会议与活动策划专家实用模板.docx

《会议与活动策划专家实用模板.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议与活动策划专家实用模板.docx（29页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、会议与活动策划专家实用模板目录一、会议提案表格/1二、会议登记表格/7三、参展登记表/11四、邀请会议的要紧发言人/14五、给预期作者的信/16六、会议调研引导方向/17七、拒绝信/一八八、体检明细表/19九、会议评估表/20十、与会证明/24十一、活动管理人员检查样表/25出版者按语：在这里我们将会议与活动策划专家一书中各类文件、表格等有用模版编辑成电子文件，方便读者使用。一些文件还配有实例，您也许会在自己的会议或者活动中用得上。我们在一些模板中包含了许多管理的细节,因此，您能够根据自己的情况确定如何在文件中使用。我们也提供了一些您可能会用到的信件的范本，应用于与要紧演讲者或者文章作者的交流

2、，或者者是与那些由于论文未被选中而无法参加活动的人进行沟通。最后为您提供的模板则是由一个系列一日培训活动清单改编的。培训地点是英国某城市中心的一个旅馆,那儿的活动经理负责确认活动是否顺利进行,但是他并没有参与活动或者其内容的策划。模板中已包含了许多细节，将大大提高您准备会议与活动文件等资料的效率。假如您继续拓展自己的文件，并发现您的文件对我们所提供参考资料是很好的补充，我们会非常高兴收到您的来信（WwemresSX26x）一、会议提案表格表9-1是一个为期三天的会议提案表格。它说明假如议程提案将要提交给审定人，而且包含了大量有助于会议工作组确定演讲者意图与需求的内容，那么此表提出的细节将是很有

3、用处的。表9-1会议提案样表（会议标志）会议提案表格您能够在会议网站xxxx.co.uk/Conf上填写此表格。或者者将填好的表格于（截止日期）前邮寄到（会议地址）。第一节：联系方式我们将就您提交的议案，与在此提供全面信息的人进行联系。这些信息将不可能提交给审定人。头衔姓名全面工作经历（请将能够作为您的通信地址的地方标记出来） 工作职位 部门 机构口地址市县邮编国家电话传真电子邮件假如您还是其他机构的成员，而且愿意我们将您的资料标于您的名卡及会议与会者手册上，请提供全面信息于下。其他社会关系第二节：演讲提议会议形式 专题学术研讨会（90分钟，其中有75分钟的小组活动时间） 讨论会（45分钟，其

4、中有20分钟的讨论时间） 海报 专题学术研讨会海报 讨论会海报提议会议/海报标题标题副标题演讲者请列出所有提议议程的演讲者。所有演讲者/主持人务必作为付费代表出席此会议，并填写一张独立的登记表。姓名社会关系（某机构或者组织）合著者（不出席会议）请列出此次会议的合著者的姓名全称与社会关系（某机构或者组织）。合著者不要求出席会议，但会议与会者手册中会提到他们。姓名社会关系（某机构或者组织）会议内容描述请为会议与会者手册提供议程描述（以第三人称）。不要超过一五。字。关于专题学术研讨会及讨论会:请描述会议代表在此次会议中将如何主动地参与互动（最多50字）。会议中代表们将请描述代表们将从会议中得到的三点

5、益处。在会议结束之后，代表们将:2. 3. 目标听众会议与会者手册中将会提供一些资料，用以帮助与会者选择他们最为感兴趣的会议.除非您进行了特殊声明，否则所有的同行都会对此会议议程有兴趣。请指出哪个会议适合最资深人士，或者是适合特殊专业学科人士。此次会议关于（请在下列人群中选择一种）具有特别意义： 资深同行； 相对而言，刚接触到本会议主题的人士； 有兴趣对此会议主题进行研究的代表。提纲请指出最适合此次会议的提纲： 提纲1提纲2提纲3口提纲4关键词您能够从会议网站xxxx.co.uk/conf上浏览到关键词列表，请选出五个适合此次会议的关键词填写于下。2. 3. 4. 5. 您能够为此次会议另选一

6、个您认为合适的关键词（比如一个项目名称）：演讲者与合著者个人履历请以第三人称提供简历（不超过50字）第三节：策划信息需要的设备专题学术研讨会及讨论会一间标准的会议室应配备下列设备：最多可容纳30人的座位，白板或者是挂图，高射投影仪与大屏幕。请选出其他的必褥品： 不需要其他必需品 用手提电脑（微软视窗2000的平台及办公软件）投影 电视机与VHS录像机 35亳米的幻灯片投影仪与大屏幕 计算机实验室（最多20台） 因特网接口（数量有限，如非务必，请勿申请）其他粘贴海报假如您将提供一个海报，或者是演讲，或者是希望提议专题讨论会与讨论会议，请填写这部分。要展示海报，您需要作为代表参加会议。能够在一个海

7、报白板上（能够装得下一张AO大小的肖像海报），用维可尼尼龙钩张挂海报。这是所有海报展示的标准。请选出另外的必需品： 不需要其他必需品 桌子 单人椅 两把椅子 单孔的240伏插座 另外的展示空间（为另一张AO海报准备的）二、会议登记表格表9-2举例说明的是您也许会在三天住宿式会议中使用到的登记表格的内容，包含一个社交节目，此表还提到各类其他要素，比如与会者对饮食的特殊需要或者是其他特殊需要等等。会议登记表格表92会议登记样表请将填好的表格送到：（会议办公地点）联系方式会员卡号（假如适用）头衔姓名工作情况（请将能够作为您的通信地址的地方标记出来） 工作职位 部门口机构 地址市县邮编国家电话传真电子

8、邮件假如您还是其他机构的成员，而且原意我们将您的资料标于您的名卡上，请提供于下。其他社会关系登记细节登记的截止日期是（截止日期）。假如您要在截止日期后登记，将要交纳20英镑的滞纳金。假如您要在截止日期之后更换登记的内容，将要缴纳20英镑手续费，而且，即使您在截止日期后取消登记也不予退还。“提早到达”折扣适用于在此日期前到达的代表（提早到达截至日期）.所有工作人员、会员及准会员都可享受会员折扣。请填写下列所有表格所有的房间都是套房早到的会员早到的非会员会员非会员三天含住宿假如您希望我们提供一份盒饭作为周五的午餐，请在方框中划勾.假如您希望与与会其他代表同住一间房，请写出您的要求：含联谊活动及正餐

9、三天不含住宿*含联谊活动及正餐一天住宿周三含周三的午餐、正餐、与联谊活动及周四的早餐周四（周三到）含周三的联谊活动与正餐及周四的早餐与午餐周四（周五离开）含周四的午餐与正餐及周五的早餐与午餐周五*含周四正餐及周五的早餐与午餐一天不含住宿含午餐，不含联谊活动及正餐。周三周四周五额外的住宿费为XX英镑每夜周二周五含早餐，不含晚餐。附加内容联谊活动请选出您喜欢的联谊活动（周三晚上）：口音乐会口神秘搜寻之旅口敞棚大巴游口文化酒吧游萨尔萨舞特殊需要我们将尽量满足所有代表对饮食、灵活性、感官与其他的需求，人人机会平等，会议应当是令人愉快并富于制造性的。登记时请告知我们您的特殊需求（请填写在专门的表格中或者

10、另行标注），以便我们在您抵达前做适当的安排。饮食需要非素食者口素食者口完全素食者小麦过敏坚果过敏口糖尿病患者口其他（请写出）其他需要请选出您在下列哪方面还有需要并请提供意见：口没有口灵活性舒适度口其他建议我们有专人负责解决您的特殊需要。假如您想我们与您联系，请在方框中划勾口。付款信息在您确认登记之前，我们需要您为所有选择的项目付费。您能够采取支票、特许订购单、信用卡或者借记卡付款方式。如使用信用卡（比如：万事达信用卡、维萨信用卡或者JCB信用卡），付费需另行缴纳2.5英镑的手续费。 我以支票或者邮政汇票（直接付到会议办公室），支付全款英镑。 我以特许订购单，支付英镑。 我以信用卡或者借记卡，支

11、付全款英镑。万事达卡口维萨卡口瑞士卡口单卡口JCB信用卡我的信用卡号为：口口口口口口口口I到期日：/版号（仅限于瑞士卡）：m签字：资料保护声明为了便于会议的管理，您在这张表格里提供所有的资料都将以书面文件或者电子文件形式记录下来。与会人员的名字、社会关系及电子邮件将会在会议代表目录上公布，除了您指出需要保密的部分。关于创办者，在提案表格里填写的名字、社会关系与简历将会公布于会议与会者手册及网站中。我看清并明白上述声明：签字日期假如您不想成为会议代表，请在方框中划勾。假如您想在会议中发言，请在方框中划勾。请将填写好的表格送至：（会议办地址）欢迎就附加内容致电0207XXXXXXX,电子邮件：co

12、ngferencexxxx.co.uk或者登陆网站：xxxx.co.uk/confo三、参展登记表表9-3是以一个大型膳宿型、并包含商业展览的会议为例的参展登记样表。表9-3参展登记样表参展套餐商业展位包含：2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个一三安培的插座。为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡与午餐。费用：500英镑。商业展位+代表文件包内容*包含：2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个一三安培的插座。为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡与午餐。所有代表文件包中添加一份宣传单（最大尺寸A4）。费用：700英镑。商业展位与会议与会者手册中的广告包含：2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个一

13、三安培的插座。为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡与午餐。另加会议与会者手册中的广告（请选择尺寸）A4纸（一八OmmX255mm）575英镑半张A4纸（125mmX八Omm）550英镑四分之一A4纸（125mm85mm）525英镑代表文件袋中内容*每位代表文件袋中的宣传单（最大尺寸A4）费用：300英镑会议与会者手册中的广告A4纸（一八OmmX255mm）100英镑口半张A4纸（125mmX八Omm）60英镑口1/4张A4纸（125mmX85mm）30英镑*请将所有宣传单于（截止日期）前送到会议办公室。所有广告插图务必是待印制的形式（比如胶片或者高质量的激光打印稿），或者是以灰度粉末静电喷涂格式

14、或者标签图像文件格式（至少每英寸300点）存于光盘（计算机兼容的）。收取副本的截止期限是（截止期限）。您需要交纳一定费用用于排版,请与会议办公室联络，讨论其细节。联络方式姓名组织地址电话传真电子邮件与会者的姓名（用于名卡）2.假如您希望会议与会者手册中包含您的组织资讯，请提供不超过一五0字的文件说明:付费及发票请预先支付所有款项，能够使用支票、特许订购单、信用卡或者借记卡支付。如使用信用卡（比如：万事达信用卡、维萨信用卡或者JCB信用卡）付费需另行缴纳2.5英镑的手续费。 我以支票或者邮政汇票（直接付到会议办），支付全款英镑。 我以特许订购单，支付英镑。 我以信用卡或者借记卡,支付全款英镑（另付2.50英镑手续费）。万事达卡口维萨卡口瑞士卡单卡口JCB信用卡我的信用卡号为：口口口口口门口口口I