某水电开发公司工程建设档案管理规定.docx

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1、某水电开发公司工程建设档案管理规定工程档案管理标准规定二。一三年五月第一章基本建设工程档案管理标准11 .主题内容及适用范围12 .引用标准13 .管理职能14 .工程档案保证金45 .档案的编制具体要求与规定56 .工程竣工文件材料归档及移交7第二章档案整理管理标准111 .主题内容及适用范围112 .引用标准113 .名词术语114 .档案整理工作的原则115 .档案整理工作的内容116 .整理工作的程序与要求117 .卷盒的规格14第三章档案收集管理标准141 .主题内容及适用范围152 .引用标准153 .档案资料收集的分工154 .收集范围155 .收集方法216 .收集要求21第四

2、章档案分类细则211 .主题内容及适用范围212 .引用标准及政策文件213 .名词术语214 .分类原则215 .分类要求226 .保管期限227 .案卷排列方法228 .类目及类号设置22第五章附则38附表1：云南省企业事业单位档案工作规范化管理评审标准40附表2：建设工程文件归档范围与保管期限表（城建类）47附表3：建设项目文件归档范围与保管期限表（水电类）62附件1：竣工图章67附件2：已执行章（或者未执行章）67附件3：档号章67附件4：案卷内封面68附件5：案卷脊背69附件6：卷内目录70附件7：卷内备考表71附件8：竣工资料整编审签表72附件9：验收合格证73附件10：公司部门档

3、案移交签证78第一章基本建设工程档案管理标准1 .主题内容及适用范围本标准规定了本公司基本建设工程档案（下简称“工程档案”）工作管理职能，管理内容及要求，检查与考核等。本标准适用于某某某某水电开发有限公司（下列简称“某某某某公司”）及公司工程项目中参加工程建设的各设计、施工、调试、监理、质量监督、测量、试验、安全监测中心等全部单位的有关该工程项目的档案管理。2 .引用标准中华人民共与国档案法国家档案局、国家计委国档发19884号关于印发基本建设项目档案资料管理暂行规定的通知2002年5月1日实施的GB/50328-2001建设工程文件归档整理规范DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要

4、求与档案整理规范国家建委82建发施字50号关于颁发“编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定”的通知中华人民共与国行业标准D1/T5123-2000水电站基本建设工程验收规程云南省交通运输厅关于公布云南省公路工程竣工文件编制有用范本的通知（云交基建2009484号）3 .管理职能3.1 本公司各水电建设项目部工程档案工作同意上级主管部门的领导，并在地方档案行政管理部门的监督与指导下开展工作。3.2 公司设立工程档案管理领导小组，组长为分管档案工作的公司副职，成员为各有关部门负责人，全面负责项目部工程档案工作的组织与领导。公司档案室在建设期间设在工程部，档案业务管理工作由工程部负责。公司工程档案管理

5、领导小组下设办公室，办公室主任由工程部负责人担任。办公室负责工程档案管理日常工作、制定公司工程档案管理标准及资料收集、发放、验收、接收等具体工作。其要紧职能是：3.2.1组织贯彻实施中华人民共与国档案法与上级主管部门有关工程档案工作的法律法规，方针政策，促进“依法治档二3.2.2组织制定与完善公司档案工作的规章制度（管理标准），监督、检查与考核有关单位与人员的执行情况，保证工程档案工作责任制的落实。3.2.3研究、解决基建档案工作中的重大事项与档案工作中的人、财、物等问题,确定工程档案工作的目标规划O3.2.4组织协调与处理工程档案工作中的纠纷，依法保护公司的合法权益。3.2.5对档案工作规章

6、制度的执行情况进行考核，对在工程档案工作中有突出奉献的单位与个人提出奖励，对违反档案法规的事件提出处置、意见与建议。3.2.6负责向工程设计、施工、调试、监理、质量监督、测量、试验、安全监测中心等单位宣传工程档案工作的方针政策与规章制度，对工程档案的收集、积存、整理、分类、组卷与归档工作进行监督、检查与指导，明确分工，提出工作要求。3.2.7负责收集工程全部设计档案材料，施工档案材料与监理档案材料。3.2.8根据所收集设计、施工、监理档案材料的情况，负责工程竣工档案的接收工作。3.2.9参加设备开箱验收，收集设备档案，并提供利用。3.2.10组织工程技术人员对收集，接收的竣工档案进行审查，确保

7、档案的齐全、完整、准确与系统。3.2.11负责全部竣工档案的立卷归档工作与提供利用工作。3.2.12负责工程档案工作中的情况，问题的反映与联系工作。3.3各参建单位的职责：3.3.1公司所属各水电站建设项目工程档案管理网络由建设各方共同构成，由公司档案领导小组统一领导。各参建单位分管领导、档案工作有关人员及公司档案室负责人、各部门指定的档案资料人员均为工程档案管理网络体系中的责任人。档案管理网络务必随工程建设情况及时进行必要的调整，任何新的参建单位加入务必在30天内纳入工程档案管理网络中。3.3.2各参建单位的职责：某某某某公司：负责工程建设全过程文件材料的编制、归档等工作的组织协调；负责工程

8、管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档；负责接收工程全部档案,或者向其他单位移交。设计单位：提交工程各阶段的勘测、设计文件，提交全部设计修改通知单、设计总结、图纸总目录、设计说明书、要紧工程图纸汇编等。施工单位（含制造单位）：负责收集、编制、整理、提交全部竣工图，施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录），工程联系单、机组启动试运行方案阶段方案、措施，试运行记录、验收签证书与移交试产生前的消缺记录、施工总结等。监理单位：负责收集、编制、整理、提交工程监理范围内形成的各项监理事项的全部文件材料与监理工作总结；督促、检查施工单位在工程建设中形成的文件材料的收集积存与完整、准确、系统性情况

9、；负责对施工单位竣工资料收集及整编工作进行业务监督与指导，并负责对施工单位工程竣工档案提交某某某某公司前进行全面审查、签署意见；负责对竣工图纸的审核、签署意见。质量监督：负责提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。试验中心：负责收集、整理、移交实验报告、月报、年报等测量资料测量中心：负责收集、整理、移交测量报告、检测成果等有关测量资料安全监测中心：负责收集、整理、移交检测月报、周报、年报等监测资料调试单位（包含由施工单位承担调试工作的单位）：负责收集、编制、整理、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告与调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评价表、继电保护整定单、设计变更资料、设计工作

10、总结等。生产运行单位：负责收集、整理、移交生产准备文件，企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；提供机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论，试生产工作总结）；提供设备命名，主系统起动及倒送电方案等。3.4公司内部管理职责3 .4.1为加强工程档案管理、同时也是加强业主对工程施工过程及程序的监督、管理及考核，保证达标投产能顺利实现，公司除履行档案管理规定的自身职责外，增加了工程竣工资料（包含施工、监理）审核职责。具体职责及程序为：经监理审查签字通过的竣工资料先由有关部门负责审核其工程建设中文件材料的收集积存的完整、准确、系统

11、性情况（包含是否按有关规程、规范进行施工及按应该实行的管理体制运行）与竣工图准确性复核（是否准确、真实及设计修改的反映），再由工程部进行档案资料规范性审核。公司内部审查职责区分为：工程竣工资料组卷前由有关部门负责审核职责（如机电工程由机电物资部、土建工程由工程部、安全文明施工由质安部负责）,组卷及归档的审查由工程部档案室负责；公司自己形成的档案由有关部门收集、整理、移交（各部门应负责自己移交的资料完整、齐全、规范），由公司档案室协助归档。4 .4.2公司各部门在档案工作中的职责、分工如下：3.4.2.1公司档案室：工程部负责公司档案室的口常管理工作、代表公司开展档案业务、及工程档案管理工作；制

12、定公司档案工作有关标准、制度、工作计划、总结、汇报档案工作并负责对外开展联系；负责工程档案资料的收集、整编及归档工作（按工程项目验收后一个月内归档）；履行公司在档案业务上的指导、检查、考核职能，履行接收、汇总、利用、移交等职能。3.4.2.2综合办公室：负责公司全部文书档案的收集、整理，负责人事档案收集、整理，负责工程征地、移民、拆迁文件、资料的收集、整理，按年度（第二年一季度内）向项目部档案室移交；3.4.2.3财务部：负责公司会计档案、工程审计文件的收集、整理，按年度（第二年的上半年内）向项目部档案室移交；3.4.2.4计划合同部：负责工程招投标过程中形成的全部文件资料（包含各类合同文件）

13、按年度（第二年一季度内）向公司档案室移交；负责工程支付、变更及竣工结算资料的收集、整理，按工程项目完成一月内向公司档案室移交；3.4.2.5机电物资部：机电安装工程、金属结构工程中考察、咨询、监造、运输、设备验收、调试、检验、试运行等文件；设备招投标文件、合同文件、图纸，设计设备技术、价格、质量、交货范围、交货时间有变化的文件，安装合同执行完后一个月内向公司档案室移交；材质证明书、材料结算资料等按年度（第二年一季度内）移交。3. 4.2.5质安部：公司在安全生产、文明施工工作中的各类文件资料的收集、整理,按年度（第二年一季度内）向公司档案室移交。4. 4.2.6工程部:公司在环保水保工作中形成

14、的文件按年度（第二年一季度内）移交，及以部门名义下发的有必要归档的工程文件、文函等资料的收集、整理。按工程验收后一个月内向公司档案室移交。5. 工程档案保证金5.1 公司工程档案工作实行保证金制度。凡承揽、承包本公司工程的设计、施工、调试、监理、质量监督单位，均应按一定比例预留档案保证金。5.2 档案保证金包含在工程费用中，若在承揽、承包合同中明确了金额的，按合同金额预留。合同中没有明确金额的按合同中管理费的5%计提档案保证金。5.3 根据设计、施工、监理工作的进度，及时按要求编制、移交档案材料，符合档案编制要求的工程承揽、承包单位，根据竣工的（单位、单元工程）工程造价与预留保证金比例全额支付

15、保证金；否则，按下列标准进行考核。4.3.1档案材料移交不及时，考核该项目保证金的1020%。4.3.2档案的编制材料、编制质量不符合规定要求的，考核该项目保证金的10-20%o4.3.3档案材料移交不齐全，不完整的，按编制所缺档案资料费用的24倍考核。4.3.4档案材料编制不准确的，按未移交该档案处理，全额考核保证金。4.3.5以上考核的对应项目保证金不足时，在其它项目保证金或者质保金中扣除。4.3.6考核所得费用用于完善竣工档案材料或者奖励工程档案工作中取得突出成绩的单位与个人，不再返还被考核单位。4.4档案材料移交时间4.4.1 设计、前期文件材料按工程进度与公司规定的时间移交。4.4.2 设备档案在开箱验收后移交。4.4.3 施工档案材料、及竣工档案等材料在竣工验收后移交。4.4.4 4.4监理文件材料按年度及完成标段进行移交。4.5档案资料的保管期限：各类竣工档案资料的保管期限详见附表2（城建类）、附表3（水电类）。5.档案的编制具体要求与规定5.1 工程竣工文件材料原则上按合同段与单位工程组卷编制。5.2 某某某某公司工程执行三类档案验收、分类组卷标准：公路或者桥梁按