人力资源服务公司人事档案查（借）阅管理办法.docx

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1、人力资源服务公司人事档案查（借）阅管理办法第一条 为加强冷月人力资源服务有限公司（以下简称“冷 月”）人事档案管理工作的规范性、专业性，提高科学管理水平, 有效地保护和利用人事档案，更好地服务企业、服务员工，根据 中华人民共和国档案法干部人事档案工作条例等法律、 法规的规定，制定本办法。第二条本办法适用于人事档案管理人员和办理业务的工 作人员。第三条 任何人不得查（借）阅本人及与其有夫妻关系、直 系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案 及材料。第四条 有下列用途之一的可以查（借）阅人事档案：干部 考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、 退（离）休、治丧、办理

2、社会保险、公证、撰写大事记或人物传 记等。第五条 查阅人事档案的手续。用人单位有人事档案查档权 限且经过本单位组织（人力）部门负责人同意的工作人员前来查 档，随带本人证件，持手续完备的查（借）阅人事档案审批表（以 下简称“审批表”，附件1）,查档人员应填写人事档案查阅登记 台账，在完成登记后，人事档案管理人员方可从库房中取出查档 对象的人事档案。人事档案须在阅档室内查阅，阅完归还不得带 离阅档室。第六条 查阅技能序列人员的人事档案应持本单位人力部 门负责人签字并加盖部门章的审批表办理查阅手续；查阅管理序 列（13级及以下）、技术序列人员的人事档案应持本单位组织（人 力）部门负责人签字并加盖部门

3、章的审批表办理查阅手续。第七条查档者不得查（借）阅本单位主要负责人的人事档 案，如必须查阅的，出具的审批表由本单位分管组织人事工作的 领导签字，加盖公司党委（党总支）章，报上级组织部门同意。 查（借）阅管理序列、技术序列档案时，查档人员应为两名中共 党员，其中一名须是组织（人力）部门相关负责人员。第八条集团公司中层管理人员人事档案由集团公司党委 组织部负责管理，管理序列（13级及以下）、技术序列、技能序 列人事档案一般由员工所在单位人力资源部进行统一管理。第九条借出人事档案的手续。人事档案一般不外借，特殊 情况须借用时，要说明理由，严格履行借阅手续，方可借出；用 人单位有人事档案查档权限且经过

4、本单位组织（人力）部门负责 人同意的工作人员前来借档，随带本人证件，持手续完备的审批 表办理借档手续，填写人事档案借出登记表和借阅人事档案保密 承诺书（附件2）,人事档案管理人员应对借出人事档案、人事 档案材料进行登记后，方可从库房中取出查档对象的人事档案， 借出时间不超过15天。第十条除公安机关办理案件外，查档单位不得查（借）阅 非本公司员工的人事档案，特殊情况需查（借）阅的，由双方公 司共同开具审批表，一同前来办理查（借）阅手续。查档人应提 前三个工作日预约确认查档时间。第十一条借出技能序列人员的人事档案或人事档案材料 应持本单位人力部门负责人签字并加盖部门章的审批表，且审批 表经过冷月档

5、案管理服务部分管负责人签字，方可办理；借出管 理序列（13级及以下）、技术序列人员的人事档案或人事档案材 料应持本单位组织（人力）部门负责人签字并加盖部门章的审批 表，且审批表经过冷月档案管理服务部主管负责人签字，方可办 理；借出集团公司中层管理人员的人事档案或人事档案材料应持 本单位分管组织人事工作的领导签字，并报上级组织部门同意的 审批表，且审批表经过冷月主要负责人签字，方可办理。第十二条人事档案的归还。人事档案由借档者本人送还， 并办理还档登记手续。人事档案管理人员应对归还的人事档案进 行检验，查对无误后，办理归还手续，发现问题及时处理；未能 按时归还的，及时联系，追回人事档案；因故逾期

6、未能及时归还 的，应提前三个工作日办理续借手续；逾期未能及时归还的，且 未办理续借手续的，冷月向借出单位发出关于及时归还人事档案 的告知函（附件3）,并抄送集团公司相关部门。第十三条 人事档案的复印。需复印的材料应在审批表中填 写复印材料的名称、页数、份数，方可复印。第十四条 查阅人事档案时，严禁涂改、圈划、污损、撤换、 抽取、增添人事档案材料。借档人员应对借出的人事档案妥善保 管，不得转借他人，无关人员和查档对象本人不得翻阅。不得擅 自拍摄、复制、涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添人事档案 材料。第十五条查（借）阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄 露或擅自对外公布查档对象的人事档案内容。第十

7、六条 严禁在查阅人事档案时吸烟、饮食，避免污染人 事档案材料。第十七条发现人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告上 级组织人事部门，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补 救的，经报上级组织人事部门批准，由负责管理档案的人事档案 工作机构协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。第十八条对于违反人事档案管理相关规定和纪律的行为， 依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处 理或者党纪政务处分，并视情节追究相关人员责任。涉嫌违法犯 罪的，按照国家法律法规处理。第十九条 本办法自发布之日起实施。最终解释权归冷月人 力资源服务有限公司。附件：1.查（借）阅人事档案审批表2 .借阅人

8、事档案保密承诺书3 .关于及时归还人事档案的告知函查（借）阅人事档案审批表项自姓名单位职务政治 面貌查档对象查档人员查档事由口干部考察 口任免口调动口政治审查口组织处理口入党口出国（境） 口退（离）休口治丧口办理社会保险 口公证 口撰写大事记或人物传记 口其他查档内容（如需复制，须明确提出复制要求并列出材料明细）口查阅口借出口复制明细：查档单位意 见领导签字：（盖章）年 月曰集团主管 部门意见年 月 日管档单位意 见年 月 日注意事项1 .查档对象和查档人员人数超过相应栏数时另附名单，并在所附名单 上盖章。2 .因特殊情况需复制档案材料的，须在“查档事由”、“查档内容”内 详细说明。3 .查档

9、单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。4 .人事档案一般不外借，借出时间不超过15天，因故逾期未能及时 归还的，应提前三个工作日办理续借手续。5 .此表双面打印。附件2借阅人事档案保密承诺书为积极稳妥做好人事档案借阅工作，根据中华人民共和国 保守国家秘密法等有关规定，本人承诺：对借阅人事档案（姓名 身份证号）的纸质档案、数字档案、纸质零散材料以及涉及个人档案信息的全 部材料，严格遵守相关法律、法规和有关工作纪律，认真履行保 密职责和义务，保守工作秘密，不泄露或擅自对外公布查档对象 的人事档案内容。对借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料妥 善保管，不转借他人，无关人员和借档对象本人不得翻阅。不擅 自拍摄、复制、涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添人事档案 材料。如违背上述承诺，愿承担组织纪律处理和法律法规处罚。签名：年 月 日附件3关于及时归还人事档案的告知函公司：贵公司 部门于年月日来我司办理借出姓名 身份证号 的人事档案/材料，迄今为止已有日，已超出15天的借阅期限，按照天津港（集 团）有限公司干部人事档案工作管理规定第十八条第五项，天 津港湾人力资源服务有限公司人事档案查（借）阅管理办法第 十二条的规定，请及时办理人事档案/材料的续借手续，特发函 告知。感谢您对我们工作的大力支持与配合。冷月人力资源服务有限公司年 月 日