煤炭采购控制管理制度及流程规范.docx

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1、煤炭采购控制制度及流范煤炭采购控制制度和流程1、目的为规范煤炭采购程序，维护公司利益，有效控制采购煤炭的质量，降低生产成本，保证生产正常运行，特制定本制度。2、适用范围适用于公司煤炭采购控制。3、职责3 .1供应部负责煤炭市场行情的调研分析、制定采购价格、确定采购方式、选择供应商、调整煤炭进货计划、控制煤炭库存量、审核煤炭票据。4 .2经营部负责自提煤炭的承运，到厂煤炭的卸货、自提煤炭运费的制定、结算和票据的审核，对承运人的承运情况进行监管。3. 3技术检测中心负责煤炭过磅、化验、数量的统计。3.4使用单位负责煤场管理、煤质的监督、煤炭取样、样品编号、开具收货单和质量信息反馈。3. 5安全保卫

2、部负责维持运煤车辆的进出厂秩序、监磅、卸车现场的安全和煤炭取样的监督。4. 6生产技术部执法队负责整个过程的监督、监察及时反馈整个过程中存在的问题并提出整改通知。37财务部负责票据核对、账务处理、付款结算。4、工作流程4.1价格5. 1.1供应部煤炭采购员根据市场行情的变化，每月一次将煤炭市场行情进行汇总形成煤炭市场调查报告，包含煤炭出矿价格、煤炭质量、运输成本、交易方式、路况情况等，及时将市场动态汇报给供应部经理，由供应部经理汇报主管副总或总经理，为最终确定采购价格提供参考。4. 1.2采购合同签订前或正常采购过程中价格发生变化，由采购员填写价格调整通知单，供应部经理确认，主管副总经理审核，

3、总经理批准。4.2质量标准的确定由使用单位与供应部协商确定，依据市场实际、性价比、结合生产设备要求制定，特殊的质量要求由使用部门提出，报请生产副总经理批准。4.3社会收购4.3.1供应部负责审核供应商的合法经营资质、经营许可证等手续是否合法有效，制定社会收购价格以及根据市场变化情况进行调整,规范制定出比较合理的煤炭收购标准和收购价格。4.3.2供应部通过多种联系方式告知潜在供应商我公司当前的煤炭收购价格和收购标准，对于有供货意向的潜在供应商，由供应部经理和煤炭采购员与其进行商业谈判，达成供货意向。4.3.3潜在供应商小批量的试供货，试用量由供应部与使用单位协商确定，供应部填写煤炭试用通知单给使

4、用单位，经过取样化验，试用观察，使用单位把试用情况及意见填写在煤炭试用通知单上反馈给供应部，确定能否继续供货，对于能够继续供货的供应商，供应部与供应商签订供货合同，对于质量达不到要求的供应商直接淘汰。4.3.4使用单位依据供应部出具的价格调整通知单和检测技术中心出具的检验报告、过磅单，按批次进行核算实际煤炭数量价格并录入公司“金算盘财务系统”，开具收货单，交供应部，供应部业务员对收货单进行审核签字确认，送财务部审核、账务处理。4.3.5社会收购如需开具运输发票的，承运人凭公司过磅单的运费结算联，到供应部进行审核，在核对无误后开具全国统一公路运输发票，将运输发票送至供应部办理入帐手续。4. 4屎

5、矿订购4.4. 1供应部对煤矿进行实地考察，对有实力、信誉度好并具有可操作性的煤矿进行现场采样，样品带回公司送检测技术中心进行检验，根据检验结果选择煤炭质量稳定、价格低廉的煤矿进行价格谈判，确定煤炭出矿最低价格，按4.1.2执行。4.5. 2经营部安排运输车辆到煤矿少量提货试用，试用量由供应部与使用单位协商确定，供应部填写煤炭试用通知单给使用单位，货到公司使用单位煤场，按集团原材料取样检测暂行规定进行取样送检，使用单位把试用情况及意见填写在煤炭试用通知单上反馈给供应部，供应部根据煤炭化验结果和定购价格进行成本核算，结合使用单位反馈的试用情况将结果一起汇总上报主管副总经理，确定能否继续供货，对于

6、能够继续供货的，与供应商签订供货合同，对于质量达不到要求的供应商直接淘汰。4.6. 4.3承运人提货的凭证为煤炭提煤单，承运人所属的运输公司负责人到供应部领取煤炭提煤单，加盖运输公司所属签章，在供应部详细登记所领取的的提煤单单号，加盖“公司物资供应部”字样的公章，以方便在收货时统计承运情况和出现煤质异常时通知运输公司负责人。4.5质量、成本控制4.5.1供应部加强对供货商的管理，以保证煤炭质量。社会收购煤炭由使用单位、检测技术中心、安全保卫部、供应部共同控制质量，严禁供应商进入采样煤场以及卸货现场。4.5.2订购煤炭装车时由承运人在装车前对煤炭质量进行把关，煤质外观异常如湿度很大、煤泥、阡石太

7、多的不允许装车，煤炭颜色不正常的不允许装车，否则，承运人将承担以此带来的全部后果。4.5.3进厂时执行采购物资（化工产品、钢材、煤炭、玉米）进厂、过磅、检验、入库工作流程，取样、收煤人员必须在卸货前检查物资装、卸通知单或承运人的提煤单，发现单据不符者不予收货。4.5.4在卸货过程中发现煤质外观异常，煤泥、阡石太多，滴水或煤炭颜色明显有差异的（湿煤应根据调运单判断是否为水洗煤后进行处理），使用单位立即停止卸货并及时通知供应部、经营部、安保部，由经营部通知承运人所属运输公司的负责人到现场验货，然后扣压煤炭调运单和地磅单送交供应部并对该车单独取样化验，如果化验结果低于煤矿实际热值500大卡/千克的，

8、经过承运公司、使用单位、供应部、经营部、安保部、煤矿等单位共同协商，如果判定为承运人装车时不负责任，装煤质差的煤炭，则按照热量补偿的方式进行折扣。如果判定为承运人中途换煤，按照供应商近期发热量折算煤款损失，处以该车损失煤款的五倍处罚，由承运人以现金的方式交到财务部。在交款后，凭交款的收款收据到供应部验证交款情况；情节严重的报请当地公安部门进行处理，该处理由使用单位、安全保卫部、经营部、财务部、供应部共同执行，在处置期间，由安保部负责保留、处置相关证据；由经营部将详细情况及处理结果向公司领导及相关单位进行通报。4.5.5供应部应建立有效的物资采购应急预案，当煤炭供应链出现危机的情况，执行物资采购

9、应急预案。46、结算4. 6.1根据煤炭采购合同执行，供应商按供货周期与我公司供应部核对数量开具货物发票，如需要我公司出具煤炭结算单，供应部根据我公司供应部出具的煤炭结算单开具货物发票至供应部，由煤炭采购业务员在审核票据无误的情况下签字，供应部经理审核签字，报公司副总签字后，填写煤炭发票交付记录送财务部，财务部对发票及附件进行最终审核，确认全部票据无误后在煤炭发票交付记录上签字确认。5. 6.2采购员根据合同的约定或验收结果填写预付、应付款项申请、批付单，财务部在预付、应付款项申请、批付单上填写帐面余额，供应部经理签字，报主管副总或总经理签字后，送财务部办理，具体执行财务部资金管理办法。5、相关文件物资采购应急预案煤炭买卖合同煤炭运输管理规定采购物资（化工产品、钢材、煤炭、玉米）进厂、过磅、检验、入库工作流程资金管理办法6.相关记录客户档案煤炭市场调查报告煤炭试用通知单物资装、卸通知单发票入账明细单应付、预付货款申请、批复单价格调整通知单煤炭发票交付记录附件：煤炭采购流程图