管理，并建立以档案部门为核心，各业务部门、参建单位为基础的项目档案管理

5、网络。要明确建设单位各部门工作责任，强化协调、考核机制落实，协同推进项目档案工作。档案部门要负责做好建设单位各部门及参建单位项目文件形成、收集、整理和归档的监督、指导，组织开展项目档案业务培训，做好项目档案接收、整理、保管、罂定、统计、利用和移交；工程部门要对工程技术文件的规范性提出要求，做好对参建单位归档文件完整、准确、有效和规范性审查工作。建设单位各部门均应做好本部门形成的项目文件收集、整理和归档工作。参建单位要切实抓好责任的落实。勘察、设计、施工、监理等单位负责所承担工程项目文件收集、整理和归档工作，对所承担项目文件完整、准确、真实、有效和规范性负责；监理单位对所监理工程归档文件完整、准

6、确、真实、系统、有效和规范性做好市查。三、加强项目档案全过程管控，规范各阶段各环节管理（一）采取有效措施，确保项目档案管理与项目建设同步。1项目档案工作应融入项目建设全过程。建设单位项目档案工作应与速设管理同步，将档案工作纳入项目建设计划、管理程序、合同管理和岗位责任制。档案部门要在项目建设的全过程、各阶段、重要节点加强对各部门、各参建单位档案工作的览督检查和指导；在机构和人员变动时，及时做好项目文件交接工作。2 .做好源头控制，纳入合同管理。建设单位要树立源头控制项目档案理念，与参建单位签订合同、协议要设立专门条款或补充协议，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时

7、间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等；将项目文件是否齐全、完整、准确等要求纳入合同考核的约束条款，作为对参速单位末次验工计价或拨付款项的条件之一。监理合同条款要明确监理单位对所监理项目文件和档案的检查、审查责任。3 .制定项目档案工作方案。建设单位要在项目开工前，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，制定项目档案工作方案，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范；明确建设单位各部门、参建单位工作职责，项目文件管理业务流程和项目档案工作主要内容。（二）明确工作要求，确保归档文件完整、准确、规范。建设单位要重视项目文件

8、管理和归档交底工作。档案部门、工程部门应在开工之初共同组织交底，向各业务部门、参建单位告知项目档案工作相关法律法规、制度办法要求，介绍项目档案工作主要内容、流程、收集范围、整理方法及工程技术文件规范性要求，形成交底会议记录备查。建设单位要加强前期文件管理。做好预可研、可研、初步设计、施工设计等阶段项目文件的收集、整理和归档。项目前期文件在相关工作（活动）结束后及时归档。管理类文件按年度归档，同一事由的跨年度文件应在办结年度及时归档。（三）做好收集，加强考核，确保案卷质量。1 .加强收集，实行预立卷。为确保项目文件的完整、准确、系统，项目文件形成部门应在文件办理完毕后，及时收集，进行顼立卷，指定

9、专人负责项目文件收集和保管工作，根据专业、事由进行分类，按照组卷方法进行整理，做好不同阶段的收集工作。2 .加强节点控制，纳入考核机制。速设单位应采取有效措施，在重要节点对建设单位各部门、各参建单位项目文件的完整、准确、系统和规范性进行检查，将档案工作纳入考核机制，做好监督指导。一是将文件的收集、归档纳入速设单位各部门和有关人员岗位责任制，对建设单位各部门归档情况进行考核。二是在对参赛单位进行合同履约考核时，对项目文件收集、整理、归档的质量情况进行评价，兑现奖惩,推进项目档案工作规范开展四、加强监督指导，深化项目档案工作（一）切实履行这设单位监督检查职责。建设单位档案部门和工程部门应对项目文件

10、进行审查。档案部门负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性；工程部门负责对工程技术文件形成的完整、准确、有效和规范性进行审查。文件形成部门要对形成案卷的质量负责，严禁“后期制作:建设单位各部门负责人对本部门形成的文件负责，在对本部门组卷完毕的文件进行审查合格后，方可向档案部门归档。勘察、设计、施工等各参建单位应对组卷完毕的施工文件进行自查后，依次提交监理部门、建设单位工程部门、档案部门审查。监理单位应对组卷完毕的监理文件进行自查，并审核施工文件的质量。组卷完毕的监理文件和第三方检测文件，依次提交建设单位工程部门和档案部门审查。每个审查环节应形成记录和整改，落实反馈情况，实现闭环管理。

11、建设单位应通过加强人员管理培训，增加检查频次等方式，梃高项目文件管理人员的业务水平，提升项目档案质量。档案部门与工程部门应形成联动机制，相互配合组织开展项目档案检查指导工作，深入项目现场，形成工作记录和整改速议并督促整改。（二）铁路局集团公司档案部门提前介入，加强监督指导。1 .创新指导方式。铁路局集团公司档案部门不仅要做好管内项目档案检查指导、协调监督档案移交工作，还应做好国铁集团管理项目档案工作的检查指导，推进项目档案工作规范开展。档案部门应加强与建设管理部门的合作，抓住关健时间节点，通过召开会议、印发文件、业务培训、现场检查、树立典型、应用试点等方式，对项目档案工作进行全过程监督、检查、

12、指导。2 .全过程动态指导。铁路局集团公司应将档案专业纳入铁路建设项目提前介入整体方案和各阶段实施方案，对项目档案工作提出要求，明确介入时间、内容；配合建设单位组织培训班，对建设单位及参建单位档案管理人员进行培训；组织检查指导建设单位各部门及参建单位形成的项目文件，重点检查项目文件的形成、收集、预立卷等情况，形成问题库。工程初步跄收前，指导建设单位及参建单位做好项目文件的整理立卷工作。工程初步验收后，指导赛设单位做好项目档案验收的申请、准备工作。五、依照程序，全面做好项目档案验收准备工作（-）认真开展项目档案初险工作。项目初给前，铁路建设项目静态验收组织单位应在翻态验收同时开展档案初验。铁路局

13、集团公司要重视档案初验，成立包括档案部门、建设管理部门和委托运营及设备维管单位档案、技术部门等组成的项目档案初验检查组，针对项目档案的基础管理情况（包括制度建设、人员配备、培训、考核、过程控制等），项目文件的形成、收集、整理情况及档案安全保管情况等开展检查。项目档案初验完成后，静态验收组织单位应形成项目档案初险报告，明确整改要求。铁路局集团公司要督促建设单位做好整改销号，确保在工程初验时，项目文件基本收集齐全，整理立卷，完成向委托运营及设备维管单位移交开通所必须的项目文件、竣工图，为项目安全开通提供有效支撑和保障。（二）认真做好项目楮案险收中报工作。1 .做好项目档案验收前的自查。通过项目档案

14、验收是项目申请国验的前置条件之一，项目档案验收由国家行政主管部门组织，各单位要按照铁路建设项目国睑工作安排做好相关工作。建设单位要依据国家档案局重大建设项目档案脸收办法，在报送验收申请前，组织设计、施工、监理单位从项目档案的基础管理工作及档案的完整、准确、系统、安全等方面开展自查，严禁篡改、损毁、伪造项目档案的行为。2 .规范报送项目档案验收申请。速设单位应报送一式10份纸质睑收申请材料，包括验收申请、重大建设项目档案睑收申请表、整改报告、复查情况报告等。铁路局集团公司组织的专项检查，需附检查意见。验收申请材料应做到内容齐全，格式规范，签章手续完备。一是内容齐全、准确。包括：项目建设及项目档案

15、管理概况（项目名称、线路起止点、线路等级、开工及开通时间、速设里程、投资情况、主要工程数量、重点或控制性工程、建设单位及参建单位、建设的依据文件等）；保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施（制度建设、人员配备、过程控制、档案保管、监理对归档文件审核情况等）；项目文件的形成、收集、整理与归档情况（各门类档案数量、向委托运营及设备维管单位移交档案数量和内容等）；竣工图编制及质量状况；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在问题及解决措施。项目档案检查及整改情况应包括项目档案的检查、整改、复查情况及复查结论。二是表述规范、真实。项目概况应符合项目速设实际情况，项目名称与可研批复一致；项目档案

16、管理及控制措施客观真实，符合项目档案管理实际；整改报告要能充分反映档案整改情况，并附相关整改效果图片。（三）认真开展项目档案脸收前的专项检查。1落实责任，做好验收前的专项检查。专项检查时，检查组织单位应邀请所在省（自治区、直辖市）档案行政管理部门参加。专项检查的程序和内容严格按照项目档案正式跄收要求开展，可根据需要延伸检查委托运营及设备维管单位。对专项枪查不到位造成项目档案睑收未通过的，将通报批评。2.坚持问题导向，做好整改工作。检查组织单位应在检查后出具检查意见（包括检查组成员签字表），检查意见要客观真实，反映项目档案管理实际情况并附问题库。具备睑收申报条件的项目，在专项检查结束后，建设单位应根据检查意见和问题库，举一反三，逐卷排查，切实抓好整改；检查组织单位要做好督促、跟踪。不具备睑收申报条件的项目，建设单位完成要改后提交整改报告，经复查合格后，再次提交验收