某物业公司岗位职责规范.docx

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1、某物业公司岗位职责规范Aiti咳物业管理嗡限公司二，耳其用房管部部长岗位职责房管员岗位职责接待员岗位职责办理入住规程钥匙管理规程装修管理工作规程投诉处理规程业户沟通工作规程回访记录表投诉处理表办理入住流程表房管部部长岗位职责1熟悉有关的物业管理政策及有关规定热情同意业主咨询,与业主沟通识别服务需求及时把他们的需求与期望转达给有关部门处理,并监督落实,建立良好的物业公司与业主间的关系；2、负责审核由公司签发并由房管部送达给业主/客户的所有文件包含各类联系函、各类费用收取通知单等；3、协助物业公司经理组织公司有关部门进行委托管理合同及公共契约的评审；4、负责组织落实业主投诉、报修后的信息反馈及回访

2、工作；5、负责组织业主满意度调查与回访工作为提高服务质量提供根据；6、监督指导本部门员工在日常工作中的工作流程及服务质量;7、主动与横向业务部门进行工作联系、沟通、交流；8、负责落实管理项目整体的管理目标，交房后的管理服务关于缺陷与漏洞及时报告并提出书面处理意见；9、负责收集提供常规物业服务以外的重大经营项目的设计与开发的需求信息；10、组织策划园区文化活动；11按照上级的指令完成临时性各项工作任务；房管员岗位职责1、负责办理业主入住、装修等有关手续。2、负责建立业主档案,及时、准确更新业主的基础资料做好有关的BaoMi工作。3、负责受理业主投诉、报修有关记录的整理、汇总、存档。4、向业主收缴

3、管理费等其他有关费用,负责催缴业主所欠的各类费用,并引领业主到收费处交款。5、对收费中业主反映的各类问题经本部门部长批阅后送达有关部门跟进协调必理。6、统计整理责任区内的收费情况报告,做好日报月报季报年报7、负责参与业主钥匙的交接,建立钥匙管理档案。8、房管员按区划分责任区域,对辖区业主实行一对一的全程服务。接待员岗位职责1熟知所有业主的基本情况及各业主所在的单元号对来访客人能够做到及时、准确的事务受理；2、负责业主或者来访客人咨询的受理同时给予准确的答复做到举止大方,行为标准礼貌待客,态度温与与蔼可亲；3、非工作时间来访人员进出办公区域做好来访人员登记如遇有客户查询业主资料委婉回答问题,要具

4、备BaoMi意识特殊情况需上报部门负责人；4、遇有业主报修投诉时,做好登记第一时间通报有今的区域管理员并与维修部沟通当面与业主确认维修、回访时间特殊情况需上报部门负责人；5、负责监督办公区域设施设备运行情况。6、上岗前须检查与打扫办公区域的卫生；7、负责本部门办公用品的领用、发放并做好有关备案记录；8、做好上级交办的其它工作办理入住规程一、目的：以热情周到的服务准确无误地为业户入住办理有关手续。二内容：1、接待：当业主来管理处时接待员要主动起立、出迎、面带微笑、予以问候2、验证：1）管理员请业主出示下列证件：A开发商发给购房人的入住通知书B、 业主身份证原件（单位购房法人身份证、法人代表证明书

5、、营业执照复印件加盖公司印章、被委托人的身份证原件委托书）C、 购房（或者租赁）合同/房产证复印件D业主一寸照片一张。2）假如业主证件不齐全向售楼处电话查询清晰后再办理。3）证件核准后管理员提醒业主把出示的有关证件与有关资料收好3、填发资料：1） 发给业主储存的资料有：A业户手册B房屋装饰装修管理规定。C钥匙保管收条。2） 管理员发给业户填写的资料,要向业户认真讲解；需返回管理处储存的资料要指导业主正确填写并对业主有疑问的要认真解释。4、收费：A、应收费明细有：装修垃圾代运费。B、前期物业管理服务协议约定的物业管理费及其它费用,C业主如有不一致看法,应向业户出示有关文件、批文并向业主做合理的解

6、释。D、引导业主到收费处缴纳费用并提醒业主把发票收好。5、发放钥匙：A、管理员审核费用交付情况与资料是否齐全。B、向业主解释领取的钥匙明细。C、管理员填写收房书、并请业主在收房书上签字。为方便收尾工程维修在业主同意的前提下给业主开钥匙保管收条,由管理处暂留1把钥匙等入住时凭收条返还业主。6、验房：A、验房人员陪同业主（收房人）进行房屋验收将发现的各类问题填写至房屋验收交接登记表中B、验完房后业主与验房人双方签字C、假如在验房过程中业主发现房内问题较多须退回房间钥匙。说明此次办理入住过程无效等维修完后打电话通知该业户,重新办理入住手续。三、记录：1、办理入住流程登记表2业户入住登记表3收房书4、

7、钥匙保管收条存根5房屋验收交接登记表钥匙管理规程一、目的：加强公司内部管理、协调好各部门工作、确保公司与业户的利益不受损害。二内容：A.钥匙分类：1、业主（入户门）钥匙2、公共（单元门、设备、设施）钥匙3、办公（档案柜、钥匙柜、办公室）钥匙B、钥匙交接：1接管钥匙：包含：入户门、单元门、仓库门、车库门、其它设备、设施钥匙需通过验查后,方可签收、交接并填写钥匙交接登记表,并做记录、存档。2、交管钥匙包含：入户门、单元门仓库门车库门、其它设备、设施钥匙,需填写相应的收房书、仓库交接登记表、车库交接登记表等。3、钥匙标识、存放将钥匙分类,按栋、单元、层室分别用钥匙扣、线绳、钥匙板拴在一起,贴上标签,

8、注明号码、名称或者用途。例：一八栋1单元1层1号编号应为一八#1-1-14、钥匙发放A）业户领取钥匙,在确认身份、办理有关手续、交纳有关费用后由业户签领钥匙填写收房书。B）施工单位、厂家、维修人员来借钥匙问清事由后,填写钥匙借用登记表钥匙要有管理中心专人跟踪、开门如有必要须先经业户同意后方可开门。C）以业户名义来借钥匙的装修人员、维修、安装人员来借钥匙务必先与业主联系经业主同意后方可填写钥匙借用登记表并留下X由管理中心专人开门D）业户外出或者其它情况留下钥匙务必经主管领导同意后,方可留下做好记录并妥善保管如需使用须报主管领导批准方可使用。E） 公司内部人员借钥匙（总公司、售楼处、工程部、其它部

9、门）,问清来由后,填写钥匙借用登记表或者写借条。F） 办公用钥匙（档案柜、钥匙柜、办公室）应妥善保管,不可乱摆乱放如遇休息或者其它情况应及时把钥匙转交给部门负责人保管以备急用。5、若钥匙有丢失或者损坏,应及时上报主管领导,取备用钥匙补配或者赔偿。三、有关记录：钥匙借用登记表钥匙交接登记表收房书仓库交接登记表车库交接登记表装修管理工作规程一、目的：规范小区装修的现场管理二、内容：1装修手续的办理A）审核A.管理员负责审核业户填写的装修申请表与提供的装修图纸是否符合房屋装饰装修管理协议的有关规定。B.对不能提供图纸的,应要求业户认真填写装修申请表如有疑问应向业户询问清咖。C.对改建复杂的装修,应联

10、系业户或者其装修负责人共同查验现场。D.管理员负责在装修申请表填写意见,对不合规定的要求业户另行提供装修方案。B）办证A.管理中心经办人要让业主出具装修垃圾代运费收据并复印留档。未交者问明是自排还是代排若代排提示到财务部交纳代排费。B.管理员办理施工人员的出入证,填写施工人员登记表C.施工人员应提供本人的二张近照、身份证工期在三日内的施工人员可不必提供照片但需提供身份证查验,办理临时证。C）发放装修联系单A.管理员负责填写装修许可证,并帖在其入户门上,以便检查。B.如条件同意,应予召集施工人员交代小区施工注意事项。C.如条件同意,应予指定装修出入路线、装卸货物地点、垃圾堆放点等事项。2、装修现

11、场管理1）、对装修现场应检查下列事项：A.获得装修许可证；B.现场施工人员均持有效施工人员出入证；C.按已批准的装修申请表的意见进行施工；D.配备有效的灭火器；E.在规定的地点与时间施工；F.在规定的地点与时间装卸工具、材料与垃圾；G.无乱堆垃圾,垃圾能及时清理；H.严禁使用电梯装卸装修材料、装修垃圾；I. 动火作业获得批准场地已清理；J. 无治安消防隐患；K.对违章行为已纠正；2）、管理员每周对辖区内所有的装修现场进行一次检查,发现问题记录在每日工作检查表,并负责督促有关人员/单位纠正。3）、保安员负责每日对所有的装修现场进行至少一次检查发现问题记录在每日工作检查表,并负责督促有关人员/单位

12、纠正。4）、保安部负责办理动火作业手续,动火者填写动火作业申请表。保安员在动火作业前后,对动火地点进行查验,以消除火灾隐患。5）、装修施工如需要延长装修时间或者留宿,应到保安部办理有关手续,登记备案以便查验。6）、保安部负责对运出小区的装修材料、工具、半成品进行检查,施工人员应持有业主签名、管理中心批准的物品出入放行单方可。7）、关于违章改建、消防隐患、治安隐患、损坏公物、干扰他人等行为由检查人员视其情况,开出违章整改通知书一式二联,至其责任人纠正后方可同意继续施工。8）违章施工的处理A.口头警告B.限期整改C.清除现场D.拒绝施工人员进入小区E.禁止转移施工用具、设备F.恢复原状G.赔偿缺失

13、H.处以违约金罚款1. 对坚持违章拆改的报告区、市主管部门处理。3、装修结束手续1）装修完工后业户如需要可联系管理中心共同对现场进行初验填写装修竣工验收单对存在问题应要求限期整改整改完毕后验收直到合格。2）剩余的装修材料、工具、半成品由施工人员填写物品出入放行单经业主签名后管理处盖章放行。3）保安员对现场进行清场4）收回装修许可证、施工人员出入证。5）由房管部部长在押金单上签字到财务结算押金并退回余额。三、有关文件1业户手册2、房屋装饰装修管理规定3、业户装修须知4、装修人员须知四、记录1装修申请表2、施工人员登记表3、物品出入放行单4、违章处罚通知书5装修峻工验收单6、每日工作检查表7、动火

14、作业申请表投诉处理规程一、目的：正确处理业户投诉修复与改善由于工作失误而影响的与业户的关系。二、内容：1、业户投诉的形式有：A、 口头B、 电话C登门D、其它方式2、不管业户使用何种方式由管理员对投拆事项的有效性进行识别有效投诉填写投拆处理表非有效投拆应向业主解释原因。3、任何员工不管级别、岗位、均不得拒绝业户投诉并随时记录投诉事项告之管理中心接待员记录在投诉见理表上。4、房管部部长立即派专人处理业户投拆重大投拆事件由部长亲自处理,投拆处理需超过一天的,安排管理员进行投拆处理跟踪。5、投拆处理人有权向有关人员调查或者调配其它岗位人员处理投诉,有关人员被调配者不得以任何理由拒绝配合。6对不旎在短期解决的投拆或者涉及其它单位的投诉,投拆人应向业户解释取得谅解,同时尽快联系解决。7、投诉事件纠正后,由专人持投拆处理表对业户进行回访,回访情况填写在投拆处理表上。三、记录：投拆地理表业户沟通工作规程一、目的：保证与业户的沟通顺畅进行。二、内容：1日常沟通1）在小区公共环境,通常使用口头方式进行对