内控手册-14.4备品备件采购.docx

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1、14.4备品备件采购管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商 选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件 采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度备品备件采购管理程序人事管理规定请采购审批层次。1.4 职责分工使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。采购部：执行采购计划，签订采购合同。授权审批部门：审批采购申

2、请，审核采购合同财务部：支付采购货款，并入账等。物流部：负责采购品验收、入库。1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.4-CT1确保备品备件采购数量合理经营效率目标214.4-CT2确保采购到符合集团要求的备品备件经营效率目标314.4-CT3杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为经营效率目标414.4-CT4确保采购经过适当授权审批经营效率目标514. 4-CT5确保采购成本效率最优化经营效率目标614.4-CT6确保采购价格合理经营效率目标714.4-CT7确保及时取得发票经营效率目标814.4-CT8确保货款支付得到适当审批资产保全目标914.4-CT9确保及时收

3、到采购备件经营效率目标1014. 4-CT10确保接收的货符合订单要求经营效率目标1114.4-CT11确保采购过程进行了正确的账务处理财务信息真实性目标1214.4-CT12确保采购资料及时归档经营效率目标1.7控制矩阵风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性;2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目14.4-Rl各部门未按实际要 求提出备件请购 单，导致采购数量 超过实际需求，造 成集团资源浪费14.4-CTl14.4-CAl制造部按各自实际

4、需求进行采购申请， 填写备件请购单预防型备品备 件采购 管理程 序请购单14.4-R2备件请购单对备件 要求不明确，导致 备件不符合实际规 格，造成集团经济 损失14.4-CT214.4-CA2备件请购单必须明确备件的规格预防型备品备 件采购 管理程 序请购单14.4-R3采购计划的制定、 审批、执行、验收 等重要流程由一个14.4-CT314.4-CA3采购计划的制定与审批、审批与执行、 执行与验收均不能由同一人负责，应做 到不相容职责分离，采购各环节责任人经办/ 审批/ 验收预防型备品备 件采购 管理程采购计 划流程 优化原材料-备 品备件会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号

5、关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目12345人负责，导致舞弊 风险，造成产品质 次价高，采购人员 收受回扣相互牵制序14.4-R4采购人员未执行定 期轮岗制度，导致 采购人员与供应商 暗中操纵采购成 本，形成舞弊风险， 给集团造成经济损 失14.4-CT314.4-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚 信承诺书（或类似的行为保证书），承 诺在采购过程中不接受供应商回扣或 好处，避免发生与企业利益相冲突的行 为，并在存在利益冲突时向集团及时报 告。预防型人

6、事管 理规定诚信承 诺书原材料-备 品备件14.4-R5未具体明确各直属 单位多少金额以上 的备品备件采购需 要向集团公司申报 审批，导致备品备14.4-CT414.4-CA5对不同的备品备件采购金额应设置相 应的审批层级，超过一定金额的采购订 单应报公司审批预防型备品备 件采购 管理程 序请购单 审批表原材料-备 品备件风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目件采购权限设置不 明确，造成直属单 位备品备

7、件采购管 理混乱14.4-R6备品备件采购前未 进行相关市场调 查，未对零配件基 本情况信息进行了 解从而影响备品备 件采购计划的制定14.4-CT514.4-CA6备品备件采购计划制定前应进行充分 的备品备件市场调查，了解备品备件基 本信息，合理预测市场变化趋势，形成 书面报告并提交设备管理部审核，以便 合理制定采购年、月度计划，避免备品 备件库存短缺或积压预防型备品备 件采购 管理程 序市场调 查报告14.4-R7未对市场价格变动 进行分析，预测市 场价格趋势，导致 预期价格制定不合 理，增加采购成本14.4-CT614.4-CA7备品备件采购计划制定前进行充分的 市场价格调查，合理预测价

8、格趋势，形 成备品备件市场调查报告，提交评审委 员组审核，以确定合理采购时机，保证 物资供应，降低采购成本预防型价格分 析表会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234514.4-R8备品备件采购计划 制定不合理，导致 备品备件采购数量 超过实际需求量， 造成集团资源浪费14.4-CTl14.4-CA8下属单位的设备使用单位按时提交备 品配件采购计划，采购部根据使用单位 提交的备品配件采购计划，结合本单位 生产

9、经营任务、设备的维护、保养和修 理，考虑设备的使用年限，按备品管理 办法,提出备品配件的年、月采购计划， 并按规定提交审批编制/ 审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购计 划原材料-备 品备件14.4-CTl14.4-CA9备品配件采购的临时采购计划由设备 使用部门根据生产需要提出，审批程序 同一般采购计划编制/ 审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购计 划原材料-备 品备件14.4-R9备品备件采购计划 未经部门领导及总 经理审批，导致未 经领导审批越权采14.4-CT414.4-CAlO采购部负责人负责本单位的备品配件 采购计划的审批工作编制/ 审批预防型备品备 件采购 管理程 序6.

10、4采购计 划原材料-备 品备件风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目购，造成舞弊风险14.4-CT414.4-CAll采购部对超出本部门审批权限的备品 配件采购计划应提出处理意见，报本单 位主管领导审批编制/ 审批预防型请采购 审批层 次采购计 划原材料-备 品备件14.4-RlO备品备件采购之前 未执行询价比价或 询价比价不充分， 导致备品备件采购 价格过高，增加采 购成本14.4-CT614.4-C

11、A12应根据经审批的采购计划，按照采购询 价管理制度相关规定组织询价活动，拟 定编制询价文件询价单，经审查批准后 实施询价；询价供应商原则上不少于三 家，并且被询价供应商之间没有关联关 系预防型备品备 件采购 管理程 序询价比 价单14.4-Rll设备管理部门领导 未经总经理授权签 订采购合同，导致 舞弊风险，造成集 团经济损失14.4-CT414.4-CA13对经过审批的采购申请，应按照规定授 权层级，大额需求由总经理及其他相关 授权人员签订采购合同申请/ 审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购审 批单采 购合同原材料-备 品备件会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制

12、措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234514.4-R12备品备件采购合同 未经相关部门及领 导会审，可能导致 合同条款存在风险 漏洞，包括交易数 量及价格、付款时 间及方式、违约责 任等，造成集团经 济损失14.4-CT414.4-CA14对于非标准合同采购：采购人员应与供 应商就备品配件采购的规格、数量、价 格、质量、供货周期、质量保证、付款 时间及方式、违约责任等与供应商仔细 协商，并就针对各合同条款与相关部门 及领导进行会审，达成一致意见后，按 规定的权限及时签订采购合同，按规定 程序进行报批申请/ 审批预防型备品备 件采购 管理程 序采购合 同会签 单原材料-备 品备件14.4-CT414.4-CA15对于标准合同按正常生产采购审批流 程14.4-R13未及时取得供应商 开具的增值税发 票，不能及时抵扣 税款，造成集团税 务风险14.4-CT714.4-CA16对正常履行的采购合同，采购人员应及 时向供应商催收相应增值税发票，并提 交财务部门保管作相应账务处理预防型备品备 件采购 管理程 序增值税 发票应交税金风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相 容职 务控制活 动类型