档案管理办法.docx

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1、*发2023号关于印发*股份有限公司档案管理办法的通知各中心：现将修改完善的*股份有限公司档案管理办法印发给你们，请认真贯彻执行。原*发20233 6号文同时废止。附：*股份有限公司档案管理网络图二C)C)六年四月十日*股份有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强对档案的管理和收集整理工作，有效地保护 和利用档案，提高公司档案管理水平，更好地为公司的生产经营 服务，根据中华人民共和国档案法和集团公司的有关规定，特 制定本办法。第二条本办法所称档案是指过去和现在公司及公司各单位 在工作、生产、经营、建设、科研、技改等活动中形成的具有保存 价值、以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史

2、 记录。第三条公司员工都具有收集、保护档案的义务。第四条档案管理实行统一领导、分级管理的原则，维护档 案完整与安全，便于公司各单位的利用。第二章档案组织体系及其职责第五条行政管理中心主管公司的档案管理，对全公司的档 案工作实行统筹规划，组织协调、统一制度，监督、检查和指导公 司内各单位的档案管理工作。第六条 公司档案组织体系由行政管理中心经理、行政主任、 公司档案员、各中心经理及兼职资料员组成（档案管理网络图 见附件一）。第七条各职能中心档案管理职责：（一）行政管理中心负责公司人力资源档案、公文处理档案、 安全环保档案、职业卫生档案、“三位一体”贯标体系内、外审档 案、企业文化建设档案、企业发

3、展规划和公司经理办公会、党委 会、职代会以及重要领导视察所形成的会议记录、纪要、决议、讲 话等文字、声像档案的管理。（二）财务中心负责会计档案、统计档案的管理。（三）营销中心负责国内、外客户档案、销售合同、协议及单 证的管理。（四）生产制造中心负责设备、电器（气）、仪表档案、基建、 技改档案、分承包方档案以及能源、计量、中间品质量、工艺操作 记录、物资采购合同、协议的管理。（五）研发中心负责科研档案以及原材料和产成品检验、物 检、分析报告单、标样的管理。（六）董事会工作人员负责改制、未来上市报批材料以及股 东大会、董事会、监事会所形成的会议记录、决议等的管理。第八条行政管理中心设专职档案员，各

4、单位设兼职资料员。 第三章档案的收集第九条档案收集是档案管理的首要环节，公司员工在工作、 生产、经营、建设、科研、技改等活动中均要事事、时时做好档案 的收集，确保档案资料收集齐全完整。第十条 新、改、扩建、技改、科研等活动在立项报批的同 时，向行政管理中心档案员备案。备案内容包括：项目名称、实施 单位、实施时限、可形成档案资料明细、项目负责人、资料收集责 任人等（基本建设、技改、科研项目可形成档案备案表见附件 四）。第十一条 行政管理中心档案员对新、改、扩建、技改、科 研等项目的档案资料的收集进行检查、督办。第十二条 各中心兼职资料员对日常工作、生产、经营等过 程中的档案资料的收集进行检查、督

5、办。第四章 档案的提供、接收、整理、归卷第十三条公司员工从不同渠道收集获得的符合文件材料归 档范围及保管期限标准（见附件二）的文件材料均要按第二章之 职责分工向分管单位兼职资料员提供。第十四条各单位兼职资料员接收的员工提供的文件材料要 符合案卷质量要求，并按档案分类编号标准（见附件三）整理 归类，做好平时归档工作。第十五条按第二章职责分工，以下档案分别由各中心长期保 存，行政管理中心专职档案员定期进行检查。（一）行政管理中心：人力资源档案。（二）营销中心：国内、外客户档案；销售合同、协议；单证 等。（三）研发中心：原材料和产成品检验、物检、分析报告单； 标样等。（四）生产制造中心：压力容器档案

6、；固定资产台帐；计量器 具台帐、计量器具校准记录及检定证书；分承包方档案及物资采 购合同、协议；计量、质量、工艺操作记录；一般设备档案等。第十六条按第二章职责分工，以下暂存在各中心的档案， 各中心兼职资料员或相关人员，应定期或随时向行政管理中心档 案室移交。（一）各中心保管的党群工作类、行政管理类、经营管理类、 生产技术管理类的文件材料档案，应于第二年上半年向行政管理 中心档案室移交。（二）科研类档案，应于科研项目鉴定后三个月内向行政管 理中心档案室移交；新产品产业化方案确定并移交生产后，再将 后续有关资料向行政管理中心档案室移交。（三）基本建设类和技改类档案，应于工程竣工和设备安装 验收后三

7、个月内向行政管理中心档案室移交。（四）甲、乙类设备检修中新形成的档案资料，应于检修后 一个月内到行政管理中心档案室进行填写。（五）会计类、统计类档案在财务部存放两年后向行政管理 中心档案室移交。（六）录音、照片、底片、影像等专门档案随时向行政管理中 心档案室移交。（七）其它具有长期保存价值的档案资料随时向行政管理中 心档案室移交。第十七条各单位兼职资料员或相关人员向行政管理中心档 案员移交各类档案时应建立档案移交目录，由兼职资料员或相关 人员与档案员共同签字，一式两份，各执一份。第十八条各类文件材料一般归档一份。比较重要的和利用 频繁的文件材料适当增加归档份数。需备份光盘的文件材料备份 两盘同

8、时归档。第十九条 各类档案分类编号、整理与归卷、案卷排架、档 号和检索工具严格按照档案分类编号标准中条目规定执行。第五章档案的保管第二十条行政管理中心档案室、各单位资料室及存放档案的 办公室，应配备专用文件柜存放档案，并认真做好防盗、防火、防 光、防潮、防尘、防有害生物、防污染“七防”工作。第二十一条存放文件材料、录音、照片、底片、影像带、光 盘等档案的场所应符合对湿度、磁场的要求。第二十二条专职档案员、兼职资料员应定期对所保管的档案 进行检查，对字迹模糊或变质的档案应及时修补或复制。如发现 异常情况或发生意外事故，应及时向单位领导和行政管理中心报 告。第二十三条机构撤销时，其原单位所保管的档

9、案向行政管理 中心档案室移交；机构合并时，原几个单位所分别保管的档案由 行政管理中心确认是否由新单位合并保管或向行政管理中心档案 室移交。第二十四条专职档案员、兼职资料员岗位变动时，应在离岗 前办理交接手续。第六章档案的利用与保密第二十五条积极开展档案利用工作，及时提供档案，为公司 生产、经营、管理、科研等工作服务。第二十六条借阅、借用档案应严格履行审批、登记手续。（一）公司档案原则上不对公司以外单位人员借阅。特殊情况 需持“外单位借阅档案审批单”（见附件五），经公司总经理批准 后方可借阅。（二）公司员工不得借阅与本职工作无关的档案。（三）公司员工借阅与本职工作有关的档案，需填报“公司员 工借

10、阅档案审批单”（见附件六）。1、借阅行政管理中心档案室保管的普通档案，须经本单位领 导同意、行政管理中心经理批准后方可借阅；2、借阅各中心资料室保管的普通档案，须经本单位领导同意、 保管档案的中心经理批准后方可借阅；3、借阅密级档案，须经本单位领导同意、行政管理中心经理 或保管档案的中心经理审定、公司总经理批准后方可借阅。（四）员工借阅档案原则上在档案室或资料室查阅。确因工作 需要需带出借用时，必须经行政管理中心经理或保管档案的中心 经理确定借用期限并批准后方可带出查阅。借用期满应将档案及时退还档案室或资料室。密级档案一律不得带出档案室或资料室。（五）、专职档案员、兼职资料员必须做好档案借阅、

11、借用登 记。第二十七条员工借阅、借用档案，对所借档案应负安全、保 密之责，不得丢失、损坏、拆散、抽取、涂改，严禁自行转借、翻 印和摘录。第二十八条公司员工确因工作需要需翻印、摘录档案必须经 本单位领导同意、行政管理中心经理或保管单位领导审定，报请 公司总经理批准后方可翻印和摘录。第二十九条档案密级的划分由公司保密委员会会同有关部 门确定。第三十条档案保管人员及借阅、借用档案人员应严格遵守 保密法和公司的有关保密规定，履行保密义务，做到不泄密。第七章档案的鉴定与销毁第三十一条档案的鉴定采用直接鉴定法。行政管理中心会同 有关中心根据档案的保管期限定期进行档案的鉴定。第三十二条 经鉴定确认需销毁的档

12、案，由行政管理中心档案 员提交鉴定报告及“档案销毁清册”，报请行政管理中心经理批准 后方可销毁。销毁档案时指定两人监销。第七章奖罚第三十三条公司员工对企业档案工作做出特殊贡献的给予 奖励。（一）防止或避免重大事故，使档案免遭重大损失的；（二）同破坏、盗窃、抢劫、出卖公司档案的人和行为做斗争， 事迹特别突出的；（三）在档案管理上有重大创新且效果显著的；（四）档案管理部门（人）主动提供使用档案为企业解决重大 问题的。第三十四条凡有下列行为之一的，根据情节轻重给予行政处 分或赔偿损失；构成犯罪的依法追究法律责任。（一）涂改、伪造、抽出档案的；（二）出卖档案的；（三）损毁、丢失档案的；（四）未经批准擅

13、自销毁档案的；（五）私自转借、翻印、摘录档案的。第八章附则第三十五条本办法自下发之日起执行。第三十六条 本办法由综合办公室负责解释。主题词：档案管理 办法 通知2023年4月 日印发*股份公司行政管理中心打字：*校对：*共印 份附件四基本建设、技改、科研项目可形成档案备案表2023年 月日项目名称项目负责人实施单位资料收集人实施时限可形成档案资料明细：附件五外单位借阅档案审批单2023年 月曰借阅单位名称借阅档案名称密级借阅档案理由:借阅档案时限:阅览档案地点:借阅人：借阅单位负责人：档案管理部门审定意见：档案员或资料员：负责人：公司总经理审批意见：总经理：附件六公司员工借阅档案审批单2023年 月日档案名称借阅时限阅览地点密 级是否翻印、摘录借阅档案理由：翻印、摘录页数及内容：借阅人：借阅单位负责人：档案管理部门审定意见：档案员或资料员：负责人：公司总经理审批意见：总经理：注：1、借阅普通档案不需总经理审批。2、借阅密级档案须经总经理审批，且必须在档案室或资料室阅览。3、档案翻印、摘录须经总经理审批。