谈水电工程出入库设备的可追溯管理.doc

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1、谈水电工程出入库设备的可追溯管理摘要：本文作者通过总经多年的基建期设备管理经验，从业主的角度出发，推崇业主主导的“四方”（业主、监理单位、安装单位和供应商）设备验收的可追溯性管理，通过介绍设备验收管理的作用、可追溯性管理的实施、跟踪管理的内容，推进水电工程设备的精细化管理。关键词：水电工程；设备验收；可追遡性管理一、引言基建期设备和备品备件的管理涉及业主、监理单位、安装单位以及供应商四方，涉及广、管理环节多，而水电工程的设备在四方验收后，机电设备作为甲供设备交安装单位存贮、安装永久工程，而备品备件和专用工具则存到业主的基建期永临结合永久设备仓库（下称永久设备库）。永临结合仓库进入生产期后将作为

2、永久设备库，作为水电站运维之用。安装单位接收甲供设备后存贮机电设备的仓库为临时性仓库，由安装单位进行管理，并接受业主和监理单位的指导和检查，而业主目前对大型水电工程的仓库均采用永临结合的方式。为了应对基建期甲供设备管理的复杂性，业主均通过开展甲供设备的可追溯性管理，为进入生产期开展设备的全寿命管理做好充分的准备。多年来，作者就大型水电工程甲供设备的可追溯性管理进行理论研究、实践和探讨，并籍此机会同各位物资管理同行进行经验交流，希望推动水电工程设备管理水平的提升。二、设备实行可追遡性管理的作用1.术语及定义。大型水电工程基建期机电设备主要分为甲供设备、备品备件和专用工具二部分。本文所指的大型水电

3、工程甲供设备系指业主直接供应的，用于工程的永久性设备，而本文的备品备件是指基建期供应商按照合同约定随主机设备提供的备品备件和业主自行购置的备品备件。专业工器具（简称专用工具）是相对通用工器具的概念，本文的专用工具概念就是指合同约定由供应商提供的安装、施工专用工、器具；或业主由其它渠道取得或由供货商提供的设备调整试验所需的仪器、仪表及成套装置。本文研究的重点，基建期设备的可追朔性管理系指通过信息化平台、台帐记录和标识等手段，对设备管理的验收、仓储和历史情况进行追溯的能力。2.可追溯性管理，势在必行。基建期业主主导的设备可追溯性管理，通过系统性管控，标准化操作，对交付安装单位的设备和存入永临结合永

4、久设备库的备品备件和专用工具（以下统称备品备件）做出唯一性的标识，可起到如下二点作用：2.1以防为主，规范管理。业主基于合同，确定相关各方各司其责，通过标准化运作，避免设备验收的四方多头管理造成的混乱，减少由于设备管理复杂性，造成的不同类别,不同规格,不同批次和不同类别设备的混杂，规避张冠李戴的风险，防止混淆和误用；2.2追踪设备，发现问题。通过业主主导的可追朔性管理，以单据为抓手，以标识为载体，强化过程管理，规避信息链中断可能造成的不良后果，实现追根遡源，痕迹管理，为基建转生产后，设备全寿命期内有效“三码”（物资/料编码、设备分类编码和资产分类编码）管理打下良好的基础。三、设备可追溯性管理的

5、实施1.可追遡性管理的准备工作。1.1建章立制，规范可追溯性管理。基建期的业主作为甲方，是整个水电工程设备可追溯管理的责任主体。业主印发了设备管理执行手册，颁发相关的设备管理实施细则、办法，对设备开展可追遡性管理，细化建设单位和参建单位各方对设备管理的职责，对水电工程设备可追溯性管理进行宣贯；1.2对库存设备实行“一本帐”管理。业主通过建立信息系统平台（如ERP），规范设备仓库库存业务，对不同业务形成的实物设备库存进行有区别的管理，准确反映实体仓库内库存设备信息，实现帐卡物的一致性。2.可追遡性管理的实施。2.1规范现场验收四方的职责。业主发布设备验收管理规定，通过建章立制明确现场设备验收“四

6、方”的职责、工作分工，签署验收文件，形成痕迹管理，是工程实现设备动态跟踪管理目标的关键。2.2现场验收单据形成可追溯性的依据。（1）现场验收单据形成法律文件。现场四方的设备验收单据详细地标明了设备名称、规格、数量等内容，一向是供应商合同履行的重要文件，是判定供应商业交货、业主收货和安装单位接收设备的法律依据，也是界定各方行使职责，承担义务的重要依据，同时也是入出库设备台帐和业主信息化平台（ERP）的重要数据。因此，业主建章立制规范现场设备验收单据，可有效开展可跟踪管理。（2）规范的验收单据实现可追溯性管理。验收设备和合同形成“关联”。业主制定统一标准的现场四方验收单，将验收设备与采购合同关联，

7、实现“绑定”：a.四方的设备到货接收记录单标明“合同编号-JS（接收）-流水号”、设备开箱记录单标明“合同编号-KX（开箱）-流水号-开箱次数”、设备验收入库单标明“合同编号-RK（入库）-流水号-开箱次数”、设备出库单标明“合同编号-CK（出库）-流水号-开箱次数”，同时验收入库图纸分发单和出库物资验收单等验收过程文件均相互关联，形成可追溯性管理。大型水电工程的设备，即便是主机，也由多家供应商、生产厂家和分包商组成，且交货时往往由分包商以主机设备供应商的名义从不同的省份，以不同的运输单位向业主直接交货，设备种类多、交货批次多，间隔时间长、装箱数量多、交接文件多，一种设备几十箱到货后，集中开箱

8、，开箱记录单和验收入库单在同一合同编号内，增加了流水号和开箱信息资料，形成同一管理环节中数据的线下文件“绑定”和“关联”，同时，设备入库后通过信息化平台（ERP）进行信息录入，形成线上文件，ERP生成的设备“入库单”、“出库单”的批次号成为设备唯一性，单据的可追溯性“以“点”成“线”。b.对不合格设备，由监理单位出面签发不合格品处置单，该单据列出设备验收、入库单号，在过程文件之间相互绑定，并形成验收管理环节的闭环。统一设备台帐强化可追溯性管理。业主主导设备可追溯性管理，不管是业主还是安装单位均按规定建立相应的基建期验收入出库设备台帐。设备台账是业主掌握设备资产状况，反映水电站各种类型设备的拥有

9、量、设备分布及其变动情况的主要依据。设备参数是设备基础台帐的重要组成部分。基建期设备台帐内容包括了批次号，为该设备的唯一性，可实现设备全寿命的可追溯性管理。a.安装单位的设备台帐管理。业主督促监理单位对安装单位的甲供设备台账实行系统化管理，要求安装单位规范台账内容，将验收单据的编号作为台账内容，便于业主在工程项目内对甲供设备存贮、安装实现可跟踪管理，同时，要求监理单位不定期地对安装单位的甲供设备进行检查和抽检，对发现的问题及时要求整改，达到帐实相符。b.业主单位的设备台帐管理。目前，大凡大型水电工程的业主，均采用信息化平台（如ERP）对设备入出库进行线上操作，形成一本帐管理模式，对安装的甲供设

10、备和验收入永临结合的永久设备库的备品备件进行统计，其中包括基建转生产期的设备与备品备件清册的编制，整理机电设备与备品备件的关联关系及其对应的物资（料）编码信息，现场验收单与合同编号的关联形成可追溯性信息的节点。（3）跟踪管理的内容。设备的基本情况参数和技术参数。设备基本情况参数是指名称、编号、生产厂家、型号规格、出厂日期、供应商、批次号、数量、设备验收人（经手人），技术参数是指设备的电气、机械和控制等技术特性参数等。四方验收单作为跟踪单据，必须附上齐全的验收文件，通常包括说明、规程、试验报告、技术总结，设备检验、检测记录，设备、材料、采购设备的合格证、出厂质量合格证明，设备装箱单、开箱记录，设备图纸、使用说明书，设备测绘、验收记录、设备安装调试、性能鉴定，以及设备随机的电子光盘、磁盘等文件。备品备件交货验收时，必须同主机分开，便于分别交付业主备品备件和安装单位甲供设备。设备资料分类存放、归档，每份正本资料要编档案号，建立完整档案台账，支撑可追溯性管理，并统一存放在业主的档案室，并按规定的年限进行存放。四、结语基建期业主通过规范管理，在设备管理业务上，形成“关联”，留下痕迹，实现基建转生产期设备“三码”对应规则的“头”与“尾”相连，实现设备及备品备件的可追溯性管理，提升工程设备管理的精细度，为实现水电工程设备全寿命管理打好基础。6