内控手册-21.1外包物流管理.docx

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1、21.1外包物流管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关外包物流管理相关工作，涉及公司物 流外包公司的选择和管理。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度外包物流管理制度货物运输管理规定供应商管理程序物流供应商流程保险理赔流程仓储作业指导书物流部GCC关务系统。1.4 职责分工物流部：负责会同销售部及采购部编制外部物流实施计划，选择外包物流商，监督货物运输 过程，负责妥善处理毁损货物以及因货物毁损导致的后果，与外包物流公司核对台帐等工作。授权审批部

2、门：负责外部物流计划和物流商选择的审批。1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别121. I-CTl确保外部物流能够满足公司正常运营需求经营效率目标221. 1-CT2确保物流货品符合国家法律法规合法合规目标321. 1-CT3确保外包物流资源合理使用经营效率目标421. 1-CT4确保货物及时安全送达目的地资产保全目标521. 1-CT5确保物流成本最小化经营效率目标1.7控制矩阵会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性;2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊

3、；5表达和披露会计报表 项目1234521.1-Rl外包物流计划制定 不及时不合理，影 响正常生产运营21.1-CTl21.1-CAl物流部依据采购业务流转单或计划调 库时间，提前编制公司外部物流实施 计划，由物流部负责人定期考核编制/ 审批预防型货物运 输管理 规定关务系 统21.1-R2物流物品违反国家 法规，可能会遭受 外部处罚并带来经 济损失和信誉损失21.1-CT221.1-CA2制定物流计划前，物流部需会同法务 部就国家相关政策、法规要求进行讨 论研究，将违反国家法规的物流物品 排除在外包物流物品清单外，以避免 外部法律风险预防型外包物 流管理 制度合规性 文件21.1-R3外部物

4、流未经授 权，物流被滥用， 导致公司资源浪费21.1-CT321.1-CA3外部物流使用需要配备相关的单据， 如调库单、发票等，否则不办理物流申请/ 审批预防型货物运 输管理 规定外部物 流项目 审批表风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目21.1-R4外包物流取件不及 时，影响公司生产 、一 H运宫21.1-CT421.1-CA4物流部应与外包物流公司保持良好沟 通，实时了解货品的运输情况，确保 货品按

5、照原定路线及时运抵目的地， 并按照约定的到货时间与收货方确认 到货情况发现型外包物 流管理 制度货物到 货清单21.1-R5外包物流领取货物 的验证不足，货物 被冒领，造成公司 货物丢失21.1-CT421.1-CA5发货、到货时，凭提货通知单办理提 货，同时物流部应与外包物流公司及 时确认相关人员身份及货品数量、质 量等信息，防止货品被冒领、丢失、 损毁等情况不能被及时发现，造成公 司损失预防型外包物 流管理 制度提货通 知单21.1-R6运输方式选择不合 理，造成成本浪费21.1-CT521.1-CA6外包物流计划制定过程中，需充分考 虑货品性能、运输要求等，选择最合 适的物流运输方式，保

6、证货品安全的 同时有效进行成本控制预防型供应商 管理程 序物流方 式选择 报告书风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目21.1-R7外包物流公司物流 过程中发生货物丢 失，造成损失21.1-CT421.1-CA7与外包物流公司就外包合同细则进行 详细规定，就货物丢失、损毁赔付责 任、意外事故赔付责任等进行明确界 定并规定赔偿金额预防型外包物 流管理 制度物流外 包合同21.1-R8外包物流公司物流 过程中

7、发生事故， 货物损毁，造成损 失21.1-CT421.1-CA7与外包物流公司就外包合同细则进行 详细规定，就货物丢失、损毁赔付责 任、意外事故赔付责任等进行明确界 定并规定赔偿金额预防型外包物 流管理 制度物流外 包合同21.1-R9运输过程中货物保 管不善，导致货物 损毁，造成损失21.1-CT421.1-CA7与外包物流公司就外包合同细则进行 详细规定，就货物丢失、损毁赔付责 任、意外事故赔付责任等进行明确界 定并规定赔偿金额预防型外包物 流管理 制度物流外 包合同21.1-RlO外包物流配送不及 时，影响公司的生 产运营21.1-CT421.1-CA4物流部应与外包物流公司保持良好沟

8、通，实时了解货品的运输情况，确保 货品按照原定路线及时运抵目的地， 并按照约定的到货时间与收货方确认预防型外包物 流管理 制度到货情 况登记 表风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目到货情况21.1-Rll物流物资的接收程 序不严格，导致货 物损毁无法被发现21.1-CT421.1-CA8发货、到货时，物流部应与外包物流 公司及时确认相关人员身份及货品数 量、质量等信息，防止货品被冒领、 丢失、损毁等情况

9、不能被及时发现， 造成公司损失到货时，按照仓储作业 指导书执行预防型仓储作 业指导 书物料接 收检验 入库单21.1-R12货物损失后物流公 司的赔付不抵损 失，导致公司资产 损失21.1-CT421.1-CA9购买相应的货物运输保险预防型外包物 流管理 制度外包物 流公司 资质审 核表21.1-R13对物流承运商的选 择不当以及选择承 运商时未进行招投 标，导致物流运输 服务质低价高21.1-CT421.1-CAlO对物流外包公司的经营资质及服务质 量、信誉等进行充分的调研评价，并 设置对已合作物流外包公司的考核评 定机制，确定有足够赔付能力、信誉 优良的物流承包公司作为合作方预防型供应商

10、管理程 序外包物 流公司 资质审 核表风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目21.1-CT421.1-CAll按照招投标管理程序选择进行承运商 招投标，以选择合适的承运商预防型供应商 管理程 序招投标 文件21.1-R14物流公司达不到公 司物流要求，影响 公司生产运营和资 产安全21.1-CTl21.1-CA12公司对物流供应商定期考核，对于达 不到公司要求的物流公司，要求其整 改,一个月整改后仍不能达

11、到要求的， 淘汰该物流公司发现型物流供 应商流 程21.1-R15物流公司对于不合 格和损毁物品的处 理不恰当，影响公 司声誉21.1-CT421.1-CA13与外包物流公司就外包合同细则进行 详细规定，就货物丢失、损毁赔付责 任、意外事故赔付责任等进行明确界 定并规定赔偿金额；对于不足部分， 由保险理赔预防型外包物 流管理 制度物流外 包合同21.1-CT421.1-CA14发生货物损毁等情况时，物流部应与 保险公司及时沟通，妥善处理，否则 就地销毁预防型保险理 赔流程货品损 毁登记 表风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度

12、控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目21.1-R16物流外包公司未及 时回复到货情况， 导致与客户间的结 款不明确21.1-CT421.1-CA4物流部应与外包物流公司保持良好沟 通，实时了解货品的运输情况，确保 货品按照原定路线及时运抵目的地， 并按照约定的到货时间与收货方确认 到货情况预防型物流供 应商管 理制度货物到 货清单21.1-R17与外包物流公司台 帐的核对不及时不 准确，造成结款时 产生运输量纠纷21.1-CT421.1-CA15由专人进行物流账务核对，设置物品 运输量记录台帐并与外包物流公司进 行核对确认，避免双方在结款时就运 输量产生纠纷预防型物流部GCC关 务系统对账单