2023年三级秘书考前复习重点必备.docx
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1、三级秘书考前复习重点:第一章第一节会前筹备一、会议方案的拟订(一)会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案涉及如下几个组成部分:(1)拟定会议的主题与议题。(2)拟定会议的名称。(3)拟定会议和议程。(4)拟定会议的时间性和地点。(5)拟定会议所需设备和工具,要满足会议的需要(6)拟定会议文献的范围,并做好文献的印制或复制工作。(7)拟定会议与会代表的组成。(8)拟定会议经费预算。(9)拟定会议住宿和餐饮安排。(10)拟定会议的筹备机构,大型会议需要拟定筹备机构与人员分工。2A.会议筹备方案的作用:(1)保证会议的周密组织(2)保证会议服务质量和沟通协调到位;(3)保证会议领导
2、的意图得以贯彻执行幺.电话会议及视频会议I(A)电话会议交流信息的特点IA)电话会议:方便灵活,准备时间短,回复迅速。缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息。为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。2)电话会议信息工作要的规定:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行,具体规定如下:1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4准时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。A(2)视频会议A1)视频会议的特点:声音和图像同时传送。不受空间的限制。节省时间、费用。交流效果较好。视频会议的交流
3、不够进一步广泛。2)视频会议信息工作的规定由于视频会议效率高,投入也大,因此必须高标准、严规定,踏踏实实做好会务工作。具体规定有:1发出开会信息;2分发文献信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。4 .远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。5 .会务机构分工的规定A会务机构分工重要指定会议组织部门和人员贯彻。会务机构的各部门需明确各息的任务和规定。具体规定如下:(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。(2)会务机构要分工明确、责任到人。(3
4、)加强协调,定期沟通。A(二)会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为:组建会议筹备委员会提成筹备小组形成筹备方案领导审核方案。A二、会务筹备概述A(一)会务筹备概述1A.会务筹备情况检查的重要内容:(1)会议准备是否充足;(2)会议期间能否排除各种干扰;(3)环境条件与用品准备(4)文献材料的准备情况;(5)会场布置情况的检查;(6)会议保卫工作的检查;(7)检查的其他内容2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员报告。第一,书面形式;第二,口头形式;第三,协调会形式。会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大体分为以下两种:(1)听
5、取会议筹备人员的报告;(2)会前现场的检查(二)会务筹备的程序1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以报告会的形式进行检查,检查的程序应涉及:I(A)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查,由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小(2)会议领导小组通过协调,拟定报告会的时间和地点,并发出协调会告知。(3)召开筹备检查协调会,听取报告,并会上现场解决各种需要协调和问题。(4)报告会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和贯彻。A2.现场检查的程序:(1)先制定现场检查的路线和拟定现场检查的重点,并告知有关筹备部门.2)将现场检查的项目制成检查单,以便记录和汇总。(3)按
6、照既定的检查路线和项目逐个现场核对,对达成和未达成预期规定的准确项目都要有明确的记录。(4)对未达成检查规定的项目整理出整改和修订意见,并以电话、文献或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。A三、审核会议文献夹概述:门.会议文献的类型,2.会议文献审核的内容:(1)审核会议文献的准确性和完整性(2)会议文献的具体内容3.会议文献审核的方法:(1)对校法,合用于定稿上改动较多的文献夹。折校法,合用于整洁、改动不多的文献。读校法,合用于定稿内容浅显易懂,生僻字、专用术语名词较少的定稿。(二)会议文献审核的工作环节:(1)由起草文献的秘书就文献内容进行自审,使会议文献在初始期就能严格把关。(2
7、)由主管乞讨书进行会议文献夹初审。(3)如会议文献夹的内容涉及的部门较多,要进行必要的会审。(4)在会议文献审核修改之后,要由重要领导者或主管领导进行终审。四、与领导沟通会议的有关事宜(一)与领导沟通会议概述1乐与领导沟通会议有关事宜的原则有:(1)时间生原则;(2)及时原则;(3)全面原则。2.与领导沟通会议有关事宜的方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头报告会议的情况;(3)领导亲自参与有关会议;(4)其他途径,例如,通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者报告工作。与领导沟通会议有关事宜的时机:第一,会议筹备阶段;第二,会中阶段;第三,会后阶段。(二)与领
8、导者沟通会议有关事宜的工作程序A与领导者沟通会议有关事宜的程序如下:(1)明确会议的目的;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参与人员,指定会议记录人员。(4)拟定沟通过程中所需要人种文献夹、音像等资料。(5)向领导报告会议的筹备情况及进展,同时应讲明会议筹备或举行过程中碰到的问题和难题。(6)听取领导指示,或与领导者进行双向讨论,并完毕会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领导。A五、拟订会议的应急方案概述1.会议应急方案的内容涉及:(1)会议举行过程中也许出现的问题;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员2a.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使
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