内控手册-14.5 原材料采购.docx

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1、14.5原材料采购1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关原材料采购的过程，旨在规范集团原 材料采购过程中的各项具体工作，降低原材料采购成本，控制原材料质量，降低付款风险等。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度采购管理程序资源管理程序集团供应商资源管理程序物流作业计划指导书集团供应商导入认证流程（拟定稿）采购交货跟踪作业指导书采购应付管理规定不良采购件处理流程原材料资源专项预案供应商质量管理流程质量框架协议采购框架协议。1.4 职责分工使用部门：提

2、出原材料使用申请，负责制度采购计划。采购部：执行采购计划，与供应商签订采购合同等总经理：负责对合同进行审批等质量部：原材料的质量检测等物流部：负责原材料验收，入库等。1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114. 5-CT1确保采购价格合理经营效率目标214. 5-CT2确保采购的原材料符合生产需求经营效率目标314. 5-CT3确保原材料采购成本效率最佳经营效率目标414. 5-CT4确保库存原材料符合生产需求经营效率目标514. 5-CT5确保选择合适的供应商经营效率目标614. 5-CT6确保采购经过适当授权审批经营效率目标714. 5-CT7确保合同条款严格履行

3、经营效率目标814. 5-CT8确保采购合同妥善保管经营效率目标914. 5-CT9确保预付款得到适当审批资产保全目标1014. 5-CT10确保合同纠纷得到妥善处理经营效率目标1.7控制矩阵风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定会计报表 项目1存在和发生/真实 性;2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露1234514.5-Rl原材料采购价格不 合理，导致资金使 用风险14.5-CTl14.5-CAl原材料采购应进行询价比价，确定合格 的供应商，减少资金风险预防型采购管 理程序询价比 价

4、表14.5-原材料选择不当，14.5-C14.5-C原材料选择必须按照使用部门的实际预防型采购管请购单R2导致无法生产T2A2要求和规定挑选合格的原材料理程序14.5-R3无原材料采购计划 即执行采购，导致 资金使用风险14.5-CT314.5-CA3使用部门必须填写原材料采购申请，经 过相关审批部门审核后才能进行采购 计戈U申请/ 审核预防型采购管 理程序采购计 划会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234

5、514.5-R4集中采购和分散采 购选择不合理，导 致采购成本过高14.5-CT314.5-CA4按照集团实际需求和采购计划，合理分 配集采购份额，控制采购成本预防型资源管 理程序采购成 本14.5-R5对原材料的价格关 注不够，导致采购 时机的选择和把握 不足，采购成本上 升14.5-CTl14.5-CA5采购原材时，必须做好充分市场调查， 对原材料价格的走势有一定的了解，在 价格合适时进行采购预防型采购管 理程序市场调 查报告14.5-R6原材料没有安全库 存，采购申请不及 时，影响持续稳定 生产14.5-CT414.5-CA6计划下单前要核实原材料库存，根据实 际库存和需求提出采购申请预

6、防型物料计 划作业 指导书采购申 请风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目14.5-R7对原材料采购时机 的选择和把握不 足，导致采购成本 上升14.5-CTl14.5-CA7原则上根据生产预测和需求进行采购， 对于价格波动趋势或市场走向明显的， 经批准后统筹进行采购预防型集团供 应商资 源管理 程序价格调 查表14.5-R8原材料采购数量不 恰当，导致库存过 多或不满足生产需 求，影响经营效率 和增加

7、成本14.5-CT414.5-CA8原材料采购计划必须根据库存和将来 生产计划，并经相关使用部门审核通过 后执行经办/ 审批预防型物料计 划作业 指导书 序库存统计采购计 划14.5-R9没有进行供应商资 格信用调查即进行 采购，导致采购欺 诈风险14.5-CT514.5-CA9采购部必须对候选供应商进行信用资 格调查，并对供应商进行评级分类，筛 选出合格供应商，还要对供应商进行定 期复查。预防型集团供 应商导 入认证 流程供应商 资信调 查14.5-RlO采购人员的授权不 明确，授权不合理， 无法及时做出采购14.5-CT614.5-CAlO制定合理的采购授权体制，层层授权预防型采购管 理程

8、序采购授 权制度会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目12345决策、导致采购效 率低14.5-Rll采购人员的授权范 围和授权手续不完 整规范，对被授权 人的监控不够，导 致对于采购人员的 行为无法约束，增 加集团的法律风险14.5-CT614.5-CAll明确采购人员的采购范围，对超过授权 范围的须进行申报审批，审核通过后进 行采购申请/ 审批预防型采购管 理程序ERP授 权审批 权限； 采购部 组织架 构和

9、岗 位职责14.5-R12合同文件未经充分 审核即进行采购， 导致采购不当，造 成资金使用风险14.5-CT614.5-CA12采购合同须经过相关部门审批，通过后 才能进行采购编制/ 审批预防型采购管 理程序采购合 同原材料会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234514.5-R13合同签订并完成后 没有部门对合同执 行情况进行监督检 查，发生纠纷时， 管理层无法及时获 得信息进行处理， 导致不必要的财产 损

10、失14.5-CT714.5-CA13采购人员在签订合同后必须督促供应 商按照合同要求履行采购合同，如出现 问题，应及时汇报相关负责人进行处理经办/ 监督发现型采购交 货跟踪 作业指 导书应商采 购合同 履行14.5-R14没有部门对原材料 采购合同进行归口 管理，合同遗失出 现争议时，无有效 依据，造成财产损 失14.5-CT814.5-CA14原材料采购合同签订后应统一归口到SQE统一管理预防型供应商 协议签 署作业 指导书原材料 采购合 同14.5-R15原材料采购合同及 相关文件未保密，14.5-CT814.5-CA15做好原材料采购Pe）合同保密措施，严 禁采购合同信息泄露，并提高相关

11、采购预防型采购管 理程序保密条款或保风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目导致采购价格对外 公开，造成采购成 本上升人员的保密意识，对造成信息泄露的要 追究法律责任密协议；ERP权限 设置14.5-R16预付款未经过相关 授权部门审批，导 致未经授权的付 款，影响公司资金 安全14.5-CT914.5-CA16预付款必须经过相关授权部门审批，经 审批后才能操作申请/ 审批预防型采购应 付管理 规定OA付

12、款 申请预付账款14.5-R17原材料入库时未进 行充分验收，导致 材料不符合合同条 款规定，影响生产14.5-CT214.5-CA17原材料到货后IQC检验并测试后在送检 单签字，才能做入库处理采购/ 验收预防型采购管 理程序送检单14.5-R18采购到的原材料质 量不高，影响生产 的正常运营14.5-CT214.5-CA18采购到的原材料如发现有质量问题，必 须填写相关质量问题报告并与供应商 及时沟通，更换材料，或者做退货处理。预防型不良采 购件处 理流程退货申 请单风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目14.5-R19出现质量纠纷时， 未得到有效处理， 影响结算14.5-CTlO14.5-CA19出现质量纠纷，首先与供应商做协商处 理，如果沟通失败，应该组织相关部门 进行