物业处文件管理规范.docx
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1、表格名称物业处文件管理规范文件编号WI-EM-109-A0统计周期日 周 月 季年1 .目的为加强物业部的日常文件管理工作,促进档案工作为部门各项工作服务,依据建设工程文件归档整理规范和有关法律、法规,结合部门实际情况,特制订本制度。2 .适用范围适用于本公司物业部物业处日常管理各项文件。3 .职责3.1 物业督导:主要负责物业处日常巡视表单、消防台帐的收发及整理,以及行政文件的签核工作,同时负责物业处日常文件及技术性文档、图纸的归档,借阅工作。4 .程序4.1 文件发送管理规程4.1.1 物业处文件发送参见附件物业处文件发送流程,所有发送文件须首先有签发人将文件准备好并签字后到物业督导处备案
2、,由物业督导负责登记。文件编号由发送人员根据网上文件登记表格,自行填入文件编号栏中。4.1.2 由物业督导将文件进行电子备份,放入网上指定文件夹。4.1.3 文件每天整理后,物业督导统一交由物业部负责人批示,并根据批示,发送4.1.6 对于部门内部发送的文件,在处理过程中,相关责任人员有责任保证文件完好。如需紧急查看处理中的文件时可以及时提供相关文件及处理进程。设备部负责人或各专业工程师发文物业处文件发送流程交由物业资料管理专员进行文件编号及发送编号,记录是否有电子档公扫描成电子档是4.2 文件接收归档管理规程4.2.1 物业处文件接收参见附件物业处文件接收流程,所有接收文件须首先到物业督导处
3、备案,由助理编号登记。4.2.2 由物业督导将文件进行电子备份,放入网上指定文件夹。4.2.3 文件每天整理后,物业督导统一交由物业部负责人批示,并根据批示,交由相关人员处理。424物业督导将原件(邮件)发送给相关跟进人员,处理过程中新增的附件(邮件)由跟进人员负责整理,在文件处理完毕后,发文原件连同新增附件交至助理处归档。如在处理过程中,产生新的文件需发送或接收则重新进入文件发送或接收流程。4.2.5 对于传阅性文件,则由物业督导编号登记后,直接将文件(邮件)发送给相关人员,供查看。4.2.6 所有接收文件在处理过程中,相关责任人员有责任保证文件完好。如需紧急查看处理中的文件时,可以及时提供
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- 物业 文件 管理 规范