管理制度-企业档案工作规范解读 精品.ppt

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1、 省档案局标准化建设处 汪海峰2012年6月5日企业档案工作规范解读主要内容一、概述二、企业档案工作组织三、企业档案工作制度四、企业档案业务工作五、企业档案信息化建设六、企业档案工作设施设备1.1.企业档案企业档案2.2.企业档案工作企业档案工作3.3.企业档案工作基本要求企业档案工作基本要求1.1.组织系统建设组织系统建设2.2.企业管理职责企业管理职责3.3.企业部门职责企业部门职责4.4.企业档案部门职责企业档案部门职责5.5.档案人员要求档案人员要求1.1.工作规章工作规章2.2.管理制度管理制度3.3.业务规范业务规范1.1.企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动2.2.文件的

2、形成、积累文件的形成、积累3.3.文件整理与归档文件整理与归档4.4.档案收集工作档案收集工作5.5.档案整理工作档案整理工作6.6.档案保管工作档案保管工作7.7.档案鉴定工作档案鉴定工作8.8.档案统计工作档案统计工作9.9.档案利用工作档案利用工作1.1.档案信息化的目标与原则档案信息化的目标与原则2.2.电子文件的归档电子文件的归档3.3.传统载体档案数字化传统载体档案数字化4.4.电子档案的保管电子档案的保管5.5.档案网络化服务档案网络化服务6.6.档案管理系统软件档案管理系统软件1.1.档案库房档案库房2.2.业务技术用房业务技术用房3.3.阅览及陈列室（展览室）阅览及陈列室（展

3、览室）4.4.档案装具档案装具5.5.保护设备保护设备6.6.技术设备技术设备 一、概述（一）企业档案（二）企业档案工作（三）企业档案工作基本要求（一）企业档案1.档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 DA/T 12000 档案工作基本术语2.企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。保存价值的各种形式的文件。 DA/T 422009 企业档案工作规范 企业档案构成经营管理生产管理行政管理党群管理产品生产科研开发项目建设设备仪器会计业务职工管理文书档案科技档案会计档案人事档

4、案声像档案实物档案电子档案（二）企业档案工作企业档案工作规范3.2： 企业履行档案管理职责的行为和活动。企业履行档案管理职责的行为和活动。 由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而是从广义上必须包括文件形成者和领导员的具体业务环节的工作，而是从广义上必须包括文件形成者和领导的责任的责任。所以，规范中“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照档案法及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，企业各项活动中的对文件形成、积累

5、、整理和归档责任，以及满足归档文件完整、准确、系统要求的全员责任。（三）企业档案工作基本要求1.企业档案的性质 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分2.企业档案工作的作用 企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作3.企业档案工作管理体制 企业档案工作应以企业资产关系为纽带以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准4.企业档案工作的目标，方法、技术和手段，任务 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务5.企业依法管理档案的

6、责任 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全（总则）（总则）二、企业档案工作组织1.组织系统建设档案工作领导档案机构设置档案人员配备档案工作体系2.企业管理职责3.企业部门职责4.企业档案部门职责5.档案人员要求为档案工作持续发展提供保障；为档案工作持续发展提供保障；将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核考核；采取必要的措施确保档案的完整准确系统和安全；采取必要的措施确保档案的完整准确系统和安全；在产权发生变动时做好档案的处置；在产权发生变动时做好档案的处置；对档案管理奖成绩、惩损失。对档案管理奖成绩、惩损失。部门或项目负责人部门或项目负责人的责任；的

7、责任；文件形成者文件形成者的责任；的责任；专兼职档案员专兼职档案员的责任；的责任；职能或承办部门职能或承办部门的责任。的责任。应在三个层次确定档案工作负责人：应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人档案部门的负责人企业应设置独立的档案机构：企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；档案室（处、科）或档案资料信息中心；规模规模较小较小的企业或有些专业需要的企业，的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的有条件的大

8、型大型企业应建立企业档案馆。企业应建立企业档案馆。企业应配备企业应配备专职专职档案人员；档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或企业各部门、各项目应配备专职或兼职兼职档案人员；档案人员；企业应保持档案人员相对企业应保持档案人员相对稳定稳定。 增强全员档案意识和档案法制观念，明确岗位职责，落实责任，兑现奖惩。模式一企业分管领导企业分管领导或总工程师或总工程师办公室办公室负责人负责人档案部门档案部门负责人负责人企业内设职能部门企业内设职能部门负责人负责人兼、专职档案员兼、专职档案员企业内设职能部企业内设职能部门门负责人负责人兼、专职档案员兼、专职档案员企业企业分公司分公司负责人负责人兼、专职档案员

9、兼、专职档案员企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门模式二企业分管领导企业分管领导企业档案馆企业档案馆企业内设企业内设职能部门职能部门负责人负责人兼、专职兼、专职档案员档案员企业内设企业内设职能部门职能部门负责人负责人兼、专职兼、专职档案员档案员企业内设企业内设职能部门职能部门负责人负责人兼、专职兼、专职档案员档案员企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门企业档案部门职责1.统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。2.负责企业档

10、案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3.指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。4.监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5.依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。三、企业档案工作制度 1.工作规章 2.管理制度 3.业务规范企业档案工作企业档案工作岗位责任制岗位责任制企业档案工作规定企业档案工作规定档案工作责任追究制度档案工作责任追究制度档案管理应急预案档案管理应急预案文件归档制度文件归档制度档案保管制度档案保管制度档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度档案统计制度档案统计制度档案利用制度档案利用制度档案保密制度档案

11、保密制度电子档案管理制度电子档案管理制度档案管理系统操作制度档案管理系统操作制度文件、档案整理规范文件、档案整理规范档案分类方案档案分类方案文件归档范围和保管期限表文件归档范围和保管期限表特殊载体档案管理规范特殊载体档案管理规范企业分管领导、办公室分管领导、企业分管领导、办公室分管领导、档案部门负责人、各职能部门（项档案部门负责人、各职能部门（项目）分管负责人、档案部门专职档目）分管负责人、档案部门专职档案人员、各部门兼职档案人员、有案人员、各部门兼职档案人员、有关专业技术人员和管理人员职责关专业技术人员和管理人员职责以企业名义制定以企业名义制定以主管档案工作的职能部门名义制定以主管档案工作的

12、职能部门名义制定以档案部门名义制定以档案部门名义制定企业档案工作规定（示例）第一章 总则第二章 档案管理体制与人员配备第三章 企业文件材料形成、积累与归档要求第四章 档案整理第五章 档案保管保密第六章 档案鉴定与销毁第七章 档案统计第八章 档案信息开发利用第九章 档案现代化管理第十章 资产与产权变动档案处置 第十一章 奖励与处分第十二章 附则四、企业档案业务工作1.企业档案工作与业务活动2.文件的形成、积累3.文件整理与归档4.档案收集工作5.档案整理工作6.档案保管工作7.档案鉴定工作8.档案统计工作9.档案利用工作1.企业档案工作与业务活动 企业档案工作是企业各项业务活动的有机组成部分（1

13、）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。（2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。 （3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。1.企业档案工作与业务活动l “三纳入” 企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。l “四参加” 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。l “四同时” 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴

14、定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。2.文件的形成、积累“文件的档案化管理”前端控制 从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。 体现在两个方面： 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式； 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。档案字迹耐久性 转移固定方式转移固定方式色素成分色素成分 结 膜 吸 收（渗 透） 粘 附 碳 黑 最耐久最耐久（墨、墨汁、黑色油墨） 较耐久较耐久（碳黑墨水、激光打印字迹） 不耐久（如：铅笔） 颜 料 较耐久较耐久（彩色油墨、印泥） 较耐久较耐久（蓝黑墨水

15、、铁盐蓝图线条） 染 料 不耐久（纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、重氮盐蓝图线条、喷墨打印字迹） 3.文件整理与归档（1）文件整理文件整理（立卷）的原则文件整理的标准、规范要求 管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T 9705和归档文件整理规则DA/T 22的要求； 科技文件的整理应该符合科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822的要求； 基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 28的要求； 会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；3.文件整理与归档（1）文件整理文件整理的标准、规范要

16、求 职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字199233号文件的要求； 照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T 11821的要求； 录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T 15的要求； 电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T 18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T 32的要求； 计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 17678.1的要求。3.文件整理与归档（2）文件归档范围归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销的各个阶段、各种载体形式各个阶段、各种载体形式的文件，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程。u归档文件的主要来源：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。u归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。3.文件整理与归档（2）文件归档范围 附录A以生产型工业企业为蓝本制定，不作为企业档不作为企业档