某酒业行政管理制度汇编.docx

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1、某酒业行政管理制度汇编二零零三年八月一、员工行为规范1二、内部印章管理制度3总则3第一章印章的种类及组织机构3第二章印章的使用3第三章附则4第四章附表4三、文件与档案管理制度7总则7第一章文档的分类7第二章文件的编号与管理8第三章档案的编号与管理8第四章文档的储存期限10第五章附则11第六章附表11四、保密制度14总则14第一章保密义务14第二章机密的定义14第三章保密管理14第四章附则15五、车辆管理办法16总则16第一章公务车用车管理16第二章货运车用车管理17第三章车辆的维修与保养17第四章驾驶员管理17第五章违规与事故处理18第六章车辆的费用管理18第七章附则19第八章附表19六、会议

2、室管理制度23总则23第一章会议室的使用23第二章会议室的日常管理23第三章附则23第四章附表24七、办公用品与办公设备管理规定25总则25第一章办公用品管理25第二章办公设备管理25第三章附则26第四章附表26一、员工行为规范第一条严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事务。第二条办公室内能够就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵。第三条遇公司客人来访时，要礼貌谦让。第四条禁止将私人客人带入办公区域。第五条员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。第六条员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发只是耳，并不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或者其他饰物的佩戴应得当。第

3、七条不准在办公室及公司门口的楼道内吸烟。第八条各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发出臭气或者有碍卫生之垃圾、污垢或者碎屑。第九条各工作场所内，严禁随地吐痰。第十条垃圾、污物、废弃物等，不得任意乱倒堆积。第十一条员工的办公桌面要保持整洁，文件、文具要摆放整齐。第十二条公司电话要紧是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。第十三条接听电话要用话简练、清晰，回话礼貌、耐心。第十四条不得用办公电话长时间聊天，通话时要注意音量，尽量不打搅他人工作。第十五条个人办公桌电话响铃五声内要接听。第十六条输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。第十七条员工应爱

4、护各类设备，降低消耗。对各类设备应按规范要求操作、保养。如发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。第十八条严禁个人在计算机内安装游戏软件。第十九条严紧在公司上网浏览与工作无关的内容，不得用网络通讯工具聊天。第二十条员工要有防计算机病毒意识。使用软盘或者其他电子存储介质在使用前，务必确保无病毒。第二十一条任何人未经计算机使用人同意，不得使用他人的计算机。第二十二条除专门负责硬件保护人员外,任何人不得随意拆卸所使用的计算机或者有关设备。第二十三条员工要确保所用的微机及外设始终处于整洁与良好的状态。第二十四条应增强消防意识并有安全防火的责任与义务。第二十五条离开办公室前检查各自的办公桌，并将所有锁锁

5、好，并要关闭本人所有电源设备的电源。第二十六条最后离开办公室的人员要检查并关闭所有公共部门的电源（传真机除外），关闭空调，关好门窗。二、内部印章管理制度总则第一条为规范公司印章使用，制定本制度。第一章印章的种类及组织机构第二条印章种类：1. 公司章：经公司工商主管机构登记的公司印章；2. 合同章：专用于签订各类协议、合同的印章；3. 财务专用章：专用于财务的印章；4. 业务专用章：用于业务员接洽业务，开介绍信的印章；5. 提货专用章：用于销售部物流组员工提货时使用的印章；6. 法人代表人名章：用于签订合同与签发支票的印章,第三条印章的保管：1. 公司章、合同章由办公室主任负责保管；2. 财务专

6、用章由财务部会计负责保管；法人代表人名章由出纳保管；3. 业务专用章与提货专用章由销售部内勤负责管理。第二章印章的使用第四条签章：1. 员工需在有关文件上签章时，首先由用印人到相应部门填写印章使用登记表。2. 经该员工的部门经理审核后，再签章。3. 部门经理需签章，由总经理审批。4. 公司章、合同章与法人代表人名章的签章须通过总经理的审批。5. 若总经理不在公司，务必经行政副总审批，并由印章管理人员在登记表的备注中加以说明，方可签章，但总经理返回时应立即补审。6. 用印人须将印章登记表上的内容填写完整,否则，印章管理人员有权拒绝签章。7. 如协议、合同上已有公司总经理签字，印章管理人员可直接签

7、章，但应在印章使用登记表中说明。8. 需使用财务专用章时需要财务部经理的批准。9. 需使用业务专用章与提货专用章需要销售部经理批准。第五条如需将公司公章、合同章或者法人代表人名章带出公司，携章人务必提出书面申请，并须经公司总经理签字批准。取章时，在印章使用登记表上要注明携章去的地点；还章时，要将在外签章的内容按照签章程序，在印章登记表上顺序填写，并写明还章时间及还章人。第六条印章使用登记表为公司重要档案，需无限期储存，任何人不得以任何理由予以销毁。第七条公司印章发生损坏，由保管人员承担保管责任；公司印章丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜，如发生损坏，应于损坏后7天内办理完毕更换事宜。公

8、司变换印章，由原先印章保管人员负责办理。第八条严禁未履行程序，加盖印章。第九条重要合同、协议在签章前应由财务部与总经理审核。第三章附则第十条本规定自公布之日起生效。第四章附表第十一条印章管理制度表格1. 印章使用申请表2. 印章使用登记表附表一:管理部门:日期:日期:XX公司印章使用申请表印章类别:印章用途:申请人：审批人：附表二：XX公司印章使用登记表办公室口财务部口销售部序号印章类别印章用途用印人日期备注1234567891()11121314151617181920说明：要将印章带出公司使用时，需在备注栏中注明地点，及在还章时注明还章时间。三、文件与档案管理制度总则第一条为规范公司各部门

9、的文件与档案的管理，做到文档流转及时、保管安全，制定本制度。第一章文档的分类第二条公司文档分类（包含电子文档）：1. 合同类文档：指公司与其他法律实体签订的具有法律效力的文件。包含合同、协议与备忘录。2. 规划类文档。指涉及到公司进展与计划的各类文件：公司进展规划、公司年度经营计划、公司年度市场营销计划、公司年度销售计划、公司人力资源计划、公司年度预算方案等。3. 制度、政策类文档。指公司各类规章制度文件、公司销售政策与公司的各类通知等。4. 报告类文档。指各类最终提交的方案或者者分析结果：各期财务分析报告、市场分析报告、新产品方案的报告、广告与促销方案的报告等。5. 方案类文档。指各类未最终

10、获得通过的申请报告、计划或者者方案：各类计划方案、新产品开发方案、广告促销方案、销售政策调整方案等。6. 信息类文档。指记录客户信息的各类文档与财务部的各类会计记录：客户档案与会计帐目、会计凭证等。7. 表单类文档。指公司运作过程中产生的各类表单。借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用品领用单等等。8. 外来文档。指与公司业务无直接联系的各类外来文档：书籍、报刊、杂志、信件。第三条文档按照是否处于流转状态又可划分为文件与档案两类：文件是指处于流转过程中的文档；档案是指已经停止流转，有人专门留存保管的文档。文档的编号按照文件与档案的区别也有所区别。第四条规划类文档、

11、制度政策类文档、合同类文档与信息类文档属于档案；方案类文档属于文件；表单类文档与外来文档属于文件。第二章文件的编号与管理第五条文件的编号：文件按发起部门进行编号，编号规则：总经理发文：【总】年文号V办公室发文：【办】年文号V人力资源部发文：【人】年文号V市场部发文：【市】年文号V销售部发文：【销】年文号V设计部发文：【设】年文号V财务部发文：【财】年文号V规则说明：内文字为部门第一个字；“年文号”是某年第几个文件，空格处用阿拉伯数字填写；“V”是版本号，是指该文件通过了几次修订，空格用阿拉伯数字填写。第六条文件的流转：文件是需要通过各级领导批阅的文档，每一位批阅人接收到文件后，2天内应做出响应

12、，把文件交给下一位批阅人，假如该文件未获通过，则返回给文件发起者，让其进行修订。第七条文件的归档：文件获得审批通过之后，文件的最后获得通过的版本应该由相应部门的人员留存归档。将文件进行档案编号。第八条表单类文件用日期加简单数字加以编号。如在2003年12月26日的出库单编号为:20031226-0234；其中前面八位数字是日期，后四位数字是该类表单在本年度的流水编号，由流转过程最后一个接收者留存。第九条外来文件不需要进行编号，由统一由办公室留存。第三章档案的编号与管理第十条规划类档案、报告类档案与制度政策类档案的编号:档案按照留存部门进行编号，编号规则：总经理存档：【总】年档类号【】办公室存档

13、：【办】年档类号【】人力资源部存档：【人】年档类号【】市场部存档：【市】_一年档一一类一号【销售部存档：【销】年档类号【设计部存档：【设】年档类号【财务部存档：【财】年档类号【规则说明：前一个“【】”内文字为部门第一个字；后一个【填“机密”或者“普通”,表示该档案是否属于公司机密，机密档案按照保密制度进行管理。“年档类号”是某年某个类别第几个档案，年份与编号用阿拉伯数字，类别要紧为：规划类、计划类、预算类、报告类、制度类、政策类。第十一条信息类档案的编号：1. 会计帐目与会计凭证在一定期限（一年）后装订成册，在封面上标明内部记录的内容与记录的开始结束时间。2. 客户档案的编号：客户档案能够分为

14、客户基本信息卡、客户评估、客户信用评级、销售合同副本、销售统计报表。客户档案总编号：省份一客户简称一客户类别一客户等级；客户基本信息卡编号：JC一客户简称一客户类别一V一日期；客户评估报告：PG一客户简称一客户类别一V一口期；客户信用评级卡：XY一客户简称一客户类别一V一日期；客户销售合同复印件：HT一客户简称一客户类别一日期；客户销售统计报表：XS一客户简称一客户类别一V一日期。编号说明：“省份”用拼音简称，如天津简称之TJ,假如出现容易出现混湘的编号，如河南与湖南，则用三个字母标注，河南简称之HEN,湖南简称之HUN；客户简称，用客户中文名字四字简称的汉语拼音首字母表示；“客户类别”分为经销商与零售终端分别用其英文首字母（经销商：Distributor；