中铁建(北京)物业管理有限公司集团客服信息平台物业服务类信息管理办法.docx

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1、中铁建（北京）物业管理集团客服信息平台物业效劳类信息管理方法第一章总则第一条为贯彻落实中国铁建房地产集团客服信息平台管理 方法实施细则地物202253号）的相关规定，提高物业公司 所属各单位解决客户合理诉求的时效，提升客户满意度，特制定 本方法。第二条集团客服信息平台包括呼叫中心客户免费投诉效劳 4007063366以下简称为：客服平台400投诉）、总经理短信平 台和网上客服系统。第三条 本方法明确了物业公司各层级在集团客服信息平台 业务操作层面的工作职责和处理流程。第四条 本方法适用于物业公司机关各部门及所属各单位的 集团客服信息平台业务管理工作。第二章指导思想第五条明确物业公司机关各部门和

2、所属各单位在集团客服 信息平台业务的责、权、利。第六条及时了解业主对物业效劳的评价、意见、建议，实 时监控各分公司或工程对业主反映问题的解决情况，维护业主权 益，实现物业公司对各分公司或工程物业效劳质量的实时掌控, 全面提升物业效劳品质，维护企业品牌。第三章管理机制第七条本方法所涉及到的责任部门和单位包括物业公司品 质管理部、客户效劳服部、工程管理部、秩序维护部、法律合规 部、审计监察部等相关部门和物业公司所属各单位的各个工程。第八条管理职责一物业公司品质管理部1 .物业公司品质管理部是集团客服信息平台业务管理部门， 监督公司对集团客服信息平台物业效劳类信息的处理进度和结 果；2 .负责对集团

3、客服信息平台物业效劳类信息的投诉进行监 控，对集团客服信息平台预警的物业效劳重大投诉全程跟进；3 .负责集团客服信息平台业务的对接，8： 30-17： 30到岗查 看集团客服信息平台物业效劳类信息报事情况。4 .负责对集团客服信息平台物业类信息分类汇总、统计、分 析，将投诉内容每周汇总上报给物业公司分管领导，重大投诉 即时上报。（二）物业公司相关部门对属于相关部门业务范畴的集团客服信息平台的重大问题 投诉全程跟踪，催促所属单位及时解决。（三）物业公司所属各单位1 .物业公司所属各单位集团客服信息平台业务对接人员 以下简称：各单位对接人员8： OO- 20： 00开启移动 值 班，客服 保证24

4、小时值班接听；2 .负责处理客服信息平台物业效劳类信息，并分类统计， 记录。第四章业务处理第九条集团客服信息平台业务处理时间、效劳内容及人员 配备一业务处理时间1 .物业公司品质管理部每日8： 30-17： 30随时监控查看集 团客服信息平台物业效劳类投诉及处理情况。2 .各单位对接人员每日8： 00- 20： 00开启移动 值班，客服 保证24小时值班接听。（二）人员安排对接人员，要求各单位对接人员每天在线在岗值班，处理业主投 诉、报修或建议。2.物业公司所属单位各工程经理为集团客服信息平台物业 效劳类投诉及处理的对接人和主要责任人，对本工程出现的业主 投诉、报修或建议进行及时跟踪。（三）物

5、业公司所属单位分公司负责人为集团客服信息平台 物业效劳类投诉及处理的第一责任人，对本分公司出现的业主投 诉、报修或建议进行及时跟踪。第十条业务处理流程及相关规定一）客户投诉管理1 .客户投诉分类各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接的客 户投诉，按客户效劳问题、工程维修问题、秩序维护问题、保洁 效劳问题、绿化效劳问题、其他类问题进行分类。2 .处理流程各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接的客 户投诉后，按照相关时限要求操作并跟进处理投诉问题。3 .相关规定1）各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接 的客户投诉后，10分钟之内启开工作流程;（2）各单位对接人员每天8：

6、00-17： 30保证在线在岗；接 单后1小时内联系投诉客户，确定责任处理部门和处理方案。3）各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接 的客户投诉派单，对于有效投诉必须无条件立即处理，不得推诿、 拖延。（4）各单位对接人员每周五17： 00前，将集团客服信息平 台问题汇总签字版工程经理及分公司负责人签字）上报物业公 司品质管理部。5）物业公司品质管理部每月公布集团客服信息平台物业 效劳类投诉情况，通报处理结果。（二）客户建议管理1 .客户建议分类各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接的客 户建议后，按客户效劳问题、工程维修问题、秩序维护问题、保 洁效劳问题、绿化效劳问题、其他类问

7、题进行分类。2 .处理流程各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接的客 户建议后，按照相关时限要求操作并跟进处理客户建议问题。3 .相关规定各单位对接人员接到集团公司客服中心坐席代表转接的客 户建议后，2日内确定是否采纳建议，客户建议采纳与否，均需 回复业主，对于未采纳的建议，应向业主说明原因，录入系统。1)受理时限受理时限指各单位对接人员接单并与投诉客户取得联系后, 确定处理方案的起止时间期限。(2)客户效劳一般问题4小时内，严重问题1日内将解决方案及所需时 间上报物业公司品质管理部和集团公司客服中心，根据集团公司 下达的解决方案，严格落实，物业公司品质管理部进行监督。(3)工程管理一

8、般问题4小时内、严重问题1日内将解决方案及所需时 间上报物业公司品质管理部和集团公司客服中心，根据集团公司 下达的解决方案，严格落实，物业公司品质管理部进行监督。4)秩序维护一般问题4小时内、严重问题1日内将解决方案及所需时 间上报物业公司品质管理部和集团公司客服中心，根据集团公司 下达的解决方案，严格落实，物业公司品质管理部进行监督。(5)保洁效劳一般问题4小时内、严重问题1日内将解决方案及所需时 间上报物业公司品质管理部和集团公司客服中心，根据集团公司下达的解决方案，严格落实，物业公司品质管理部进行监督。4 .非责任问题的处理集团公司客服中心派单后，对于客户不合理的诉求或非物业 公司责任的

9、投诉，如客户不合理的索赔、维修要求等，物业公司 各单位负责人2日内向集团公司客服中心提交非责任说明，经集 团公司客服中心审核无误后做无效投诉处理。第十一条投诉升级预警的处理集团客服信息平台系统（以下简称系统）设三级预警信号。一蓝色预警L启动升级二次投诉程序的；2.客户投诉超过规定处理时限3日未处理的；出现蓝色预警，系统将自动出现蓝色预警发送至集团公司客 服中心主管，客服中心主管核实判定后，发送至物业公司分公司 负责人、工程经理，限期1天内上报解决方案及完成时间。（二）黄色预警客户投诉超过处理时限7日未处理的，系统将自动黄色预警 发送至集团公司客服中心主管，客服中心主管核实判定后，发送 至物业公

10、司品质管理部负责人、分公司负责人、工程经理，限期 1日内上报解决方案及完成时间。三红色预警1. 客户投诉超过处理时限15日未处理；2. 一个公司相同问题累计到达或超过总住户的5%3. 一个工程相同物业效劳质量问题累计到达或超过总住户 的5%；（四）投诉具有升级隐患，且将导致媒体负面报道及群访、 群诉事件。出现红色预警，系统将自动发送至集团公司客服中心主管、 物业公司品质管理部负责人，核实判定后，物业公司品质管理部 负责人发送至物业公司相关职能部门，与相关职能部门配合制定 解决方案，上报物业公司总经理。第十二条处分出现预警，将按以下扣分标准计入物业公司品质管理部绩 效考核400信息平台投诉评分工程，除按物业公司分公司绩效 考核管理暂行方法考评外，同时：（一）出现蓝色预警1次扣0.2分；（二）出现黄色预警1次扣0.5分；三）出现红色预警1次扣1分。第十三条其它（一）本方法自公布之日起施行。（二）本方法所规定内容，如与集团公司相关规定有冲突之处，以集团公司规定为准。三）本方法由物业公司品质管理部制定并负责解释。