旅游景区总经理办公室标准化管理工作手册.docx

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1、旅游景区总经理办公室标准化管理工作手册第一节机构设置与岗位职责-一一第二节会议管理规定第三节业务招待管理规定第四节招待用餐管理规定第五节电话管理制度第六节公章使用管理规定第七节发文处理规定第八节收文处理规定第九节单据收发处理规定第十节馈赠品的领用规定第十一节总经办常用管理表格-一、业务招待单二、行政用餐/住宿审批表-三、挂账单四、电话使用汇总表五、馈赠品审批单六、公文传递单七、会议记录表八、会议登记表九、内部文件借阅登记表-第一节机构设置与岗位职责一、机构设置二、岗位职责（一）总经办主任岗位职责1、协助总经理编制阶段性的经营计划、经营目标，并提出合理化建议。2、协助总经理制定景区各项规章制度和

2、工作流程等，并定期检查落实和执行情况。3、根据授权，负责检查、协调景区各部门日常的经营管理活动，发现问题及时解决并上报。4、负责各部门间组织协调，发重大问题提出解决方案，及时上报给有关主管领导或总经理。5、协助总经理接待重要客人，必要时可代表总经理和景区对其提供优质服务和优惠政策。6、负责不定期拜访或联络重要客户，了解游客投诉情况和各方面反馈意见，以便提高服务质量和水平。7、根据总经理授权和安排，主持召开工作例会或其他业务会议。8、协助总经理搞好景区与社会各界良好的公共关系，树立和提高景区的良好公共形象。9、完成总经理交办的其他各项工作。（二）行政秘书岗位职责1、根据总经理要求，协助办公室主任

3、起草综合性的经营管理报告、总结、计划等。2、组织安排总经理办公会议和行政例会，并做好会议记录。3、协助上级定期或不定期检查、督促各项决议的贯彻执行情况，及时反馈信息。4、协助总经理处理来文、来函，按其意图撰写信函、电报等稿件，核对后交给总经理签署。5、协助上级收集、分析业务资料，关注景区的发展动态，竞争对手情况，掌握市场和景区营销管理状况与动向，为总经理提供参考。6、及时上传各部门递交给总经理批阅的请示、报告等,并按照批示的意见及时跟进处理。7、汇总各类报表，及时上交总经理，做好景区大事记。8、根据总经理指示编排好重要活动日程表、做好来访客人、重要会议、活动的预报。9、协助总经理和办公室主任做

4、好日常接待、来信来访工作。10、完成上级领导交办的其他工作。（三）文员岗位职责1、根据上级指示打印、复印各种文件、资料和信函。2、及时将总经理批准的内外部文件上传下达，定期归类整理，并做好保密工作。3、做好总经理办公室档案管理工作。4、负责总经理办公室日常事务性工作。5、完成领导交办的其他工作。（四）司机岗位职责1、遵守交通安全管理的有关规章规则，遵守员工管理手册，安全文明驾驶。2、负责车辆的日常维修保养工作，定期检查车辆的主要机件。3、负责车辆的日常清洁卫生，以保持车身与车内干净清洁。4、出车前后，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。5、发现所驾车辆

5、有故障时要立即检修。不会检修的，应立即向上级报告，并提出具体的维修意见（包括维修项目和维修经费等）。未经批准，不得私自将车辆送厂维修，否则费用不予报销。6、出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。7、离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。8、用车完毕后，钥匙及行驶证应交给管理人员，不准私自用车。9、负责对自己所开车辆的各种证件有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。10、晚间要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。IK陪同上级领导外出要注意个人形象，注意衣着得体、话语得体。12、完成领导交办的其他工作。（五）保洁员岗位职责1、主要负责总

6、办各办公室及公共区域的卫生。2、协助公司报刊杂志的预订与分发工作。3、协助办公室文员处理杂务。4、完成上级领导临时交办的事宜。第二节会议管理规定一、会议类型与准备1、总经理行政会议：由总经理主持，各主管领导参会,总经办行政秘书负责记录。2、公司固定例会：由总经理主持（或总经理委托会议主持人），每周举行一次，副总经理、各部门经理或主要负责人员参加，总经办文员负责记录。3、部门固定例会：由各部门负责人主持，自行确定会议召开周期、时间、地点、出席人员及议题等。4、活动协调会议：由主办部门主管领导主持，主办部门负责召集、确定参会人员、会议时间、地点、议题等，并最迟于会议前二天通知参会人员。5、表彰（总

7、结、动员）大会以及各种外联会议等其他会议。二、会议制度及要求：1、会议主持人必须依时召集、主持会议。2、参会人员根据会议议题携带相关资料并依时出席，如因休假或特殊情况不能出席，须提前向会议主持人报告，并委派部门人员代为出席。3、会上由主持人传达上级指示、精神，通报公司相关情况。4、由参会人员汇报自身工作情况，提出需要解决或协调的问题，相关部门必须在指定的时间内或下次会议前解决，并将解决方式或不可解决的原因进行通报。5、会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦达成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。6、参会人员在会议过程中必须将通讯工具调至震动状态，如因

8、紧急情况需通话，应离开会场并于短时间内返回。7、参会人员如中途因故离会，须向会议主持人说明原因，征得其同意后方可离场。8、会议记录员负责对依时、迟到、旷会人员进行登记,对会议内容做到记录完整、真实，表述准确、清晰。9、会议结束后，记录员应在规定的时间内将会议记录送交会议主持人，签署后送至相关部门，并抄报总经办。10、严格会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施。第三节业务参观招待的管理规定一、业务参观招待是指因同公司在未来或现在有经济或业务往来需要进入景区参观而产生的招待事务。二、公司相关接待人员需在前来参观人员到来之前，填好业务招待单，注明参观事由

9、和参观人员联系方式，经相关领导审批后方可带人进入景区。三、业务招待单一式两份，实行归口管理，分别由公司总经理办公室和营销策划部具体实施，盖章有效。月初由以上两个部门到财务部领取空白业务招待单，月底将业务招待单底联交公司财务部门汇总。四、旅行社、机关、厂矿、政府部门、学校等单位来联系参观游览事宜的参观人员，一个单位最多只能免费接待5人，业务招待单由营销副总签字有效，超过5人的需报总经理批准（参照执行）。五、业务参观招待管理流程：招待部门提出申请，如实填写业务招待单一总经理（或授权人员）批准同意一接待人员带领客人参观第四节招待用餐管理规定一、各部门因业务招待需要安排用餐时,需提前填写行政招待用餐/

10、住宿审批表，上报总经理（或总经理指定授权人）批准。在员工食堂用餐，经接待部门的经理批准后，直接到行政部领取餐券用餐。如遇特殊情况，可口头请示，同意后先用餐，再补办手续。二、公司招待用餐须在指定餐厅进行，没有特殊情况不允许在非指定餐厅就餐。用餐标准分为20元/、30元/人、50元/人三个档次，酒水另计（参照执行）。三、酒水标准除有明确批示外，招待一律只供应适量的本地啤酒及饮料，其余如香烟、洋酒、葡萄酒、烈酒、冰淇淋等须经请示批准后方可按量供应。四、用餐后的核算1、所有招待用餐，接待部门须及时注明事由，并经负责人签字有效。2、员工食堂月底将招待用餐数核准无误后，交公司财务部拨款。3、对不符合手续、

11、不按规定办理的，有关岗位可以拒绝提供服务，否则将追究有关人员的责任。4、公司的业务招待费，原则上应控制在完成的营业收入的2.5%之内，由总经理负责掌握；超过的部分一律在季度浮动工资中予以扣除（参照执行）。五、招待用餐管理流程：招待部门提出申请一分管领导审核一总经理（或授权人员）批准同意一接待人员安排指定餐厅用餐一严格执行用餐标准一财务结算。第五节电话管理制度一、内线电话的安装申请1 .由使用部门向上级主管领导提出书面申请，经审核同意后，送总经办核实。2 .总经理办公室负责联系维修部，并由维修部提供安装意见。3 .如该区域无接线端口，维修部应回复总经办及申请部门说明原因。如维修部反馈有接线端口可

12、以安装，则由总经办呈总经理审批。4 .待总经理审批后，由总经办将审批后的申请报告复印,同时反馈予至申请部门、维修部及相关部门，并存档备案。5 .申请报告如被审批同意后，由部门填写维修申请单,送维修部待装。6 .维修部接单并核对书面申请报告后，组织人员进行安装。7 .维修部安装完毕经测试后交申请部门使用并验收。二、外线电话开通程序8 、由使用部门提出书面申请，报上级主管领导批准。9 、上级主管领导同意后，送总经理办公室核实，并报总经理审批。10 按程序审批完毕同意后，由总经理办公室复印申请表，并反馈给申请部门、维修部，并存档备案。11 由维修部负责安装调试，并开通外线功能。5、申请部门/权限开通

13、人必须严格监控外线电话使用情况，按要求填写电话汇总表，并于每月5号前将上月电话汇总表交总经理办公室核查。第六节公章使用管理规定一、部门在对外公函、文件、证明和各种证照的办理过程中，如需使用公司公章，由部门经理向上级主管领导提出申请。二、上级主管领导同意后，部门将所需加盖公章材料送总经理办公室，并明确加盖公章的位置及所需要求。三、总经理办公室呈总经理审批同意后，方可加盖公司公章。四、加盖公章完毕，由总经理办公室将已加盖公章的材料复印并存档备案，并通知申请部门前来取回已盖公章的材料。五、公章使用管理流程：部门提出申请一上级主管领导审核一将材料送总经理办公室一总经理审批同意一总经办加盖公章一复印材料

14、存档一通知部门领回材料。第七节发文处理规定一、发文处理是指向外发出本部门编制的各类公务文件所进行的一系列工作。主要包括：拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、分发、传递等环节。二、拟稿：即草拟文件，是发文的第一道程序，也是提高文件质量的关键性基础工作。1、拟稿的一般原则为：(1)业务性文稿，一般由相关业务部门撰拟；(2)综合性文件、重要文稿或特殊文稿，由主管领导或其指定专人撰拟。2、在拟稿过程中，拟稿人员要遵守以下要求：(1)符合国家法律、法规以及公司路线、方针、政策；(2)主题明确，观点鲜明，情况确实，要求符合实际,条理清楚，标点准确，篇幅力求简短；(3)人名、地名、数字、引文要准确；(4)必

15、须使用国家法定计量单位；(5)用词用字准确、规范，文内使用简称，一般先用全称，并注明简称;(6)文件中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码。三、审核：亦称核稿。就是指文件在送交领导人签发前,对文稿的体式、内容等进行全面审核检查。审核一般由部门主要负责人、办公室主任或文员负责。四、校对：指在发文前，对所制发的文件标题、文号等进行登记，以备查证。1、根据定稿进行校对，校订清样上的错字、漏字、多字，同时规范字体、字号等。2、根据定稿，检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。3、根据定稿核对引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。4、根据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。五、签发：指发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发。签发是机关领导人履行职权、承担责任的体现，文件经签名或加盖印章确认后，文件由此而生效。1、文件签发的一般原则：(1)涉及