内控手册-18.2 印章管理.docx

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1、18.2印章管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的印章管理，旨在加强和规范公司及各子 公司的印章的刻制、使用、销毁等管理过程。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度印章管理办法。1.4 职责分工各印章使用部门：提出印章使用申请。授权审批人员：负责对印章的使用申请进行审批。印章保管人：负责印章保管，提出印章停用、销毁申请。各成员公司法定代表人或其授权代表：负责对印章刻制申请的最后审批。总经理：负责对印章停用销毁申请的审批.法律事务部：负责新刻印章的

2、登记。18. 2印章管理1/2印章使用部门 董事会办公室各甲饕表法律事务部填写刻制印章 申请表刻制印章印章登记18.2印章管理2/2使用部门授权审批人员印章保管人提出印章使用申请未通过通过R9-R10印章使用登记R13-15R7/R11-使用印章印章保管印章回收都超，旺超名艇后R13-14印章销毁1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别118. 2-CT1确保印章刻制得到有效审批经营效率目标218. 2-CT2确保印章得到妥善保管合法合规目标318. 2-CT3确保印章格式统一经营效率目标418. 2-CT4确保印章刻制符合国家标准合法合规目标518. 2-CT5确保印章

3、使用经过领导审批资产保全目标618. 2-CT6确保印章使用需求得到及时满足经营效率目标718. 2-CT7确保印章销毁得到审批资产保全目标1.7控制矩阵风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施18.2-Rl没有统一的印章刻 制审批表，且印章 刻制申请表未保 存，不利于规范印 章刻制管理，影响 公司经营效率目标18.2-CTl18.2-CAl公司应当设计统一的印章刻制申请 表，印制印章时应当填写申请单，经 过部门领导、董办、法律事务部以及 公司法定代表人及其授权代表审批后 才能刻制18.2-R2未经领导审批刻制 公司公章、法人章、 合同章、财务账等 印鉴，导致假冒

4、公 司名义从事非法活 动，造成法律风险 或经济损失，影响 公司合法合规目标18.2-CTl18.2-CAl公司应当设计统一的印章刻制申请 表，印制印章时应当填写申请单，经 过部门领导、董办、法律事务部以及 公司法定代表人及其授权代表审批后 才能刻制不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性;2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目I风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分

5、摊；5表达和披露12345会计报表 项目18.2-R3刻制公章、法人章 及其他重要印鉴由 一人负责，刻制完 成后，未及时更新 台账记录并登记印 章样式、刻制时间、 授权使用时间、刻 制人、刻制部门等 关键信息，导致重 要印鉴被挪为私 用，造成公司法律 风险或经济损失， 影响公司合法合规 目标18.2-CT218.2-CA2公司印鉴需由董办专人负责刻制工 作，印鉴刻制时应有其他人员在场监 督刻制并明确记录印鉴刻制数量并将 印章与记录交给法律事务部负责人审 核并备案申请/ 审批预防型印章管 理办法公司印 章登记 表会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不

6、相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234518.2-R4各职能部门未经领 导审批擅自刻制职 能部门印鉴，导致 无关印鉴数量增 力口，造成管理混乱， 影响公司经营效率 目标18.2-CTl18.2-CA3原则上公司各部门不得私自刻制部门 章。如因实际业务需要，确实需要刻 制部门章的，须按照公司印章刻制流 程申请。申请/ 审批预防型印章管 理办法印章亥IJ 制申请 表18.2-R5未按国家有关规定 到具有印鉴制作资 质的企业刻制印 鉴，导致刻制的印 鉴不符合国家相关 标准规定，容易产 生质量问题

7、，影响 公司经营效率目标18.2-CT418.2-CA4印章的内容、字体、排列顺序和规格 等应按照政府主管部门的规定办理， 经公安机关核准后在指定单位刻制预防型印章管 理办法风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施18.2-R6公章、法人章等印 鉴无归口部门管 理，导致印鉴未统 一保管，重要印鉴 丢失或被盗，管理 混乱，影响公司经 营效率目标18.2-CT218.2-CA5公司各类印鉴必须分别由董办、运营 中心和各职能部门依职权专人保管18.2-CT218.2-CA6董事会、监事会印鉴统一由董事会秘 书处保管。公司印鉴由公司董事会办 公室保管。各职能部门印鉴由各职

8、能 部门指定专人负责保管18.2-CT218.2-CA7公司合同专用章由公司运营中心管 理。公司财务专用章由公司总经理指 定公司财务部专人管理，公司人事调 配章由公司总经理指定公司人力资源 部专人管理。公司党、团、工会等组 织的印章由工会决定管理人选18.2-R7公司财务章、法人 章及其他重要印鉴 由一人负责保管， 导致印鉴保管人员18.2-CT218.2-CA8公司财务章、法人章及相关重要印鉴 根据印鉴管理制度由相关部门负责保 管且部门内所有印鉴不得由一人负责 保管不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定会计报表 项目1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价

9、或分 摊；5表达和披露12345预防型印章管 理办法预防型印章管 理办法预防型印章管 理办法财务章 保管/ 法人章 保管预防型印章管 理办法风险风险描述对应控 制目标关键控 制措施关键控制措施编号编号编号发生舞弊行为，造 成法律风险或经济 损失，影响公司资 产保全目标18.2-R8印鉴使用无部门领 导批示记录，导致 未经领导审批违规 使用印鉴，造成公 司法律风险或经济 损失，影响公司资 产保全目标18.2-CT518.2-CA9重要文件使用公司公章必须经公司分 管领导批准后方可用印18.2-CT518.2-CAlO部门章及各专用章须经部门负责人同 意后方可用印，做好用印登记18.2-CT518

10、.2-CAll子公司需使用公司印章时，先由本单 位填写用印申请单，经本单位负责人 审核签字后报送公司，公司业务归口 管理部门领导审核同意并签署意见后 核准用印。重要事项报总经理批准18.2-R9无印鉴使用登记记 录，导致发生问责18.2-CT518.2-CA12申请使用公司公章时，必须填写公司 印章使用登记簿，登记内容至少详细不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目经办/ 审批预防型印章管 理办法经办/ 审批预防型印章管 理办法公司印 章使用 登记表经办/ 审批预防型印章管

11、理办法领导审 批单预防型印章管 理办法公司印 章使用不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目登记表预防型印章管 理办法公司印 章使用 登记表预防型印章管 理办法公司印 章使用 登记表预防型印章管 理办法离岗公 司印章 移交单风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施事故时无法追究事 故责任人，给公司 造成损失记录申请日期、编号、用印资料名称、 申请人、发往单位等18.2-CT518.2-CA13在使用部门印章及各专用章时，经部 门领导审核批准，做好

12、用印登记18.2-RlO合同专用章的用印 登记表中的签名不 是用印人签字，出 现合同纠纷时无法 查明相关合同专用 章的使用人，给公 司造成损失18.2-CT518.2-CA14合同专用章用印登记表中的签字必须 是使用合同章的人的签名18.2-Rll印鉴保管人员不在 岗时，未及时交给 委托代管人员负责 保管，导致重要文18.2-CT618.2-CA15持印人员外出办事或不在单位时应及 时授权委托其他人员保管相关印鉴， 代管人员在办理用印时除了按照用印 审批程序办理外还须详细记录用印登风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施件无法及时盖章， 造成一定影响，影 响公司经营效率目 标记信息，待持印人员回来后将印鉴和 用印记录一同交给持印人员18.2-R12没有对印章外借情 况进行规范和规 定，导致印鉴违规 使用，造成舞弊风 险，影响公司资产 保全目标18.2-CT518.2-CA16原则上公司印章不得携带外出，当发 生需外出使用公司印鉴时，由用印人 员申请，依办法规定的流程审批通过 后使用，用印管理人员陪同，并做好 用印登记18.2-R13未经领导审批更 改、收