医院基建档案数字化管理浅议 优秀专业论文.docx

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1、医院基建档案数字化管理浅议摘要：一套完整的医院基建档案包含项目前期准备阶段、设施阶段、施工阶段、竣工验收阶段和使用维修阶段的所有相关文件，不仅从历史上反映了建设项目全生命周期的进展，也为项目完成后，医院规划、建设、管理工作提供了科学依据。根据国家规划，所有的建设项目在竣工备案之前都需向当地城建档案馆提供一套电子版基建档案，医院基建档案数字化管理，即是科技进步使然，亦是工作需要迫然。关键词：基建档案；数字化；医院医院基建档案，是指在医院的建设过程中，各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的文字、图表、声音或图像等科技档案。医院基建档案是医院建设过程中

2、的真实记录和使用依据，在新医改的背景下，各大医院基础设施建设快速发展，医院的基建档案在保卫、消防、使用及维修等方面的重要性也得到了越来越明显的体现。传统的医院基建档案以纸质资料为主，收集难度大，维护成本高，且不便于查阅和长期保存。数字化管理，是顺应信息更新的必经之路。1基建档案数字化管理的涵义基建档案数字化指的是运用电子计算机技术、扫描技术、摄影技术、数据库技术以及多媒体技术等诸多电子技术，将传统的基础建设项目档案转化成为数字化形态的档案信息，并运用数字化形式来存储、利用，并通过计算机实施科学化管理，建立起更加有序的档案信息库，从而及时提供给利用者，以提供资源的共享。数字化基建档案包括：文本文

3、件（以文字处理软件生成的文字、文件、表格及公文、报表等）、数据文件（项目建设过程中各类分析、计算、测试、设计参数以及管理等数据文件）、图形文件（如CAD系统生成的二维或三维图形文件）、图像文件（使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的原件画面或用数码相机拍摄的照片等）、影响文件（如项目BIM三维效果动画等）、声音文件等。2医院基建档案数字化的意义和必要性2.1传统基建档案的弊端（1）档案收集难度大。基建档案收集过程涉及参与建设的众多单位，外部单位有规划、建设、施工等十余家，医院内部也涉及有基建、财务、审计等部门。时间跨度大、文件数量多、资料良莠不齐。从项目勘探、立项、审批到施工、验收，医

4、院建设项目的全周期内，很多程序性、手续性文件证章经常借阅、使用。基建科往往待工程结束验收后才统一归档，有些重要资料因为各种原因只留存了复印件，也有些关键的程序性文件缺失，导致了成套档案的不完整。（2）档案保管难度大。基建项目资料文件大小不一，但档案盒是统一制式。档案室在收档时，只能将基建档案资料折叠成统一大小，进行盒装。导致有些珍贵资料在反复折叠中出现墨迹脱落、断裂、证章模糊化，给以后的查阅、利用带来了不便。（3）档案查阅不方便。传统基建档案的查阅方法基本上是借阅者到档案室查阅、复印或者外借。这种查阅方式带来了很多问题，比如原件借出一旦遗失不可再补、比如反复借阅造成原件破损等。2.2数字化基建

5、档案的必要性(1)数字化基建档案是提高医院工作效率的必需手段。医院基建档案是医院设备设施使用的依据，是医院规划设计改扩建的历史基础，查阅率和反复利用率高。如上文所述，传统档案查阅不便、容易造成资料损毁，而数字化档案恰能弥补这一遗憾。(2)数字化基建档案是数字化办公的必然要求。计算机技术的普及为实现基建档案数字化提供了技术基础，医院越来越普及的办公自动化和数字化信息平台提升了基建档案信息资源的共享程度和信息检索速度，数字化基建档案是大环境使然。(3)数字化基建档案是急剧增加的基础建设的需要。在新医改背景下，医院的基础设施建设飞速发展，基建档案室亟需更大的容量和更科学更便捷的管理方式。3医院基建档

6、案数字化管理的实现途径3.1 基建档案数字化的硬件建设1.1 .1数字化仪器设备。将传统纸质档案材料转化成数字档案需要用到的设备有：(1)扫描仪：将现存纸质档案扫描，转化成像素，以二进制数形式存入硬盘。(2)数字化仪及数码摄录设备：利用光学传感器将档案文件转换成数字信息，以图像的形式直接传入计算机。(3)存储设备:大容量磁盘及备份移动硬盘等。1.2 . 2数字化管理系统。数字化的基建档案需要通过专门的系统来管理和运行。在运行管理系统时，要注意以下两个原则：(1)系统的共享性与安全性。既能使查阅者快速查阅、远程登录,又要保证系统的外来侵入，保证基建信息不被盗取和破坏。(2)系统的整体性与层次性。

7、第一层次可按新建、改建、扩建建立项目数据库，第二层次可按综合类、设计类、图纸类检索。在系统整体性基础上立卷分目。3. 2基建档案数字化的软件建设。基建档案数字化建设与管理是一项长期的任务，需要耗费极大的人力、物力和财力。首先是人力支持。基建档案管理员需要不断学习并接受档案管理的新知识、新方法、新手段，将现代化的技术运用到医院基建档案管理中去。其次是智力支持。这里的智力支持既包括医院领导层的重视和医院财力物力的支持，也包括档案管理工作的建章立制。在遵守CAD电子文件光盘存储、归档及档案管理要求、电子文件归档与管理规范等通用制度的基础上，建立符合医院工作特色的数字化的档案管理制度，使基建档案从单纯

8、的保管向现代化的服务职能转变。4结论医院基建档案资料是一种特殊的、不可再生的宝贵资源，基建档案管理的水平，直接影响到医院基础设施建设、建筑安全和维修使用的水平。医院基建档案数字化是实现医院档案资源的科学管理、合理配置的必然途径，对推动医院的现代化建设和可持续发展意义非凡。参考文献：何屹.档案管理实务M.北京:北京大学出版社，2010.2曹毅,王陆平,基建档案的五维管理模式研究J.办公室业务,2012(07)3张萍.关于基建档案收集与数字化建设的几点想法J.工作园地.2012 (13).4陈燕君.医院基建图纸档案的数字化管理J.城建档案.2011 (3).5王庆艳，石洪庆，石溪真.新医改下做好医院基建档案管理工作的几点思考J.陕西职工医学院学报.2012 (5).