能源管理体系文件信息交流与沟通控制程序.docx

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1、能源管理体系文件信息交流与沟通控制程序1目的为确保能源管理信息在公司内外及时、畅通、有效的传输、交流，特制定本程序。2适用范围适用于公司内部上下级、各部门间以及公司与相关方（政府机构、能源供方、消费者等）之间有关能源信息的交流。3职责1、安全生产部具体负责公司能源管理体系运行的信息沟通。2、各部门负责职责范围内与其它职能部门以及与相关方之间的信息沟通。4工作程序定义1、内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、各部门间的行文等。具体包括：能源方针；法律法规的执行情况；目标、指标的完成情况及能源管理方案的实施情况；监测与测量结果；内审结果；不符合与纠正结果；管理评审结果；体系运

2、行中的其他信息。2、外部信息是指各类相关方的信息。相关方包括政府机构、能源供方、消费者等。外部信息具体包括：法律法规及其他要求；相关方的要求；与能源有关的其他信息（节能新技术、新产品等）。3、内部信息沟通是指公司能源管理体系运行过程中各层次间以及同层次各部门间的信息交流，交流的信息包括内部信息和外部信息、。4、外部信息沟通是指体系内部与相关方之间的信息沟通，沟通的信息也包括内部信息和外部信息。能源信息的沟通1、内部信息沟通正常情况下，内部信息沟通按公司体系进行，由各部门负责人具体负责。各部门之间能源管理信息的沟通、联络、答复采用信息与沟通记录或相应记录作为接口。公司能源方针、能源管理手册、程序

3、文件（含修订）等，由安全生产部负责传达到各相关部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书（含修订）由各部门自行传达。最高管理者、管理者代表和安全生产部对能源管理体系的指示、决定、要求等由安全生产部负责传达。各部门间、各能源管理工作岗位间的日常联络、常规报表、其他信息通报等，由各部门、岗位负责人负责传达、交流。安全生产部每季度进行一次关于目标、指标和能源管理方案实施情况以及运行控制情况的检查，向管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门。能源管理体系审核以及管理评审等信息的交流,参照内部审核控制程序、管理评审控制程序和能源管理手册中管理的要求进行。体系运行中的不符合及其纠正要求、采取的纠正措施、

4、实施结果等信息的交流，参照不符合、纠正与预防措施控制程序的要求进行。发生紧急情况时，各部门或岗位之间应及时传递信息，并作出紧急情况下的措施。具体要求参见应急准备与响应控制程序。2、外部信息交流法律法规及其他要求的获取、识别及传达法律法规及其他要求的获取、识别及传达方法见法律与其他要求获取、识别、更新程序。来自于相关方信息的接收、处理及答复A相关方的信息包括相关方对公司能源管理的要求、期望等。B各部门在各自职责范围内接收来自于相关方的信息。各部门采取定期和不定期的走访、电话、传真保持与相关方的联系，以获得相关方对公司的要求、期望等信息。接收的信息由信息接收部门记录在信息与沟通记录或相应记录上。C

5、对于各部门在职责范围内能处理的信息，由各部门直接研究、批复处理意见。D对于各部门在职责范围内不能处理的信息，由各部门以书面形式传达至相关部门，相关部门应及时对此信息进行研究、批复处理意见；需要时，可会同其他部门协商处理。如发现较大、重大问题，应向管理者代表报告；管理者代表对接收的报告可直接批复处理意见，或指示召开会议研究决定处理意见。E对信息的批复处理意见，按内部信息交流要求传达至相关部门。各相关部门按处理意见的要求和相关程序的要求进行落实。F信息的处理结果或处理方案，由信息处理部门以口头或书面形式答复相关方，并在信息与沟通记录或相应记录上记录。向相关方传达信息A向相关方传达的信息包括公司及其

6、各部门对相关方的能源管理要求的反馈。B公司所生产产品的能效。C对能源供方、节能设备供应商的要求。D公司行政部负责公司能源管理体系的对外宣传。对外宣传的材料由行政部会同安全生产部及相关部门编写，形式可以是书面、电子媒介、宣传广告等。公司全体工作人员都可采取不同方式，在各种场合宣传公司的能源方针。各部门应作好对外宣传的记录。4、信息沟通的记录及其保管内、外部能源信息沟通，当事人都应作好记录。内部能源信息交流的记录，由各有关部门负责整理、保管。外部能源信息沟通的记录，由信息处理部门负责整理、保管。有关体系运行能源管理会议，由安全生产部作好记录。5相关文件内部审核控制程序管理评审控制程序不符合、纠正与预防措施控制程序应急准备与响应控制程序法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序6相关记录信息与沟通记录来电、来访受理情况登记表相关方要求的报告