秘书长的报告.docx

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1、IU)国际电信联盟理事会2017年会议2017年5月1525日，日内瓦议项：P11.8文件C17/99-C2017年4月30日原文：英文秘书长的报告有关国际电联总部办公场所项目成员国顾问组工作的总结报告我荣幸地将有关成员国顾问组(MSAG)工作的总结报告转呈理事国。秘书长赵厚麟有关国际电联总部办公场所项目成员国顾问组工作的总结报告概要本文件提供了有关国际电联总部办公场所项目成员国顾问组（MSAG）工作的总结报告。需采取的行动请理事会注意到本报告并酌情提供进一步指导。参考文件理事会第588号决定1 背景1.1 理事会2016年会议通过第588号决定,决定建造一座可容纳塔楼办公室及设施的新楼以替代

2、Varemb6办公楼（在此称作VAREMBE2代办公楼（Varemb6-2”），以便成为对将予以保留并进行翻修的Montbri11ant楼的补充。理事会成立了总部办公场所项目成员国顾问组（MSAG）,目的是向理事会和秘书长提供有关该项目的独立且不偏不倚的建议和意见。1.2 .MSAG分别于2016年12月13日和2017年4月11日召开了两次会议。MSAG计划将下一次面对面会议安排在预计于2017年9月11-22日集中召开的理事会工作组会议期间，日期将在CWG议程达成一致后确认。2 MSAG成员、官员、职责范围、程序2.1 .MSAG成员经区域协调后提名并以个人身份行使职责。目前的MSAG成员

3、包括：DietmarP1eSSe先生：西欧；HisazumiShirae先生：亚洲和澳大拉西亚；AndreyZhiVOV先生：东欧和北亚；NasserA1MarZOiIqi先生:阿拉伯国家；（空缺）：美洲I；（空缺）：非洲。应亚洲和澳大拉西亚区域成员的要求，两名观察员出席了MSAG会议：YoshiyukiKatO先生：日本；YoshihiroJI1ri先生：日本。2.2 在MSAG第2次会议上，PIeSSe先生在热烈的掌声中当选为MSAG主席。2.3 经MSAG第2次会议确认的MSAG职责范围见附件1,仅供参考。2.4 .MSAG历次会议均提交总结报告，维护行动清单并更新时间安排。包含所有文件

4、的SharePOint站址经维护供MSAG成员使用。2.5 秘书处已拟定了私人、财务及其他利益声明和申报单并已交由MSAG成员和观察员填写。多数成员已将填妥的申报表交存秘书长办公室。3 MSAG的行动和决定3.1 MSAG审议了项目章程、风险管理计划（初步草案）、国际电联的办公楼要求以及已公布的竞赛文件。3.2 MSAG建议指出，采购处负责人应作为项目管理团队秘书处成员。该建议已得到落实：管理委员会（MB）现包括：副秘书长、法律顾问和法律处负责人、财务资源管理部主任、人力资源管理部主任、采购处负责人、设施管理处负责人。3.3 MSAG强调有必要采用国际建筑竞赛程序，确保利用联合国标书通常使用的

5、正常渠道向国际市场进行广泛宣传，同时确认有必要用英文发布初始招标文件。MSAG亦建议国际电联分布一份新闻稿，以便对建筑竞赛广而告之并鼓励参与。该建议已得到落实：竞赛已公布在联合国全球采购网（UNGM）、国际电联网站、瑞士建筑项目采购门户网站S1MAP。国际电联于2017年4月13EJ发布新闻稿并于2017年4月10日向各代表团发出通函（第C117/13号通函）。现可在国际电联网站、UNGM网站以及（在注册为竞标方后）在SIMAP网站免费下载英文版和法文版初步竞赛文件。国际电联已将S1MAP网站上的竞赛数据登录信息翻译成英文并已提供下载。英文版初步竞赛文件亦确认可通过纯英文菜单下载。3.4 MS

6、AG已建议秘书处开展调查并在可能的情况下将提交问题和注册的截止日期延长一周，以便对英文版竞赛文件和门户网站说明的推迟公布做出补偿。秘书处已和国际组织不动产基金会（FIPO1）、协调员及协调员律师开展磋商。外部律师和国际电联法律处提出的法律建议是，这一行动蕴含着严重的法律风险。3.5 独立管理顾问委员会（IMAC）建议MSAG考虑在竞争的基础上与一家擅长大型建筑项目，能够在建筑关键阶段现场审计和审核治理和管理控制情况的专业项目管理公司签约。鉴于理事会已广泛实施了治理工作，MSAG认为目前尚不需要，但建议（按照理事会决定的建议）指定具有管理大型建筑项目的一位外部专家协助管理委员会的工作。秘书处将提

7、供一个临时性基于项目的技术型建筑师/土木工程咨询师合同，以便为管理委员会提供支持。合同将始于2017年第三季度，资金出自项目。3.6MSAG要求将问答交流公布在UNGM和国际电联网站上。秘书处将予以落实。总部办公场所项目成员国顾问组(MSAG)职责范围草案(经MSAG第2次会议同意，2017年4月11日。)1 背景国际电联理事会2016年例行会议有关总部办公场所的第588号决定(除其他事项外)做出决定，设立成员国顾问机构，就该项目向理事会和秘书长提出独立、公正的建议。理事会2016年会议批准了C16107(Rev.1)号文件“有关国际电联办公场所项目治理结构的建议”，但拟议管理组的名称有待修改

8、。提议将办公场所项目的成员国顾问机构命名为“成员国顾问组(MSAG)”。2 MSAG的宗旨MSAG将按照联合国联合检查组的最佳做法指导并应成员国的要求，努力确保： 国际电联成员国对国际电联总部办公场所项目行使监控和监督职能; 项目的设计和实施满足成员国和国际电联的需求和目标。3 MSAG的职能3.1 MSAG的成立使成员国有机会在国际电联总部办公场所项目中以有针对性、包容性和结构化的方式顾及自身利益，确保项目过程公开、透明并代表国际电联所有成员国的利益。3.2 MSAG将就项目的各主要方面向理事会和秘书长提出建议和一般性咨询意见。3.3 MSAG将在整个规划和实施过程中通过信息、反馈和建议的方

9、式向国际电联项目管理团队(PMT)提供输入意见，供PMT在项目开发和实施中考虑。此外，MSAG还将在需要成员国更广泛参与的问题(尤其是对项目预算和时间表具有重大影响的问题)方面向PMT提供帮助建议。3.4 MSAG是一个咨询机构；它没有决策权。决策和项目实施酌情由秘书长负责。4 MSAG的职责 召开MSAG会议并酌情与PMT会晤，对设计、建设和翻修的各个阶段进行审查和监督； 必要时就项目实施酌情提出总体意见和建议，以确保进程时间表和预算规定得到遵守； 就成员国广泛参与和传递关键项目信息的最佳途径向PMT提出建议； MSAG成员与各自区域的其他成员国进行联络，确保其利益得到充分体现。成员1.1

10、MSAG由国际电联每个区域的一位成员国代表组成。各区域亦可提名候选代表。这些得到提名的代表将由秘书长进行确认为成员。1.2 国际电联秘书处将提供支持，包括提供MSAG秘书处。1.3 每位成员以个人身份任职。如果某位成员退出MSAG或无法继续承担MSAG的部分工作，候选成员将接替其位，届时将再提名该区域一位新的候选成员。1.4 成员可邀请其个人助理以及技术专家在严格履行MSAG所有事宜中的保密职责的情况下出席MSAG会议。1.5 成员构成中将适当考虑性别平衡。6 成员条件6.1 MSAG成员的任期至少为两年。如果成员具备必要的大型建筑项目方面的知识，则有利于最大程度地提高工作效率。成员在为MSA

11、G工作时成员没有来自国际电联、参与项目的承包商或任何其他个人或实体的任何津贴或报酬。6.2 在秘书长确认MSAG成员任命之前，被提名人均须填妥一份国际电联利益申报表（待秘书长审议，秘书长可酌情委托理事会主席审议）。7 工作方法 MSAG主席从成员中选出，任期两年。 各区域候选成员可作为非参与性观察员出席会议，但亦将填写国际电联私人、财务和其他利益声明和申报表； 每年至少召开两次会议或根据项目要求由MSAG商定召开会议。可采取虚拟形式或在日内瓦举行面对面会议。可以远程参会； MSAG主席或秘书长可邀请其他观察员或技术专家出席MSAG会议，他们并亦将填写国际电联私人、财务和其他利益声明和巾报表； MSAG的目标是在协商一致的基础上提出建议和提供咨询意见。如果在某个问题上无法达成共识，则在MSAG报告中记录多数人观点和少数人观点； 会议将用英文进行； 秘书处将编写每次会议讨论及所发表意见的书面摘要供MSAG批准。每次MSAG会议的建议和咨询意见的总结报告将由秘书长提交理事会。