会议管理技巧.docx

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1、会议管理技巧【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的要紧目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或者过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇：员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。会议的意义1 .会议是一个集思广益的渠道如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不一致的人、不一致的办法汇聚一堂,相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不一致观念相互碰撞的产物。2 .会议显示一个组织或者

2、一个部门的存在互为前提会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或者部门，一个组织或者部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或者部门的存在价值。组织或部门图1-2组织或者部门与会议3 .会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛进展，人们的沟通方式越来越多，现在人们能够通过EFai1、多媒体等种种形式进行沟通，但是,群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。由于这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的目的开展有效

3、的沟通会议是一种多项交流，能够集思广益，实现有效沟通是会议的一个要紧目的。传达资讯通过会议能够向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或者其他部门的有关资讯。监督员工、协调矛盾许多公司或者部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，熟悉员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级与员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题达成协议与解决问题通常要经历下列6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生与问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤资源共享利用开会汇合资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意开发创意的会议目的突出反

4、映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思,同时论证新构思，使其具有可行性。 激励士气年初或者年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 巩固主管地位经理或者主管为了表达自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。会议的种类会议能够按照人数、开会方式与开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展密切有关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众夸

5、奖或者批判别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各类会议解决问题、达到目的。2.全体会议1 .固定的部门会议建议獴室：至少冬月一次注熊事项：不能多千冏一次,否累器易彩成格畲的不良为怖持会议时间记录在名记本上以财团一射藐姐！或工作上的被动.裳谀耸空，至夕号牛q一次注事事利用全体大会也根Hj1便不线纬鳖，否列会给公用总成沉塞负程.4.一对一会议3 .处理突发事件的会议建议频率：糙时注意事切忌太频繁.否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地.建议频至t按需要法章事项：

6、可以桥需要天天发生，好不要翅过1小时.会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本与效率缺失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。1 .会议的时间成本时间成本=参加会议的人效X为舍塞的准备时间与会者的旅行时间，会议秘书工作时间会议JR分人员工作时同）注篁：如果时间成本不太直观，则黄扶成金俵成本.金找成本=开会的时间或余x为会人员平均每小时的薪水2 .直接的会议成本3 .效率缺失成本开会时，主管人员务必离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的缺失，就是效率缺失成本。效率缺失成本包含下列3种情况：效率损

7、失的3中情况：因不及时相听重要存户的电话而损失一大第生意不能及时处理存户的投诉而得举一批客户不能及酎解决自己管林范圈内的突发事件而停工停产【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的抉失。因此，每个人应从基础做起，深刻懂得会议的意义、目的、分类、合理的发生频率与如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。【心得体会】第2讲会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规危会议效率不高的

8、原因及预防性管理1 .会议的通病一效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些办法，他的办法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。我敢说：大多数的公司决议都是有问题的，甚至是错误的！其根本原因在于：大多数公司的会议效率都很低下！很多公司往往由于下列原因，开会效率低下：公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或者非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管关于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或者放弃参加其他会议。有些“务必到会”的员工，由于已经与重要客户或者政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往

9、并非与议题关系最密切的人，因此准备不充分或者者根本来不及准备。时下有一句很流行的话“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话能够改为“开会比较烦二开会之因此烦，用小王的话来说，就是“会议常在亳无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。2 .会议效率不高的原因会议效率不高通常由下列7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点与会议的准备工作。会议的三种致命伤:主持人的技能会议的地点会议的准备工作表2-1会议效率不高的原

10、因及具体表现项次原因具体表现(1)时间会议安排在马上午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。(2)地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。(3)开会对象的选择务必出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。(4)主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。(5)参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。(6)会议的准备工作开会前没有通知与会者有关事宜，致使会议拖沓而无成效。(7)开会的原因、目的与结果开会的原因、目的与结果在会议进行中突然发现皆不明确，致使会议亳无意义、宣告失败。3 .预防性管理所谓

11、预防性管理，事实上就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。关于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各类原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。【举例】以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议通常应安排在周二至周四上午或者是下午两点半之后，避免安排在周一或者周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知务必出席会议的人，将出席会议的人分为务必参加者、能够旁听者与可选择参加者儿类。主持人的技能选择具有亲与力、影响力的

12、人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提早做好具体的准备工作。开会的原因、目的与结果在会议举行之前将开会的原因、目的与结果通知所有的参会者。【自检】请根据自身情况完成下列表格。(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？是口否(2)假如存在，请从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项，并提出改进意见。存在问题是否存在改进意见主持人亳无影响力口是否会议地点的布局让人很有压迫感口是否会前准备不足，会议议题让人不明因此口是否会议总是选在午饭时间进行口是否高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会

13、议具有8大特征。人嚏效会议的八大特征：只在必要时才召隼好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席融了评论和归纳记录所有决定，建议和负责人建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使马上召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范与会议规范本身。1.会议时间安排的规范会议时间安排的规范：8AM-9AM发言的欲望没被啖醴，不宜让与会者对提议有太多媾豆业务分析.9AM10AM适合1对1会谈，也是进行业务会谈的最佳时机.IOAM-12AM或IPM3PM,适合集

14、思广益.3PM-5PM最好不安排会议.上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工,心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或者进行业务分析，从人的生理与心理角度来看，是不现实的。 上午9T0点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 上午10-12点或者下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。 下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。2 .会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范要紧包含下列条款： 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及有关资料。 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应明白保护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意见不一致是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，