记录控制程序.docx

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1、记录控制程序1目的对管理记录进行控制，确保管理记录的真实、完整、有效，以提供产品符合规定要求和质量/环境/职业健康安全/两化融合管理体系（以下简称管理体系）有效运行的证据。2适用范围适用于对本公司为证明产品符合要求和管理体系运行有效的记录控制。3职责3.1 品保中心是管理记录归口管理部门，负责汇集和审核与管理体系运行有关的记录表式,确保其规范化、格式化和标准化。3.2 各职能部门负责收集、整理、保管本部门产生的或与本部门有关的记录。3.3 授权的文件批准人负责批准与该文件相关的记录表式。3.4 记录填写人员对记录的准确性、及时性和真实性负责。4工作程序4.1 记录的产生4.1.1 记录是根据实

2、际工作需要及文件的要求而设置的，文件中一般规定了记录的填写部门、内容、记录传递过程等。4.1.2 授权人员在审批文件的同时，批准与此文件相关的记录名称、内容和格式，记录格式的编制应简洁明了，内容完整。4.1.3 各部门在实际运行过程中，应严格按要求填写管理记录，确保记录的真实性和准确性，及时传递记录。4.2 记录表式的设计、编号标识4.2.1 记录表式设计文件编制部门负责文件要求的各种记录表式的设计，授权人员在审批文件的同时，批准与此文件相关的记录名称、内容和格式，由品保中心形成附件1管理记录表式汇集，使用时，各部门从中选择所需要的记录表式。管理记录表式是文件的一种，表式的修改按照文件控制程序

3、执行。4.2.2 记录表式的编号标识管理记录表式的编号标识是记录受控的标志，凡管理体系涉及到的记录必须按规定统一编号标识，由品保中心/信息部负责，编号标识方法详见企业管理标准化管理制度。4.3 记录的范围4.3.1 与产品质量有关的记录，如各种设计开发记录、供方评价记录、测量设备校准记录、检验和试验报告、不合格品记录、产品标识及追溯记录、顾客服务投诉处理记录等。4.3.2 体系运行记录，如审核报告、管理评审记录、文件控制记录、过程控制和纠正预防措施记录、人员资格培训记录、信息反馈记录等。4.3.3 来自供方、客户、相关方的有关记录。4.4 记录的形式记录形式可有书面形式的卡片、表格、图表、报告

4、等，也可采用照片、视频、磁盘、软盘等电子媒体的方式。4.5 记录的填写要求4.5.1 记录填写须及时、清晰、真实。以纸质为载体的记录填写时应用黑色或兰色钢笔或圆珠笔，内容不得涂改。一旦需要更改，采用“一”划改，并在划改处附近记录需要更正的记录，更改人盖章或签字以示负责，并签上更改日期。4.5.2 记录表式的内容栏对于某些产品不适用时，记录时需采用符号,以示“不适用”。453所有记录都要由填写人签章或签字，并注明日期。4.6 记录的收集、归档4.6.1 记录的收集、归档职能部门见管理记录清单规定。4.6.2 各部门应由有关人员收集、整理、处理、统计、反馈和上报本部门范围内的管理记录，分门别类，按

5、记录形成的时间顺序（如年、月、日）、页码进行定期（月、年）整理，装订成册，并在封面上或活页夹侧面注明记录名称、时间范围后归档保存，便于检索。463记录一律采用纸质形式，电子媒体只能作为备份。4.7 记录的管理4.7.1 记录的保存设置合适的框子或架子，保存各部门的记录，存放在防火、防潮、防蛀虫、鼠害等适宜的环境中，防止损坏、变质或丢失。对于保存在硬盘、磁盘、软盘中的记录应注意核对记录与原始数据的一致性，还应做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。4.7.2 记录的查阅记录归档后一律不外借，需要时可以查阅或复制。公司部门记录需借阅或复制时，应经部门负责人批准；公司归档的记录需借阅

6、或复制时，应经管理者代表批准。按文件控制程序相关要求执行。当顾客要求提供记录证据时，只能提供记录的复印件，所有记录的复制应取得记录管理部门负责人同意。4.7.3 记录保存期限记录的保存期限见管理记录清单目录规定。4.7.4 各相关部门应定期组织检查管理记录的完整性、正确性和符合性，品保中心在平时和内审工作中应对各部门的记录是否符合规定要求实施监督检查。475记录的销毁记录保存部门的管理者每年清查一次管理记录，超过保存期的记录，经部门负责人审核，管理者代表批准后，由记录保存部门负责销毁。执行文件控制程序有关文件的报废、销毁的规定。4.8 电子记录的管理4.8.1 管理体系电子记录表式均以审批的管理记录表式为有效受控版本，如有更改，按文件控制程序执行，及时更新。4.8.2 个人办公计算机中电子记录、外来电子记录等应及时备份、杀毒，并不定期对电子记录的有效性进行检查。4.8.3 应充分应用信息技术手段辅助记录控制过程，不断提升其动态性、实时性、准确性和全面性。公司信息系统中记录的安全性要求执行信息安全管理制度。5相关文件5.1QB/1K12001-2011企业管理标准化管理制度5.2QB/1K19201-2012文件控制程序5.3QB/1K23204-2015信息安全管理制度6记录6.1QB1KJ119202-01-2012A/0管理记录清单7附件7.1附件1：管理记录表式汇集