德物业管理制度和流程汇编.docx

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1、东莞市德生物业管理有限公司管理制度和流程汇编二零零七年三月目录1第一篇3行政管理制度3第一章文件管理制度4第二章档案管理制度7第三章印章使用管理规定12第四章员工名片管理规定14第五章证照管理制度15第六章证明函管理制度16第七章会议管理制度16第八章办公物资管理规定17第九章公司车辆管理规定18第十章考勤管理制度20第十一章出差管理制度23第十二章通讯费用管理制度24第十三章计算机使用管理制度25第十四章非工程采购及收货管理制度26第十五章库房管理办法28第二篇35人力资源管理制度35第一章总则36第二章录用与异动36第三章员工管理45第一节制服管理规定45第二节办公室管理规定42第三节厨房

2、及用餐管理48第四节宿舍管理规定49第无节工伤管理制度46第四章投诉管理制度53七、处理结果的执行54第五章薪酬及福利55第六章休假56第七章 保密管理规定61第八章员工培训61附：培训制度73第一章总则73第二章培训管理功能73第三章培训工作程序75第四章部门培训76第五章晋职培训68第六章专题培训77第七章层级培训77第八章培训管理78第九章培训档案管理78第十章培训评价78第十一章培训纪律78第三篇80财务管理制度80第一章物资管理办法81第二章借款、报销流程及办法85第五章结束语错误!未定义书签。- AZr第一篇行政管理制度第一章文件管理制度第一节总则一、为适应公司全方位规范化科学管理

3、，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化, 特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导 商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作, 有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工 作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件 由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定二二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安

4、排，用“决定二经会议讨论通过并要 求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项， 用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示:向上级汇报工作、反映情况、 提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函二八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第三节文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、 印章、主题词、主送单位（部门

5、）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号分为四种：“XXX发”、“XXX人发”、“XXX客发”。冠以上述 发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的 程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“XXX发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号；“XXX人发”、 “XXX客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文 件由发文部门自行编号，行政部统

6、一认定。（公司其他部门均以“XXX发”的代号 发文，以、代号发文，须在发文权限范围内。）五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。字体采用宋体，标题为3号字或4号 字、主内容为4号字或5号字为标准。十二、文件纸一般使用A4型。第四节收文一、收文一律使用东莞市德生物业管理有限公司收文簿。二、外单位来文均由总经办指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及 时分送相关部门

7、。第五节办文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六节发文一、发文一律使用东莞市德生物业管理有限公司发文稿纸。二、发文程序如下：公司内部发文：拟稿人f部门经理/主管核准f副总经理f总经理一行政部统一编号f打印f盖章 （签字）f发文f备案对外发文：拟稿人T部门经理/主管审核f副总经理f总经理核准f行政部统一

8、编号f打印f 盖章（签字）f发文f备案第七节其他一、时限要求：1、特急：限4个工作时内完成。2、急：限8个工作时内完成。3、平：限1 6个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。4、公司各部门、下属各子公司、各附属组织与分支机构的全体职员均负有保守公 司秘密的责任与义务。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。四、总经办办公时间安排：原则上总经理办公时间不得打扰（除总经理特允外），对外 处理公务时间规定为正常工作日的下午3： OO5： 00；同时，各个部门必须

9、指定专 人与总经办联络沟通，需签字单项呈总经办统一提报总经理批阅并分发。第二章档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要 依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立 卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议 纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：1、行政类2、财务类3、人事类4、业务类5、工程类6、拓展类二、机要档窠须在档窠编号后注明：绝密、机密、秘

10、密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行 编号。四、归档后须填写档案管理登记表（附表1）。第三节机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：二、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性 的合作协议及金额在10万元以上的重大合同。机密档案包括：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；金额在1万TO万元的合同。秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。第四节档案装订一、以

11、左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理:一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、 公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结； 9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人 事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。（其它财务档案 的

12、保存期限按国家相关规定执行）三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须 保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后 无长期保存必要文书。五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节保密措施一、责任人机制：主管领导、部门负责人、项目负责人、知悉或涉及秘密的职员均负有 相应的维护和管理秘密的主要责任，必须采取必要措施防止泄密。谁负责管理的秘 密发生事故，则就追究谁的主要及连带责任。二、管理机制：属于公司秘密的文件、数据和其它物品的制作、收发、传递、使用、复 制、摘抄、保存及销毁，

13、由总经办或主管领导委托专人执行；部门业务及管理秘密 须由部门负责人亲自或委托专人负责管理；各部门设专人负责文控（称为“文管 员”），收发、复印、传递、携带由文管员专门负责，文管员必须保守秘密，并采取 必要保密措施。各部门负责人可视具体情况决定所掌握或知悉的秘密级别，可由文 管员提请文控中心加盖专用章后封存（封存后可放在本部门）。三、秘级档及物品采取如下保密方式：1、属于公司秘密的文件、资料，依据“绝密”、“机密”、“秘密”标明密级，并确 定保密期限。保密期限届满，则自行解密。此项工作由总经理、主管副总及HR 经理亲自负责或授权总经办文秘及文控中心相关文管员负责。2、非经总经理或主管副总批准，任

14、何人不得复制和摘抄，部门负责人可查阅职员 档案（包括基本数据、薪资、培训、考核等），但不得复制和摘抄，薪资档案各 部门负责人可掌握。3、在对外交往及合作中，需提供公司秘密的，则须经总经理或主管副总批准。4、职员私人交往及对外通信中，不得泄露公司秘密，禁止在公共场所谈论公司秘 密，不准通过其它方式传递公司秘密。5、平时若无工作实际需要，不应查看或讨论公司秘密，保安人员经授权可不定时 检查职员携带外出的物品。6、本制度祥见保密制度。第七节保管部门一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。四、其他档案均由总经办

15、指派专人保管。第八节档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交 总经办。三、合同协议应在签订之日移交总经办。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。六、档案移交须填写档案移交清册（附表2）。七、档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第九节档案调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表3）,并经相应核准人 核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的 调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查 阅、复印，使用原件或调