企业办事处管理手册.docx

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1、企业办事处管理手册办事处管理手册分目录第一部分：办事处设置及岗位责任体系2第一章办事处机构定位2一、办事处机构性质2二、办事处机构职能2三、管理总则2四、岗位基本原则2五、办事处组织结构设置2第二章办事处岗位责任制度3一、办事处经理岗位职责3二、业务经理岗位职责4三、内务主管岗位职责4四、统计员岗位职责5五、开单导购员岗位职责5六、仓管员员岗位职责6七、储运员岗位职责6八、司机岗位职责6第二部分：办事处管理体系8第一章办事处系统管理制度8一、例会制度8二、考勤制度9三、办事处工作制度10四、办事处办公设备使用制度H五、办事处车辆管理制度H六、办事处保密制度12第二章办事处销售目标计划管理12一

2、、月度销售计划的编制根据12二、销售计划编制、修改与确认12三、销售计划执行情况的考核13四、销售目标计划管理流程13第三章办事处物流仓储管理14一、仓库管理制度14二、订货发货管理制度15三、办事处调货管理制度17第四章人事管理制度18第五章财务管理制度19*公司营销中心办事处管理手册第一部分：办事处设置及岗位责任体系第一章办事处机构定位一、办事处机构性质营销办事处是*营销中心的二级操作平台。严格遵守公司各项管理制度，同意公司销售计划部直接领导，完成公司下达的综合市场营销目标；作为销售收入中心与费用中心，承担相应的经营风险责任。二、办事处机构职能在公司营销政策与规定的指导下，根据本区域市场的

3、具体特点，制定适用的市场策略与管理方式；对营销中心下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效操纵；规划、建立并优化完善销售网络与服务体系；建立客户档案，负责保护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能。三、管理总则办事处管理应纳入营销中心管理系统，员工的思想与行为务必符合公司与营销中心的要求与规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。四、岗位基本原则各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。在规定时间内完成任务，从完成任务时计4小时之内务必通知上级主管已完成任务。在

4、执行任务过程中，发现此任务确实有不可克服的困难，无法按时完成任务,需在4小时之内通知上级主管；刚同意任务，有突发事件发生或者某些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。五、办事处组织结构设置办事处经理（直属区域经理）储运员库管员内务主管统计员业务经理业务经理业务经理（注：在不设办事处的区域内，即直属区域经理所辖不含虚线内岗位）第二章办事处岗位责任制度办事处经理（直属区域经理）岗位职责任用原则：由营销中心派出直接上级：销售计划部经理1、传达、分解、落实销售计划部下达的公司政策与任务。2、对本办事处的各项工作的成果与经营业绩承担全部责任。3、主持每月销售目标的制定，报批销售计

5、划部后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。4、监督业务经理填写日报告（成功手册）与周、月工作计划的制定与总结,并对其进行评审、指导。5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注通路价格的稳固性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与保护。6、组织建立健全客户档案，分析市场需求，推断消费倾向，提出产品改善与产品开发建议。7、策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施与结果评估。8、制定办事处的费用预算计划，负责费用的操纵与现金收付的签发及监督。9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及

6、时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10、 组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报销售计划部。11、 负责办事处员工的月度绩效考评工作。二、业务经理岗位职责任用原则：由营销中心派出，或者由销售计划部授权当地招聘直接上级：办事处经理（或者直属区域经理）1 .协助办事处经理制定销售目标计划与目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。2 .负责本辖区内市场秩序的保护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。3 .建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。4 .填写日工作计划与总结（成功手册）、每周工作计划与总结、

7、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直属区域经理）。5 .对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解,提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。6 .协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。7 .执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置与产品的展示，协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。8 .力争做到卖场内有专人负责*产品的销售，定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。9 .积极进

8、行市场开拓，积极进展有潜质的客户；注意开发并保护工程客户及大型终端卖场。三、内务主管岗位职责派出原则：由公司财务部统一选派，务必是公司信任的人员。上岗前务必具备有关财务出纳、产品等方面的知识。直接上级：具体工作服从办事处经理领导，但资金业务直接向公司负责。1 .在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。2 .坚持信用额度操纵下的现金现货原则，加强现金管理，建立现金日记帐、销售收入账与应收款账，每日下班后对帐、盘点，保证帐实相符。3 .遵守公司货款管理规定，及时回笼货款，并与公司财务核对有关财务帐目。4 .负责办事处日常费用现金支出管理工作，按公司财务有关规定支付收讫。每

9、月26日前向公司报送如下统计表：A办事处现金日记帐目、B人员考勤表、C费用统计表；D客户应收款月报表。5 .负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作，并按营销中心的工资表发放工资。6 .负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，及时登记清理客户档案；对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行统计、记录，对办事处设施、用品进行登记与发放管理及其他文档管理。四、统计员岗位职责派出原则：由销售计划部派出，或者由办事处经理经批准后在当地招聘，上岗前务必具备有关统计、产品与电脑等方面的知识。直接上级：办事处经理1 .每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存记录。2 .负责应收帐的记录，

10、每日工作结束时，对销售明细账与应收款账进行记录，与内务主管进行核对。3 .负责办事处费用支出的记账工作，于办事处周会前与内务主管进行核对。4 .负责向销售计划部报送如下报表：A月度销售统计表、B月、周订货规划表、C日常要货订单、D安全库存定额。5 .协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考核数据的统计，为工作总结与信息反馈提供数据。6 .负责管理与保护电脑、打印等设备。五、开单导购员岗位职责派出原则：由公司派出，或者由办事处经理经批准后在当地招聘。直接上级：办事处经理。1、负责门市客户接待与外埠客户的电询工作，记录与确认客户订单，准确开据提货单。2、熟练掌握产品知识与卖点,为上门客

11、户详尽介绍公司各产品系列，并指导客户对产品的选择。3、接听办事处电话，做好客户、消费者反馈记录，上报办事处经理。4、有样品展示的办事处，应做好样品展示工作，及时更换样品与上新品，树立公司形象。5、完成办事处经理交办的其他工作事宜。六、仓管员岗位职责派出原则：由公司统一选派、管理直接上级：办事处经理1 .负责办事处货品的日常进、出与仓储管理工作，凭内务主管签字的发货单据为储运员备货。2 .做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各类货品库存的数据，协助制定订货计划与库存计划。3 .做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗与任何严重事故，对储存货物的安全、完好负责。4 .建立库

12、存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。对库存差异进行分析，查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。5 .协助完成办事处经理交付的其他工作事项。七、储运员岗位职责派出原则：由公司派出，或者办事处经理按规定招聘任用直接上级：办事处经理1 .要紧负责市内要紧客户货品的日常配送工作，并负责组织向外地各区域市场按时发送。2 .协助内务主管进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。3 .协助市内业务代表巡访与保护客户，及时反馈市场信息。4 .及时熟悉公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，协助入库。5 .负责日常客户退回、更换与维修产品的修复工作，做好维修记录，及时反

13、映产品质量问题。6 .办事处经理交办的其他工作。八、司机岗位职责派出原则：由营销中心派出，或者当地招聘，由营销中心审批。直接上级：办事处经理1 .负责货物的运输，包含提货、送货等业务。2 .协助仓管员理货与出、入库工作。3 .车辆的日常保护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定期填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故的发生。4 .遵守车辆管理规定，不得私自出车，服从办事处经理的统一调动。5 .办事处经理交办的其他工作。第二部分：办事处管理体系第一章办事处系统管理制度办事处例会制度为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。（一）、晨会1、办事处员工每天早晨签到后，由

14、员工轮番坐班主持晨会。2、晨会的要紧目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，用心致志的做好自己的业务工作。3、会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；其次组织大家齐诵*的“十二信条”，最后，由主持人自己命题（与自己工作有关），自己组织内容，自己讲解，但内容务必新鲜，感染力强，不能重复。4、每次晨会时间操纵在15分钟左右。（二）、当日业务总结会1、每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。2、由业务经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日

15、完成，日清日结。3、总结会时间操纵在20分钟。（三）、周会1、每周二晚上利用2小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。统计员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。2、业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。3、预测下周销售情况，制定周销售计划与周订货计划。4、业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮番交流自己的主题。（四）、月会1、每月26或者27日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。时间为晚上，4个小时左右。2、会议前，须完成各项上报公司的统计报表与业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。3、会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。4、会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写办事处人员月度考核表，上报公司