浅析如何提高技术服务项目投标工作质量.doc

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1、浅析如何提高技术服务项目投标工作质量在日趋激烈的技术服务市场，投标人要想通过投标拿到项目，一方面要靠企业实力、社会信誉和以往项目经验、业绩，另一方面也离不开高质量的投标工作。项目投标是一项要求很高的系统工程，其质量受诸多因素的影响。文章结合作者多年招投标工作经验，从前期的投标项目筛选、组建项目投标团队、制定投标工作计划、研读招标文件、项目相关信息收集、投标文件质量控制等关键环节阐述了如何提高投标工作质量。一、前言技术服务是指拥有技术的一方为另一方解决某一特定技术问题所提供的各种服务。与常见的工程建设项目相比，技术服务项目主要由掌握特定技术或技能的专业人员来完成，具有知识型劳务的特点。以笔者所在

2、的公司为例，主要为核电企业提供维修服务、备件供应及管理服务、培训服务、生产准备服务以及运营标准化服务等。近年来，在“双轮驱动”战略和专业化能力外溢战略的指导和牵引下，公司在满足集团内部市场需求的基础上，逐步参与外部市场化项目的竞争，以检验专业化能力、培育市场化意识，谋求向整个行业实现品牌和价值输出。二、投标工作质量的重要性与具有保护性的内部市场项目不同，外部市场项目多数情况下通过公开招标或邀请招标的方式进行采购，经常要与其他企业直接竞争。在日趋激烈的市场竞争环境下，要想顺利中标并拿到项目，一方面要靠企业实力、社会信誉和以往项目经验与业绩，另一方面也依赖于企业的投标工作质量。所谓投标，即是在研究

3、招标文件中提出的各项要求和条件后，做出实质性响应并在投标文件中予以表达呈现，最终按要求向招标单位提交投标文件的过程。毋庸置疑，有效的投标文件是顺利获取项目的基本要求和必要条件；反之，如果投标文件被否决，则直接失去了参与下一步竞争的资格。由此可见，在技术服务项目竞标过程中，投标工作质量十分重要。那么，作为市场竞争的参与者，投标人应该如何切实提高投标工作质量以促进项目中标呢？下面，笔者就结合多年招投标工作经验及相关案例，探讨如何有效保证和进一步提高投标工作质量，供业界人士参考借鉴。三、如何提高投标工作质量项目投标涉及的环节很多，方方面面的细节都可能影响到整个投标工作的质量，笔者下面主要从前期的投标

4、项目筛选、组建项目投标团队、制定投标工作计划、研读招标文件、项目相关信息收集、投标文件质量控制六个关键维度阐述如何切实提高投标工作质量。1.投标项目筛选以技术服务领域为例，市场上的项目信息非常多，项目规模、实施周期、技术门槛、项目金额、客户要求等各有不同，一个企业的资源是有限的，其擅长的技术领域更有限，因此不可能所有项目都参与。企业如果同时参加多个项目竞标，难免会导致投标任务过重，团队人员精力分散，并会反过来影响投标工作质量，降低中标可能性，还会额外增加企业的投标费用开支。所以，投保项目的筛选至关重要，其在很大程度上决定了后续能否顺利中标。在项目筛选过程中，首先要收集足够多的、准确的招标项目相

5、关信息，充分了解项目的要求和特点，并结合企业自身的发展战略定位、竞争优势、资源计划等，做出合理判断和统筹决策。多数项目，在看到项目招标公告、了解周边信息并向招标单位咨询后就可以进行决策；但也有一些项目，需要购买到招标文件并进一步研究之后才能决策。2.组建项目投标团队项目投标是一项复杂的系统工程，工作过程千头万绪，往往具有时间紧、涉及专业广、任务重等特点，尤其对于大型项目更是如此。高质量的投标不是单凭个人就能完成的，需要组建精干的专业团队,共同策划、合理分工并密切配合。投标团队成员最好具有丰富的投标工作经验，熟悉招投标项目的常规要求，队伍应保持相对稳定并有足够时间投入到投标工作中。通常情况下，技

6、术服务项目投标团队的成员以市场开发人员和骨干技术人员为主，财务人员和法律人员可在必要时提供相应的支持。以笔者公司为例，投标项目一般由计划经营部牵头组织实施，相关业务部门共同参与其中，如市场开发部门的人员负责整个投标项目的策划和推进，并承担商务标书、价格标书的具体编写，业务中心的项目经理或技术负责人则主要承担技术标书的编写工作。3制定投标工作计划项目投标的时间往往很短，并且投标截止时间是刚性的。要保证在规定时间内高质量完成投标任务，需要全面梳理涉及的工作事项，根据截标时间进行倒排，制定科学合理的投标工作计划，明确计划中每项任务的具体内容、完成时间、责任人和关注点，并严格按照工作计划进行跟踪推动。

7、若没有制定投标工作计划，全凭主观意念去控制进度，很可能造成工作事项出现遗漏，甚至临近投标截止时间工作仍一团乱麻。从笔者的实际投标经验来看，不同项目（如电子招投标）涉及的工作事项可能会略有差别，但主要内容基本都涵盖在表1所示的投标工作计划中。投标工作计划制定生效后，需要每天跟踪计划的执行情况。若出现偏离，应根据具体情况提出预警，采取相应措施，或者适当调整工作计划。4研读招标文件购买招标文件之后，不要急于开始编制投标文件。招标文件是招投标活动的基础，明确了招标人的各项要求，投标人首先必须吃透招标文件的精髓，方可高质量完成投标工作。对于技术服务项目，招标文件一般包括招标公告、投标人须知、评标办法、合

8、同条款、投标文件格式、技术规格书等部分。投标文件必须对招标文件载明的要求做出实质性响应，若出现重大偏差，投标文件则会被否决。招标文件中的每一页都很重要，切不可认为招标文件都大同小异，没有必要花时间认真阅读。投标实践中，很多投标人恰恰因为缺少了研读环节而没有发现招标文件中的“小异”，导致投标失败。例如，某公司信息技术服务项目招标文件中注明了投标报价上限为200万元，某投标人因未发现这一细节导致报价不满足要求而被否决。在笔者组织的投标项目中，一般拿到招标文件即分发给团队成员各自研读，待召开投标启动会时，各成员分别反馈研读发现的关键点和疑问点，互相讨论并达成共识。对于需要招标方澄清的问题，则按要求提

9、出澄清项。5项目相关信息收集在项目投标过程中，还需要主动收集各方面的相关信息，以便为编写投标技术方案和项目报价提供帮助。与工程建设项目不同，在技术服务项目的招标过程中，招标方一般不会组织现场踏勘和召开标前答疑会。但作为投标人，仍然需要通过各种方式去进一步了解现场条件，例如，项目位置、现场环境、办公资源、交通条件、住宿条件、餐饮条件、医疗条件等，这些都和拟定投标方案密切有关，并直接影响着项目执行成本。在合法合规的条件下，投标人还应该和招标人进行必要的接触和沟通，尽可能准确把握招标人的需求，摸清其意图，这样才能提供更有针对性的投标方案，更好地响应招标人的要求。除此之外，还需要搜集项目主要竞争对手的

10、相关信息（如企业实力、项目经验、以往报价特点等），根据竞争对手的优劣势对自己公司的投标文件进行优化调整，尽可能扬长避短，争取在评标中赢得高分。6投标文件质量控制投标文件是投标工作最终输出的成果，也是提交给招标人、呈现在评标专家面前的实体产品，投标文件的质量直接反映了整个投标工作的质量。按照技术服务项目的招标习惯，投标文件一般分为商务文件、技术文件、报价文件三部分。对于商务文件，一般包括投标函、法定代表人资格证明书、法定代表人授权委托书、投标保证金、投标人概况、企业资质证书、经审计的财务报告、资信证明、项目业绩证明等，要确保要素齐全，相关资质证明均在有效期内，列出足够数量的、相关性强的类似项目业

11、绩。对于技术文件，在编写过程中应对照招标文件中明确的技术评分办法及标准，落实每个得分项的内容，重点关注项目技术方案以及项目实施团队配置情况。另外，在技术服务类项目中，投标人服务承诺也是必不可少的部分。对于评分要素较多的项目，可以编写评标要素指引表，供评标专家查阅，便于更好地找到投标文件中对应的响应内容。在报价文件中，通常包括项目报价说明、总价格表以及价格明细表，除了根据竞争策略合理报价外，需要特别注意数据的完整性、准确性和一致性。在投标文件编制过程中，要重视发挥集中评审的作用，通过邀请相关领导和经验丰富的专家进行集中评审，可以有效发现不符合项和偏差项，进而提出具体的修改完善意见，进一步提升文件

12、质量。投标文件编制完成后，即进入后期的打印、装订、签字、盖章、包装、密封等阶段。此阶段很多规定都是强制要求，稍不注意就有可能导致投标被否决。投标文件的签字盖章环节尤为重要，必须严格按照招标文件的要求执行。首先，绝对不能出现少签漏签、少盖漏盖的情况，例如，法定代表人授权委托书上只有公章而没有法定代表人签字，或者招标文件明确要求页签却没有页签；其次，要正确使用印章，切忌不能使用“合同专用章”代替公司公章。在做好自行审核后，交叉检查应贯穿于投标文件制作的全过程，避免因理解偏差或个人疏忽而导致的错误或遗漏。四、结语投标工作质量取决于多个因素的共同作用，本文结合已有经验对投标工作的关键环节进行了分析，并提出了相关建议。基于以上论述可知，投标项目的筛选决策是基本前提，一支经验丰富的投标团队是组织保障，科学合理的工作计划是进度保障，招标文件的明确要求是基础条件，项目相关信息是必要输入，投标文件则是最终产品。在投标工作中，投标人员只有扎扎实实做好上述方面的工作，才能有效提高投标工作质量，为公司争取更多的市场项目机会。5