内控手册-13.3 订单与合同管理.docx

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1、13.3订单与合同管理1.1 概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关订单与合同管理方面的具体要求，主 要包括销售政策的确定，销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档，销售 确认、发货和销售情况分析评估。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度客户信用管理规定销售管理程序订单评审管理规定订单变更作业指导书订单变更流程合同评审与产品交付流程预测分解与资源匹配规定（待生效文件）产品交付管理程序会计核算规定。ERP编码规则ERP系统规则物流运输管理规

2、定。销售部：负责制定销售计划，接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款，订单交期等 事宜，发货后签回装箱单。项目组：负责订单规格技术与交期评审。法律事务部：负责对客户合同的条款审核。商务管理部/计划部：负责对客户的信用评审，确认客户信用额度；负责订单交期评审并安 排生产计划；制定订单货物出库计划，根据审批安排出货，接收客户收货确认。营销中心经理/总经理：负责对销售订单或合同进行审批。物流部：负责订单货物物流情况。财务部：负责确认客户的信用额度使用情况。1.5流程图13. 3订单和合司管漉1/24建通汇寸V过-过协调沟1彘A、是签订合同/订单通亨F17-8/ 13-14婉拒客户安排生产计划合同

3、资Cj!制I口档1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别113. 3-CT1确保制定合理的销售政策经营效率目标213. 3-CT2确保销售结果符合销售计划经营效率目标313. 3-CT3确保销售订单的确认经过严格审核经营效率目标413. 3-CT4确保销售行为符合国家相关法律规定合法合规目标513. 3-CT5确保销售订单与合同条款能够实现经营效率目标613. 3-CT6确保销售确认与计量准确财务信息准确性目标713. 3-CT7确保发货收到授权资产保全目标813. 3-CT8确保发货按照订单信息进行资产保全目标1.7控制矩阵风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控

4、制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性;2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目13.3-Rl销售政策和信用政 策管理不规范、不 科学导致资产运用 效率低下，影响集 团经营效率13.3-CTl13.3-CAl集团负责制定科学合理的销售政策和 信用政策。规定客户管理、信用管理、 合同审批、发货管理、收款管理等各 项管理规范，确保集团销售活动高效 规范预防型客户信 用管理 规定客户信 用管理 规定13.3-R2销售部门未能制定 销售计划，导致销 售活动混乱没有约 束，影响集团经营 效率13.3-

5、CT213.3-CA2营销中心各部门负责编制下一年度销 售计划和预算，在销售计划经过董事 会审批后部门主管负责将计划分解至 每一名销售人员和每个月，确保集团 销售资源合理分配，完成销售计划编制/ 审批预防型销售计划13.3-R3集团没有专门人员 跟踪销售计划的完 成情况，导致销售 计划无法及时完13.3-CT213.3-CA3集团OM部负责跟踪销售计划的执行 情况，督促销售部门每个月完成销售 计划考核，并对销售计划差异原因进 行分析，落实改进计划发现型销售计 划考核 表、改进 计戈U风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕

6、 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目成，影响集团经营 效率13.3-R4合同的签订未经正 确授权，导致资产 损失、舞弊和法律 诉讼，影响集团经 营效率13.3-CT313.3-CA4销售合同的签订需要经过计划部（商 务管理部）、财务部、法律事务部、研 发项目部等部门进行价格、信用、法 务、规格、交期等评审，只有评审通 过后的订单才能确认经办/ 评审预防型订单评 审管理 规定订单评 审表主营业务 收入、应收 账款13.3-CT313.3-CA5在通过各项评审后，最终由营销中心 负责人审批，该销售订单才能正式下 达经

7、办/ 审批预防型订单评 审管理 规定销售订 单主营业务 收入、应收账款13.3-CT313.3-CA6销售的PO订单经过销售经理审批,该 销售订单才可以正式下达经办/ 审批预防型订单评 审管理 规定订单评 审记录主营业务 收入、应收账款风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹会计报表认定1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露12345会计报表 项目13.3-R5销售行为违反了国 家的法律、法规， 可能导致企业遭受 外部处罚、经济损 失和信誉损失，影 响集团合法合规目 标13.3-

8、CT413.3-CA7集团公司负责制定销售管理程序，规 定销售人员从事销售工作的相关流 程，确保其销售行为不违反相关法律 法规要求预防型销售管 理程序销售管 理程序13.3-CT413.3-CA8集团审计监察部负责定期对销售业务 进行审计，及时发现可能存在的违法 行为经办/ 审计发现型订单评 审管理 规定内部审 计报告13.3-R6集团在评审订单 时，对于客户信用 额度评审把关不 严，导致坏账风险 增加，影响集团资 金安全13.3-CT313.3-CA9在进行信用评审时，财务部负责统计 该客户信用余额以及逾期交款情况， 如果客户有逾期交款，必须等款项交 付后才予以发货申请/ 审批预防型订单评

9、审管理 规定信用额 度统计 表主营业务 收入、应收账款13.3-CT313.3-CAlO对于超过信用额度的客户，原则上不 予发货，如果急需发货，必须经过计 划部（商务管理部）经理及集团领导 审批后才能予以接受申请/ 审批预防型客户信 用管理 规定信用额 度统计 表主营业务 收入、应收账款会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234513.3-R7订单变更没有经过 审批，导致集团无 法按照变更后订单 进行排产，影响

10、集 团经营效率13.3-CT313.3-CAll订单变更后订单管理员负责组织相关 部门进行评审，评审后的订单取代原 来的订单，交由相关部门进行归档经办/ 审批预防型订单变 更作业 指导书变更后 的销售 订单主营业务 收入、应收账款13.3-R8资源发生冲突时， 没有对订单进行排 序，导致无法有效 利用集团产能，影 响经营效率13.3-CT513.3-CA12资源发生冲突时，公司优先考虑集团 战略客户、大客户、边际贡献高的客 户进行排产预防型预测分 解与资 源匹配 规定（待 生效文 件）订单 评审管 理规定排产计 划会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措

11、施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目1234513.3-R9给予客户的销售折 扣未经过审批，导 致销售折扣可能被 业务员侵吞，影响 集团的资金安全13.3-CT613.3-CA13客户要求集团给予折扣后，业务员及 时提交折扣申请,经过营销中心经理、 财务部、集团领导等审批后决定给予 客户折扣金额，客户折扣金额应在订 单中反映，以保证日常发票和记账是 按照折扣后金额执行申请/ 审批预防型订单评 审管理 规定折扣申请销售订 单主营业务 收入、应收账款13.3-RlO销售部门未建立合 同台账，导致

12、无法 了解合同签署和执 行情况，影响销售 管理效率13.3-CT513.3-CA14集团营销中心负责建立销售合同台 账，记录客户名称、合同名称与编号、 合同金额、合同主要条款以及合同履 行情况等信息预防型销售合 同台账13.3-Rll销售合同未进行归 档，导致需要的时 候无法查阅合同有 关条款，影响集团 经营效率13.3-CT513.3-CA15销售合同统一归档至商务部，对合同 借阅情况进行登记预防型订单评 审管理 规定销售合 同归档 清单会计报表认定风险 编号风险描述对应控 制目标 编号关键控 制措施 编号关键控制措施不相容 职务控制活 动类型对应制 度控制痕 迹1存在和发生/真实 性；2完整性；3权利 与义务；4估价或分 摊；5表达和披露会计报表 项目