部门文件材料归档整理流程及“南大之星”档案管理系统使用说明.docx

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1、部门文件材料归档整理流程及“南大之星”档案管理系统使用说明第一步、档案的收集部门档案收集工作由部门兼职档案管理员负责，每年上半年收集本部门上一年度各项工作活动中形成的有保存利用价值的文件材料及其它形式的档案。具体归档范围请参照学校文件关于印发宿迁学院档案实体分类编号办法（修订稿）等相关制度的通知（宿院2009）9号）。收集要求：1 .要齐全，按照宿院2009）9号文件规定的范围，应该归档的文件不能缺漏，有些文件中没有明确列出要归档，但确有价值的，也应一同归档。2 .要完整，单份文件不缺张少页，如发现纸张破损，要及时修复或用复本归档；同一活动或同一主题的文件（如：科研课题申报材料）是一个整体，要

2、收集齐全，一起归档。第二步、档案的分类所有档案按“年度一一类别一一保管期限”进行分类，同类材料有二件以上的，按时间先后顺序排列。具体分类办法请参照学校文件关于印发宿迁学院档案实体分类编号办法（修订稿）等相关制度的通知（宿院2009）9号）。分类要求：1 .关于年度，如一份（或一组）文件存在跨年度的情况，应归入与文件内容关系最密切的年度。（如：一份发文存在草稿、签发、印发三个时间，应归入印发时间所在的年度，或以印发时间作为排序依据；一个科研课题从中报到结题，中间跨越几个年度的，应归入结题的年度。）2 .关于类别，如果一份文件可划入两个以上类别的，应以与文件主题关系最密切的类别为准。（如：一块表彰

3、“先进党支部”的奖匾，即可算作党群类，又是实物类档案，应归类到实物类。）3 .关于保管期限，如果一份文件的保管期限难以界定的，一般遵循“就长不就短”的原则，也就是说，即可划入短期，也可划入长期，那么一律作为长期保存；即可划入长期，也可划入永久，那么一律作为永久保存。4 .部门兼职档案员在分类档案时不能确定的，可与学校档案室工作人员商讨决定。第三步、档案的整理1 .标注页码。文件上有内容的页都需要标注页码，空白页不标页码，页码一律用铅笔标注，文件正面页码标注在右下角，反面页码标注在左下角。如文件已印制连贯的页码，可以不另外标注。2 .加盖、填写档号章。每份档案都应分配一个唯一的档号，档号章统一盖

4、在文件首页标题正上方空白处。第四步、档案信息录入1系统登陆：在IE地址栏里输入http:/219.219.155，进入如下界面：然后输入自己部门的用户名和密码，点击“登陆”按钮即可进入档案管理系统。第一次使用默认密码登陆后请自行修改密码。若无法登录，请先与系统管理员沟通，确认服务器已经开启，同时检查自己电脑的设置。（服务器IP地址如有变化会另行通知）。2.信息录入:各级用户首次登陆后，一般屏幕会显示如下界面:档案网络管理系统费录系姚档案管理综合杳询借阅蚊计系统设置关闭系统业务交流选择.一.t档案名薪Ji数量tS十例建人上十创建时间$权限法引档案数据表掾作国m往年录入数据留存；3日2009年SJ

5、P1材料归档人口7!101党委办公室229档案馆系统管理员2008-8-29完全控制标引1删除修改打开202院办行政科231档案馆系统管理方盯开3I03院办外事科口档案馆系统管理互添力口案卷添加文件H开1404教务处0档奉馆系综管库信互开5I05学生处b档案馆系统管理了电子文件上传盯开606人事处0F丁开707财务处56档案馆系统管理万打开|808后勤处12698档案馆系统管理手盯开1909后勤处0档案馆系统管理下由表内查可11009监察审计处0档案馆系统管理另I1I打开厂1110工会140档案馆系统管理5FTJF发文-S表内文件分类目录点击“2009年部门材料归档入口”后，屏幕左侧叫党群类显

6、不如右图:刷新返回r切换者案表表内文件统计信息点击其上方的“添加文件”或“添加案卷”（录入基建档案专用）后，在屏幕右侧会分别出现如下的信息录入窗口:添加文件:添加案卷（录入基建档案专用）:输入相关信息后点击“添加”按钮，系统提示“添加案卷、文件完成”，点击“确定”按钮即可进行下一份文件的录入。有些信息系统会自动保留，只在需要更改的栏目里做相应修改即可。此模板为默认模板，可根据实际情况修改。添加文件窗口中的基本项目：一级目录：必填项，填写档案所属年份；二级目录，填写档案保管期限（永久Y,长期C,短期D）；三级目录，填写档案所属类别代码；实体分类号：由年度+分类号+保管期限组成，如2009-DQn

7、-Y,对照宿迁学院文件材料部门归档范围、保管期限、分类表确定档案的实体分类号；文件案卷号及件号：为数值型字段，小数点前是案卷（盒）号，小数点后是卷（盒）内件号，其中件号会自动累加，亦可根据具体情况手工填写;保管期限：可从下拉列表窗口中选择：“永久”、“长期”或“短期”；密级：可从下拉窗口中选择，对于文件密级的认定，除文件本身有密级外，其他非秘密文件一般选“内部”；正题名：既文件题名，如文件题名过于简单，请录入人员将文件正文所表达的内容概括到题名中，概括内容请用括起来；副题名：在填写其题名时应在前面加文件无副题名时可不填；附注：如对该文件有特殊说明，请在附注栏中填写，字数不宜过多，其信息在归档文

8、件目录中的备注项中体现，无需特殊说明的可不填写；第一责任者与其他责任者：“第一责任者”即文件形成者，一般以文件的发文字号与文件落款公章为准。有些文件是多个单位联合发文，则以列居首位并盖章单位为首位的为第一责任者，其他单位为“其他责任者”，如无其他责任者可不填；页数：即每份文件的页数，页数的计算应按档案管理的要求，即有文字的页面为一页;文件时间：系统默认为当前时间，请按具体文件的时间填写：一般文书按发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间、科研

9、试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等，时间格式为；归档单位:一般为学校各单位全称，如：教务处、现代教育技术中心；文号、图号：文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，年度部分请统一使用,如宿院2009XX号；载体、文本及文种:在下拉列表框中选择，文种选项中如确实没有与其相对应的选项,请与综合档案室的具体负责老师联系；输入员:填写由部门管理员授权的具体录入人员姓名。如果文件有多个附件，首先应收集齐全，对于附件实体，有独立检索意义的请以单份文件的形式单独录入，并在其正题名栏中按以下方式填写“附件N：”

10、+“该附件的全称”。如文件附件不全，应在附注栏中加以简要说明）。添加案卷窗口所填项目大致同上。“起止日期”对话框填写此卷文件中的最早日期与最晚日期。3 .用户密码修改此次只对各部门的部门管理员授权，部门管理员在首次登录系统后，应首先更改自己的默认密码。部门管理员在登录系统后，点击菜单栏里的“系统设置”，然后点击“用户管理”图标，出现如下界面：档案网络管理系统用户账号用户姓名用户邮件联系地址选择序号t者案名稼，数量tnt创建人J1创建时间J权限标引若案数据表操作全选I重置I刷新I妩计I合并数据I点击“用户ID”或“用户姓名”项，出现如下对话框:点击其中的“修改密码”按钮，出现如下对话框：在其中录

11、入默认密码，并填写“新密码”和“确认新密码”，无误后点击“修改密码”按钮，即可完成部门管理员的密码修改。4 .档案移交：由各部门（单位）根据实际情况，安排兼职档案员将准备移交综合档案室的文件材料整理并打印归档文件目录，经综合档案室审核无误后履行档案移交手续。6.档案查阅：此系统的档案查询分为“综合查询”与“表内查询”两部分。(1)综合查询的方法如下：登录系统后，点击菜单栏的“综合查询”，出现下图界面:输入相关查询信息后，点击“搜索”即可。宿迁学院档案信息在线援索搜索色选择所要查询的档案表2007南大之星档案管理软件(2)“表内查询”的方法如下：登录系统后，出现如下界面：(登录系视档案It理档案

12、网络管理系统登录系靖档案管理综合查询借阅统计系统设J1关闭系烧综合查询(借阅统用系统设置序号十档案名称I数量tan十创建人，t创建时间1权限特引档案数据表操作O未分类档案表亮1党群类4284档案馆系统管理员2006-11-4读写打开2上级类国5907档案馆系统管理员EOo6T1-4读写打开3行政类14373档案馆系统管理员2006-11-4读写打开发文合并数据档案收支隼业务交流全选I重置I刷新I.点击所要查询的档案类别，窗口左侧会出现查询界面，如右图：刷新返回在用户登录系统后，点击用户名和密码下方的“安装南大之星数字证书”，证书安装完成后，还要对IE6.0的浏览进行如下设置。首先点击菜单栏里的

13、“工具”菜单，然后在下拉框中点击Internet选项”,在出现的对话框中选择“安全”标签，如右图：点击其中的“受信认的站点”图标，然后点击下方的“站点”按钮，出现如下对话框：设置)：aACtiVeX控件和插件3囱ActiveX控件自动提示禁用Q启用对标记为可安全执行脚本的ActiveX控件执行脚Z猬O提示囱对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和AO禁用O启用提示z“IJj重置自定义设置q重置为缶)：I安全级-低三重置口将登录“南大之星”档案管理系统的网址填写到“将该网站添加到区域中”的对话框中，将“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https)(S)”的勾选项去掉，并点击“添加”按

14、钮，在下面的“网站”对话框中填写登陆服务器的IP地址。安全设置同时，在“安全”标签中点击“自定义级别”按钮，在出现的右侧对话框中,将“ActiveX控件和插件”所属的选项中全部点选“启用”,点击“确定”按钮后退出。在打印或预览时，IE界面上会出现安装ActiveX插件的提示，正确安装后，在打印目录对话框中选择正确的选项后即可打印或预览。确定I取消I选择打印类型：进入需要打印的表，在档案著录条目的上方会出现一排按钮，如下图:档案文件信息管理当前类目：2C1o7,永久档案SW21奖匾总记录数：7卷/盒数：1案卷记录数：0文件记录数：7添加窠卷I添加文件I上传文件I打印当帝I打印所有I打印队列I借档清单N第一页上一页下一页一尾页【当前页：11跳转到第：1页确定从图中可以看到，有三个打印类型可供选择：“打印当前”、“打印所有”、“打印队列”打印当前一一指打印电脑窗口当前类目下的所有条目，即上图中显示的“当前类目：2007永久档案SW21奖匾”的所有条目；打印所有一一指打印当前表内所有条目；打印队列一一需要打印多个类