表格模板-管理Excel工作表中的数据 精品.ppt

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1、第十三章 管理Excel工作表中的数据 l掌握对数据进行简单和多关键字排序的方法。l掌握对数据进行自动筛选、按条件筛选和高级筛选的方法。l掌握对数据进行简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总的方法，以及分级显示数据，或取消分类汇总操作。l掌握对数据按位置和分类进行合并计算的方法能力目标能力目标l能够对够工作表中的数据进行排序。l能够根据需要从工作表中找出满足一定条件的数据，其他数据隐藏。l能够根据需要对工作表中的数据分门别类地进行统计处理，如进行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）等计算，并且分级显示汇总的结果。l能够根据需要将各单独工作表中的数据合并计算（如求和、求平均值等）到一个

2、主工作表中。 知识目标知识目标本章任务列表l任务一任务一 数据排序数据排序 l任务二任务二 数据筛选数据筛选 l任务三任务三 分类汇总分类汇总 l任务四任务四 合并计算合并计算 任务一 数据排序一一简单排序简单排序 二二多关键字排序多关键字排序 排序是对工作表中的数据进行重新组织排序是对工作表中的数据进行重新组织安排的一种方式。在安排的一种方式。在Excel中可以对一列或多中可以对一列或多列中的数据按文本、数字以及日期和时间进列中的数据按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可以按自定义序列（如大、中、行排序，还可以按自定义序列（如大、中、小）进行排序。小）进行排序。 一、简单排序 简单排序是指

3、对数据表中的单列数据按照简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。单击要进默认的升序或降序的方式排列。单击要进行排序的列中的任一单元格，再单击行排序的列中的任一单元格，再单击“数据数据”选选项卡上项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中组中“升序升序”按钮或按钮或“降降序序”按钮，所选列即按升序或降序方式进行排序。按钮，所选列即按升序或降序方式进行排序。 在Excel中，不同数据类型的默认排序方式如下:升序排序升序排序l数字数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。l日期日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。l文本文本：按照特殊字符、数字（09）、小写英文字母（a

4、z）、大写英文字母（AZ）、汉字（以拼音排序）排序。l逻辑值逻辑值：FALSE排在TRUE之前。l错误值错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。l空白单元格空白单元格：总是放在最后。降序排序降序排序:与升序排序的顺序相反。 当工作表中的单元格引用了其他单元格内的数据时，当工作表中的单元格引用了其他单元格内的数据时，有可能因排序的关系，使公式的引用地址错误，从而使有可能因排序的关系，使公式的引用地址错误，从而使工作表中的数据不正确。工作表中的数据不正确。 二、多关键字排序 多关键字排序就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关多关键字排序就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关

5、键字进行排序。在此排序方式下，为了获得最佳结果，要排序的键字进行排序。在此排序方式下，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。单元格区域应包含列标题。 对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。 任务实施排序2011年春季成绩表数据 先按总分降序排序，先按总分降序排序，“总分总分”相同的，按相同的，按“

6、关系管理关系管理”降序排降序排序序,若仍然相同，按若仍然相同，按“经济法经济法”升序排序升序排序任务二 数据筛选 l一、自动筛选一、自动筛选l二、按条件筛选二、按条件筛选 l三、高级筛选三、高级筛选 l四、取消筛选四、取消筛选 在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用表中找出满足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。条件的数据隐藏起来。Excel提供了自动筛选、按提供了自动筛选、按条件筛选和高级筛选三种筛选方式，

7、无论使用哪种条件筛选和高级筛选三种筛选方式，无论使用哪种方式，要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。方式，要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。 一、自动筛选 自动筛选一般用于简单的筛选，筛选时将不需要自动筛选一般用于简单的筛选，筛选时将不需要显示的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。显示的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。 筛选出成绩表中筛选出成绩表中“国国际贸易际贸易”成绩大于等成绩大于等于于90分的记录分的记录 二、按条件筛选 在在Excel中，还可按用户自定的筛选条件筛选出符中，还可按用户自定的筛选条件筛选出符合需要的数据。先进行筛选操作，然后单击列标题右侧合需要的数据。先进

8、行筛选操作，然后单击列标题右侧的筛选箭头，在打开的筛选列表选择所需选项并在打开的筛选箭头，在打开的筛选列表选择所需选项并在打开的对话框中进行设置。的对话框中进行设置。 筛选出“平均分”大于80小于90的记录 如果所筛选的列中记录为文本型或日期型数据，如果所筛选的列中记录为文本型或日期型数据，筛选列表中的筛选列表中的“数字筛选数字筛选”项会变成项会变成“文本筛选文本筛选”或或“日期筛选日期筛选”，其操作与，其操作与“数字筛选数字筛选”相似。此外，相似。此外，如果对工作表中的单元格填充了颜色，还可以按颜色如果对工作表中的单元格填充了颜色，还可以按颜色对工作表进行筛选。对工作表进行筛选。 三、高级筛

9、选 高级筛选用于条件较复杂的筛选操作，其筛选结果高级筛选用于条件较复杂的筛选操作，其筛选结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来，可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来，也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中，从而便于进行数据的对比。时保留在数据表中，从而便于进行数据的对比。 要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中的

10、组中的“高级高级”按钮，打开按钮，打开“高级筛选高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。 在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多选一条件筛选两种，下面分别说明。选一条件筛选两种，下面分别说明。 1多条件筛选多条件筛选多条件筛选是指查找出同时满足多个多条件筛选是指查找出同时满足多个条件的记录。条件的记录。 条件的标题条件的标题必须与筛选必须与筛选区域的标题区域的标题保持一致保持一致“级别级别”为良，且为良，且“就业就业

11、指导指导”成绩大于成绩大于80的记录的记录 确认列表区域确认列表区域的的单元格引用是否单元格引用是否正确，如果不正正确，如果不正确，重新在工作确，重新在工作表中进行选择表中进行选择 2多选一条件筛选多选一条件筛选 多选一条件筛选是指在查找时只要满足几个多选一条件筛选是指在查找时只要满足几个条件当中的一个，记录就会显示出来。多选一条条件当中的一个，记录就会显示出来。多选一条件筛选的操作与多条件筛选类似，只是需要将条件筛选的操作与多条件筛选类似，只是需要将条件输入在不同的行中。件输入在不同的行中。 “级别级别”为良，或为良，或者者“就业指导就业指导”成成绩大于绩大于80的记录的记录 若在若在“高级

12、筛选高级筛选”对话框选中对话框选中“将筛选结果将筛选结果复制到其他位置复制到其他位置”单选钮，则单选钮，则“复制到复制到”选项变为选项变为可用，此时可在该编辑框中单击，然后在工作表单可用，此时可在该编辑框中单击，然后在工作表单击要放置筛选结果单元格区域的左上角单元格。击要放置筛选结果单元格区域的左上角单元格。 四、取消筛选 对于不再需要的筛选可以将其取消。若要取消对于不再需要的筛选可以将其取消。若要取消在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择标签单元格右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择“全选全选”复选框

13、，然后单击复选框，然后单击“确定确定”按钮。此时筛按钮。此时筛选按钮上的筛选标记消失，该列所有数据显示出来。选按钮上的筛选标记消失，该列所有数据显示出来。 若要取消在工作表中对所有列进行的筛选，可若要取消在工作表中对所有列进行的筛选，可单击单击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中的组中的“清清除除”按钮按钮 ，此时筛选标记消失，所有列数据显，此时筛选标记消失，所有列数据显示出来；若要删除工作表中的三角筛选箭头，可单示出来；若要删除工作表中的三角筛选箭头，可单击击“数据数据”选项卡上选项卡上“排序和筛选排序和筛选”组中的组中的“筛选筛选”按钮按钮 。任务实施筛选商品促销折算表

14、数据 下面将下面将“商品促销折算表商品促销折算表”中中“类别类别”为为A，“销售销售量量”大于大于190，“折后总额折后总额”大于大于2000的记录筛选出来。的记录筛选出来。 输入筛选条件，打开输入筛选条件，打开“高级筛选高级筛选”对话框，选择筛选对话框，选择筛选结果的放置方式，最后设置筛选项。结果的放置方式，最后设置筛选项。 确认列表区域确认列表区域的单元格引用是否正确，的单元格引用是否正确，如果不正确，重新在工作表中进行选择如果不正确，重新在工作表中进行选择 将筛选结将筛选结果复制到果复制到其他位置其他位置 筛选出筛选出“类类别别”为为A，“销售量销售量”大于大于190，“折后总额折后总额

15、”大于大于2000的的记录记录任务三 分类汇总 l一、简单分类汇总一、简单分类汇总l二、多重分类汇总二、多重分类汇总 l三、嵌套分类汇总三、嵌套分类汇总 l四、分级显示数据四、分级显示数据 l五、取消分类汇总五、取消分类汇总 分类汇总是把数据表中的数据分类汇总是把数据表中的数据分门别类地进行统计处理，无需建分门别类地进行统计处理，无需建立公式，立公式，Excel将会自动对各类别将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值、统计的数据进行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）和总体个数、求最大值（最小值）和总体方差等多种计算，并且分级显示汇方差等多种计算，并且分级显示汇总的结果，从而增加了工作

16、表的可总的结果，从而增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。的数据并做出判断。 分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总三种方式。无论哪种方式，要进行分类汇总的数据表的第一总三种方式。无论哪种方式，要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，以使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然后再对以使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然后再对记录进行分类汇总操作。记录进行分类汇总操作。一、简单分类汇总 简单分类汇总指对数据表中的某一列以一种简单分类汇总指对数据表中的某一列以一种汇总方式进行分类汇总。汇总方式进行分类汇总。 先对要进行分类汇总操作的列进行排序，然先对要进行分类汇总操作的列进行排序，然后打开后打开“分类汇总分类汇总”对话框进行设置。对话框进行设置。 设置分类汇总项设置分类汇总项汇总出进货表中不同经手人汇总出进货表中不同经手人所进货物的数量和金额总计所进货物的数